Het is tijd! Het is tijd om bedrijfsprocessen aan te passen om effectiever en tegelijkertijd veiliger te werken. Betere digitale workflows helpen in de bedrijfswereld. Er zijn steeds meer platforms en oplossingen die kunnen helpen met alles van absolute standaardprocessen tot gespecialiseerde nichetoepassingen. Een van deze standaardprocessen die aanzienlijk verbeterd kan worden dankzij digitale oplossingen is het verzamelen van handtekeningen.
In dit artikel leggen we uit wat een digitale "handtekeningworkflow" is en hoe u zelf, uw bedrijf of uw netwerk geholpen zal zijn als u vertrouwt op zinvolle digitalisering.
Analoog versus digitaal. Hoe handtekeningen te verkrijgen.
Natuurlijk is er de "ouderwetse" variant: Ondertekenen met pen op papier. Dat kost ook niet veel - vooral als u de persoon bent die tekent - en lijkt soms "chiquer" of zelfs formeler. Vooral in combinatie met een echte vergadering. De handgeschreven handtekening is sowieso rechtsgeldig.
Een tweede blik onthult de "rattenstaart": een zeer complex, arbeidsintensief en resource-intensief proces (afdrukken, scannen, frankeren, verzenden, wachten op de retourzending, enz.) Dit betekent ook: mediabreuken die de bewijskracht afzwakken en last but not least: Het verkrijgen van of het wachten op een ondertekend en teruggestuurd contract is erg tijdrovend.
Het alternatief is de digitale of elektronische handtekening: Technisch gezien is dit een cryptografische methode op basis van asymmetrische versleutelingsalgoritmen. Dit maakt het mogelijk om de authenticiteit van het document en de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Meer informatie. Wat op de achtergrond technisch complex en zeer veilig is, wordt op de voorgrond verborgen door een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface. Uiteindelijk is rechtsgeldig digitaal ondertekenen net zo eenvoudig als het doen van een online bankoverschrijving.
Het verschil tussen een rechtsgeldige e-handtekening en een waardeloos onderschrift.
In feite is het in de zakenwereld nog niet algemeen aanvaard dat het uitgeven en verkrijgen van digitale handtekeningen aan strikte richtlijnen moet voldoen. Dit komt omdat het hoogste beveiligingsniveau, zoals precies geregeld in de eIDAS-verordening, niet wordt geboden door talloze webtools.
Handtekeningen met afbeeldingen vormen een groot probleem. Een digitale afbeelding van de eigen handtekening is geen geldige digitale handtekening en voldoet aan geen enkele norm. Er is geen manier om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren of de integriteit (er is niet geknoeid met het document) van het document te garanderen. Een fotohandtekening kan gemakkelijk gemanipuleerd worden.
Dit is anders bij de geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze twee standaarden voor e-handtekeningen garanderen een zeer hoge veiligheid voor alle partijen die bij het ondertekeningsproces betrokken zijn. Veel leveranciers, vooral Europese, hebben zich op deze twee standaarden gericht. Meer informatie
Maar hoe kunt u achterhalen of controleren aan welke standaard een verkregen digitale handtekening voldoet en of er zelfs met een handtekening geknoeid is?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"In principe zijn er verschillende manieren om digitaal te ondertekenen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Ondanks het oppervlakkig identieke uiterlijk van de digitale handtekeningen op het uiteindelijke document, verschillen de status van het respectieve type digitale handtekening en de bindende aard ervan".
QES, AES, EES: Alle standaarden voor e-handtekeningen in één oogopslag
Er zijn verschillende soorten digitale handtekeningen en afhankelijk van de toepassing en vereisten moet er een specifieke handtekeningstandaard worden gekozen. De wettelijke basis hiervoor in de EU is de eIDAS-verordening, die de vereisten voor de afzonderlijke vormen definieert. De drie belangrijkste handtekeningstandaarden en hun verschillende eigenschappen worden in dit artikel uitgelegd.In het geval van een eenvoudige elektronische handtekening of afbeeldingsonderschrift is het niet mogelijk om manipulatie te detecteren. Kortom, alleen een handtekening die kan worden geverifieerd door een publiekelijk goedgekeurde verificatieservice kan als wettelijk conform worden geclassificeerd. Platformen zoals sproof sign zijn gespecialiseerd in zowel het aanmaken van handtekeningen volgens de hoogste standaard als in de geïntegreerde verificatie van elk document.
In het geval van een eenvoudige elektronische handtekening of afbeeldingsonderschrift is het niet mogelijk om manipulatie te detecteren. Kortom, alleen een handtekening die kan worden geverifieerd door een publiekelijk goedgekeurde verificatieservice kan als wettelijk conform worden geclassificeerd. Platformen zoals sproof sign zijn gespecialiseerd in beide: het aanmaken van handtekeningen volgens de hoogste standaard en de geïntegreerde verificatie van elk document.
De kracht van workflow: Verkrijg externe digitale handtekeningen in slechts 5 stappen
1) Zakelijke contacten toevoegenNatuurlijk! Als ik een document ter ondertekening wil vrijgeven, is de eerste stap om de contactgegevens te kennen. In de meeste gevallen worden verzoeken om handtekeningen via het e-mailadres afgehandeld, omdat het e-mailadres al een goede basis vormt voor de authenticatie van de andere partij. In het geval van de geavanceerde elektronische handtekening (AES) is het identiteitsbewijs direct gekoppeld aan het persoonlijke e-mailadres. Dienovereenkomstig geeft de tegenpartij een digitale handtekening af met hetzelfde e-mailadres dat werd gebruikt voor het verzoek om een handtekening.
Een voordeel van een platform voor e-handtekeningen, vanaf het begin van de handtekeningaanvraag, is het eenvoudige beheer van contactgegevens. In de regel worden veelgebruikte contactpersonen automatisch voorgesteld tijdens verzamelprocessen, en alle contactgegevens worden automatisch ingevoerd in een vereenvoudigd contactbeheersysteem waar ze kunnen worden bekeken en bewerkt.
3) Ondertekenvolgorde & rollen definiëren Er zijn verschillende use-cases waarbij u wilt voorkomen dat meerdere contactpersonen tegelijkertijd een document ter ondertekening ontvangen. Een use case zou kunnen zijn dat de directie moet ondertekenen na vertegenwoordigers van twee andere afdelingen en dat tot slot de secretaresse het document ontvangt om het te bekijken of om het definitief te downloaden.
4) Posities voor handtekeningen definiëren. Een van de meest essentiële functies van elk handtekeningenplatform is "plaatshouders voor handtekeningen definiëren". Hierdoor kunt u precies definiëren op welke pagina, wie, waar moet ondertekenen. Met sproof sign kan de grootte van de handtekeningkaart ook aangepast worden.
5) Stel een deadline in voor het ondertekenen & stuur herinneringen. In de laatste stap van de workflow kunt u met de meeste uitgebreide alles-in-één ondertekeningsoplossingen een deadline instellen, een vriendelijke (voor specifieke) uitnodigingstekst schrijven en, nog belangrijker, ontvangers automatisch aan die deadline herinneren. De slaagkans om het medeondertekende document op tijd te ontvangen, wordt aanzienlijk verhoogd. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat deze workflow de "time-to-decision" sowieso aanzienlijk minimaliseert.
6) (Optioneel:) Verifieer verkregen handtekeningen direct in sproof sign. Zoals hierboven vermeld, is het belangrijk dat u begrijpt dat de gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekening het hoogste beveiligingsniveau garandeert, omdat de geldigheid ervan heel gemakkelijk kan worden gevalideerd. Een direct geïntegreerd verificatiemechanisme - zoals beschikbaar in sproof sign - maakt volledige traceerbaarheid en beveiliging voor belangrijke goedkeuringsprocessen mogelijk.
De digitale handtekening vanuit het oogpunt van de uitnodigende persoon
Voor de uitnodigende persoon is het essentieel dat alle handtekeningen op tijd worden teruggestuurd. Een laagdrempelige toegang tot het handtekeningenplatform is cruciaal. sproof sign heeft dit proces geoptimaliseerd:
- Zoals beschreven, verstuurt de uitnodigende persoon het document voor ondertekening per post.
- De uitgenodigde persoon ontvangt de e-mail, klikt op de link en kan het document direct ondertekenen zonder registratie (!).
- Als een gekwalificeerde handtekening vereist is en de uitgenodigde persoon nog geen bestaande QES-identificatie heeft (de mogelijkheid om gekwalificeerd te ondertekenen), wordt de uitgenodigde persoon na registratie direct door het identificatieproces geleid.
- Er zijn nooit (!) kosten voor de uitgenodigde persoon.
- Als men al een sproof sign gebruiker is, kan men natuurlijk het document archiveren of, indien gewenst, doorsturen voor verdere ondertekening, op de stapel leggen, handtekeningverzoeken delegeren, enz.
Wilt u aan de slag? Registreer u nu gratis en ontvang uw eerste handtekening
Dit vindt u alleen bij sproof sign. Wij hebben er alles aan gedaan om onze gebruikers de gemakkelijkst mogelijke start in de wereld van digitale handtekeningen te geven. Met een gratis privéaccount kunt u het platform onmiddellijk gebruiken en zelf uw eerste digitale handtekeningen zetten of deze in heel Europa zonder barrières verkrijgen.
Meer blogartikelen
Digitale ondertekening van recepten - telekliniek is een drijvende kracht achter innovatie op het gebied van telegeneeskundePrivébankieren in transitie - Bank Gutmann vertrouwt op digitale handtekeningDigitale duurzaamheid in de horeca: HOGAST bespaart meetbaar grondstoffen met sproof sign10 voordelen van een e-SaaS cloudoplossingTeam Axess kiest oplossing voor digitale handtekeningen van sproof sign
