10 voordelen van een e-SaaS cloudoplossing

Cloud-gebaseerd - wat betekent dat?

Cloud computing maakt het gebruik en de levering van hardware en software via het internet mogelijk. Via flexibele en schaalbare diensten op aanvraag hebben gebruikers vanaf elk apparaat toegang tot hun toepassingen en servers zonder dat ze de benodigde gegevens fysiek "bij de hand" hoeven te hebben.

De term "cloud" verwijst naar het idee dat gegevens of informatie in een virtuele ruimte bestaan en overal toegankelijk zijn. Gebruikers hoeven alleen maar verbonden te zijn met een netwerk om online applicaties te gebruiken of toegang te krijgen tot gegevens in een online database.

Wat betekent SaaS of Software as a Service?

In het SaaS-model (Software as a Service) krijgen gebruikers of bedrijven toegang tot vooraf ontwikkelde software waarop ze zich kunnen abonneren, meestal op maand- of jaarbasis. De provider neemt de verantwoordelijkheid voor het onderhoud en de ontwikkeling van de software, maar door dit te doen, geven bedrijven enige controle over het beheer en de aanpassing van hun applicaties uit handen. Alle gegevens worden opgeslagen en verwerkt op de servers van de provider, dus gebruikers hebben alleen een stabiele internetverbinding, een browser en moderne eindapparaten zoals tablets, laptops of smartphones nodig om onmiddellijk en zonder installatie toegang te krijgen tot de software.

e-SaaS is dus een submodel dat gespecialiseerd is in elektronische en digitale handtekeningen.

#1 Mobiliteit - Het kan overal gebruikt worden waar internet is

Met een e-SaaS-oplossing kunt u uw documenten snel en efficiënt ondertekenen vanaf elke plek waar internettoegang is. Het maakt niet uit of u hiervoor een laptop, smartphone, tablet of zelfs een desktopcomputer gebruikt. Zo bespaart u kostbare tijd voor andere taken.

#2 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar

Een e-SaaS-oplossing is op elk moment klaar voor gebruik. U kunt 24 uur per dag ondertekenen (gekwalificeerd) of uitnodigingen sturen om te ondertekenen. Dit zorgt voor end-to-end processen en een ononderbroken werking, wat beslissingen kan versnellen en mogelijk zelfs inkomstenverlies kan voorkomen.

#3 Naadloze integratie met andere toepassingen

Veel e-SaaS-oplossingen bieden naadloze integratie in andere workflows via hun eigen interfaces (API's). Dit betekent dat bestaande systemen, zoals een bestaand documentbeheersysteem (DMS) of speciale oplossingen (zie DATEV), gemakkelijk kunnen worden uitgebreid met gekwalificeerde elektronische handtekeningen.

#4 Voortdurende verbeteringen door automatische updates

Zelfs e-SaaS oplossingen zoals sproof sign worden voortdurend verder ontwikkeld. Bugfixes en nieuwe functies die vooraf uitvoerig zijn getest, worden regelmatig op de achtergrond geleverd. Dit betekent dat uw IT-personeel niet handmatig updates hoeft te downloaden of te installeren - en zelfs specifieke functieaanvragen kan doen wanneer er nieuwe vereisten zijn.

Zo profiteert uw bedrijf altijd van de nieuwste functies zonder extra investeringen te hoeven doen.

#5 Hoogste gegevensbeveiliging

e-SaaS-oplossingen verwerken persoonsgegevens in de bedrijfscontext als onderdeel van het ondertekeningsproces. Ondertekenaars moeten worden uitgenodigd, indien nodig geverifieerd, en het te ondertekenen document moet aan de ondertekenaars worden gepresenteerd. Wanneer gekwalificeerde digitale handtekeningen worden gebruikt, worden externe providers van vertrouwensdiensten aan het proces toegevoegd en moeten zij ook een deel van deze gegevens verwerken. Daarom beschermen providers zoals sproof sign uw privacy met de volgende maatregelen

a) 100% GDPR-compliant

Er wordt voldaan aan alle vereisten van de General Data Protection Regulation. De oplossing kan daarom zonder aarzeling worden gebruikt, vooral door bedrijven binnen de Europese Unie.

b) Gegevensverwerking en -opslag uitsluitend in de EU

Alle gegevens worden uitsluitend verwerkt en opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Er vindt geen gegevensuitwisseling plaats met dienstverleners buiten de Europese Unie.

c) Verwijderingsconcept (Privacy by Default)

De oplossing volgt het principe van "Privacy by Default". De gegevens worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Als de Gebruiker dit niet wil, kan het automatisch wissen meestal worden gedeactiveerd.

d) Contractuele overeenkomst voor gegevensverwerking

Een contract voor gegevensverwerking in opdracht - vooral voor zakelijke klanten - vat alle relevante punten samen en zorgt voor duidelijkheid en veiligheid.

#6 Schaalbaarheid naar believen

Idealiter groeit een e-SaaS oplossing naadloos mee met uw bedrijf, uw behoeften en uw team. Als u bijvoorbeeld meer werknemers nodig hebt om te ondertekenen met gekwalificeerde elektronische handtekeningen, kunt u de bijbehorende licentie(s) meestal moeiteloos aanpassen.

#7 Uw eigen IT-afdeling ontlasten

Als u voor een e-SaaS oplossing kiest, profiteert uw bedrijf van een compleet pakket inclusief onderhoud en ondersteuning. Uw IT-afdeling wordt ontlast en kan zich concentreren op andere belangrijke en strategische taken binnen het bedrijf.

#8 Uitstekende gebruikerservaring

Sommige (maar helaas lang niet alle) e-SaaS oplossingen zijn zo ontworpen dat ze zeer gebruiksvriendelijk zijn en een uitstekende gebruikerservaring bieden. Gebruikers kunnen meestal snel, gemakkelijk en zonder veel voorkennis aan de slag. Dit bespaart uw bedrijf opleidingskosten en verkort de implementatietijd.

#9 Efficiëntie en kostenbesparing

e-SaaS-aanbieders zoals sproof sign zijn duidelijk verantwoordelijk voor het beheren, onderhouden en oplossen van problemen van hun eigen service, dus u hoeft uw IT-team niet uit te breiden. Bovendien is er geen extra investering nodig voor de aankoop en het onderhoud van technische apparatuur - u hoeft uw hardware-infrastructuur niet uit te breiden en u bent niet verantwoordelijk voor het onderhoud van de software.

#10 Verbeterde ervaring van werknemer en klant

Met een moderne e-SaaS oplossing verlost u uw werknemers van een vervelende en tijdrovende (maar uiterst belangrijke) routinetaak. Het resultaat is dat uw teamleden zich beter kunnen concentreren op hun kernactiviteiten, maar ook uw zakenpartners en klanten zullen blij zijn.