Połączenie API i łatwość obsługi: Kryteria decyzyjne dla znaku sproof w Związku Studentów FH Oberösterreich

W ramach organizacji studenckiej istnieją różne poziomy reprezentacji i administracji. Wydawanie różnych dokumentów i zatwierdzanie płatności jest wymagane codziennie. Aplikacje te wymagają użycia kwalifikowanych podpisów lub, alternatywnie, fizycznych podpisów i ich oryginalnych dokumentów. Jest to naprawdę czasochłonny proces. Postanowiliśmy zdigitalizować i zmodernizować nasze procesy i zadania administracyjne, abyśmy mogli poświęcić więcej czasu na nasze rzeczywiste zadania związane z reprezentacją. Z tego powodu połączyliśmy również sproof sign z naszym wewnętrznym narzędziem do zarządzania budżetem, aby w przyszłości dokumenty były podpisywane cyfrowo przez 3 niezbędne osoby, bez konieczności poświęcania czasu na ich wymianę i wysyłanie pocztą elektroniczną.

Szukając odpowiedniego dostawcy podpisów elektronicznych, kierowaliśmy się kilkoma kryteriami. Jednym z kluczowych aspektów było połączenie API, ponieważ musieliśmy je utworzyć z systemu innej firmy. Ważne było również, aby osoby z zewnątrz mogły być łatwo zapraszane do składania podpisów przez e-mail. Kolejnym kryterium była łatwość obsługi i nowoczesność oprogramowania, które powinny być odzwierciedlone w intuicyjnym interfejsie użytkownika. Dostawca, który łączy wszystkie te wymagania w przystępnym cenowo oprogramowaniu jest dla nas dużą zaletą i myślę, że jest to bardzo duży plus dla sproof sign. Z tych powodów również zdecydowaliśmy się na współpracę z firmą sproof.

Używamy podpisów cyfrowych do różnych zastosowań. Z jednej strony używamy ich do zatwierdzania płatności, umożliwiając szybką i bezpieczną autoryzację transakcji finansowych. Z drugiej strony używamy ich do dokumentów wewnętrznych, aby zoptymalizować procesy pracy i obniżyć koszty administracyjne. Korzystamy również z podpisu cyfrowego w przypadku dokumentów studentów Uniwersytetu Nauk Stosowanych w Górnej Austrii. Dokumenty te potwierdzają, że studenci pełnią określoną funkcję w Austriackim Związku Studentów (ÖH). Podpis cyfrowy umożliwia nam tworzenie i wysyłanie tych potwierdzeń w nieskomplikowany i bezpieczny prawnie sposób. Dzięki wielu możliwym zastosowaniom podpisu cyfrowego możemy pracować wydajniej, a jednocześnie zagwarantować bezpieczeństwo naszych dokumentów.

Integracja chmury została dla nas wdrożona za pośrednictwem partnera i przebiegła sprawnie. Integracja API działała dobrze i umożliwiła nam płynne połączenie naszych istniejących systemów z nowym rozwiązaniem do podpisów. Jednak przekształcenie odpowiednich procesów dla pracowników i wprowadzenie ich w te nowe, nowoczesne sposoby pracy jest procesem, który wymaga czasu.

My, jako Związek Studentów Górnej Austrii, również podlegamy obowiązującym przepisom i prawu. Oprogramowanie, którego używamy do podpisów cyfrowych, musi zatem spełniać kilka standardów w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności. Z jednej strony istotne jest, aby rozwiązanie do podpisu było zgodne z rozporządzeniem eIDAS UE, ponieważ określa ono ramy prawne dla podpisów elektronicznych w Unii Europejskiej. Ponadto oprogramowanie musi być zgodne z obowiązującymi przepisami i regulacjami krajowymi, abyśmy byli prawnie chronieni. Nie wspominając już o tym, że musi być zgodne z RODO. Nasze rozwiązanie powinno zatem zasadniczo zapewniać, że wszystkie dane osobowe i dokumenty są przetwarzane i przechowywane zgodnie z surowymi wymogami RODO.

To, co szczególnie podoba mi się w sproof sign, to przejrzysta i nowoczesna prezentacja wszystkich aplikacji, a także praktyczna funkcja filtrowania, która pozwala szybko zidentyfikować otwarte dokumenty do podpisania. Oczywiście pomocna jest również funkcja wsadowa, która umożliwia wydajne QES dużych ilości dokumentów w tym samym czasie. Szczególnie w przypadku przetwarzania do 400 dokumentów, funkcja ta jest prawdziwym ułatwieniem w codziennej pracy.

sproof sign oferuje nam znaczną przewagę dzięki możliwości zapraszania osób z zewnątrz do składania podpisów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Osoby te mogą następnie łatwo podpisywać dokumenty w całej UE, korzystając z szerokiej gamy metod podpisu.