Privébankieren in transitie - Bank Gutmann vertrouwt op digitale handtekening

Klotzberg: "Bij private banking en in het algemeen bij het aangaan van zakelijke relaties moeten er veel documenten en contracten worden ondertekend en bijgewerkt. Het is ideaal als je voor al deze handtekeningen geen persoonlijke afspraak op locatie nodig hebt. Daarom was het belangrijk voor ons om een manier te vinden waarop zowel onze klanten als werknemers legaal in een veilige omgeving konden ondertekenen. Natuurlijk waren digitale handtekeningen al een probleem voor ons vóór Corona, waarschijnlijk meer in de institutionele dan in de particuliere klantsector. Met Corona waren we echter steeds meer op zoek naar een oplossing."

Klotzberg: "Enerzijds voor documenten en rapporten die intern verwerkt en ondertekend moeten worden. Anderzijds voor orders die we samen met zakenpartners verwerken. Het is ook essentieel dat zowel onze klanten als wij - als bank - documenten kunnen ondertekenen en uitwisselen.

Klotzberg: "Op dit moment gebruiken we alleen de hoogste standaard voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) vanwege onze bankactiviteiten en de veiligheidsfactor. Als we echter in de toekomst kijken, overwegen we of een geavanceerde handtekening voor een deel intern niet voldoende zou kunnen zijn."

Klotzberg: "De factor tijd is een belangrijk punt. In het verleden hadden we alleen handtekeningmappen die fysiek door het bedrijf werden verplaatst en op verschillende interne locaties werden ondertekend. Nu gebruiken we ook steeds vaker een digitale "map" waarin is vastgelegd vanaf welke locatie er een handtekening moet worden gezet voordat het wordt verzonden. De documenten in deze map kunnen veel sneller ondertekend worden."

Klotzberg:

"Het belangrijkste was dat mijn collega's snel digitaal konden ondertekenen. Een ander essentieel punt voor ons en onze klanten is de eID & QES hub voor digitale identiteiten uit verschillende Europese landen. We hebben kantoren in Boedapest en Praag, dus we hebben een platform nodig dat ook Oost-Europese certificaatleveranciers integreert in het ondertekeningsproces. Dankzij sproof sign hoeven onze internationale klanten niet nog een gekwalificeerde handtekening aan te vragen, ze kunnen de al bestaande gekwalificeerde handtekening uit hun land blijven gebruiken. Dit zorgt voor een veel aangenamere klantervaring en garandeert een correct proces van ondertekening over de landsgrenzen heen - zonder verdere inspanning."

Klotzberg: "In het begin bekeken we de website van sproof en kregen we een testaccount. Zo konden we de functies uitproberen en onze verschillende use cases doorlopen. In de volgende stap controleerde onze IT-beveiligingsmedewerker de gegevensbescherming en de veiligheid en actualiteit van de systemen. Daarna spraken we met sproof sign zelf en uiteindelijk besloten we ervoor te gaan. Na de laatste contractonderhandelingen, die vrij complex zijn in private banking, hebben we alle vereisten verduidelijkt en afgerond."

Klotzberg: "Het is heel belangrijk voor ons dat we aan alle regelgevings- en veiligheidseisen voldoen. Dit houdt ook in dat we precies moeten weten wat er met onze gegevens en die van onze klanten gebeurt. Hoe ze worden opgeslagen, waar en hoe lang, en wie er nog meer bij dit proces betrokken zijn. Daarom hebben we voor een Europees bedrijf gekozen."

Klotzberg: "Digitalisering zal ons in verschillende vormen blijven vergezellen, want het is niet een grote trend voor een paar jaar en dan ineens weer weg. Het is misschien niet de enige manier om met onze klanten te communiceren, maar het is er ook om ons en onze klanten te ondersteunen. Digitalisering is een blijvertje. Ik denk dat er in de toekomst nog veel meer ontwikkelingen zullen komen die we ons nu nog niet eens kunnen voorstellen en die ons leven kunnen vereenvoudigen."