Wat is de digitale handtekening?

De digitale handtekening (of e-handtekening, eSignature, enz.) is een onmisbaar hulpmiddel geworden voor bedrijven en particulieren om documenten op een efficiëntere en milieuvriendelijkere manier te beheren. In dit artikel geven we een startpunt voor iedereen die een oud proces - het ondertekenen van documenten - up-to-date wil brengen.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is een veilige en efficiënte methode om contracten in een digitale omgeving te ondertekenen als alternatief voor handgeschreven handtekeningen.

De digitale handtekening werkt als een menselijke vingerafdruk, aangezien elk document zijn eigen unieke elektronische vingerafdruk heeft. Geen enkel ander document kan dezelfde digitale handtekening hebben. Als een digitaal document "verzegeld" is met een handtekening, kan bewezen worden dat

• het bestand na ondertekening niet is gewijzigd (integriteit).
• een specifieke persoon het document heeft ondertekend (authenticatie).
• de ondertekenaar het document daadwerkelijk heeft ondertekend. De persoon kan niet ontkennen dat hij het document heeft ondertekend nadat er een digitale handtekening is aangemaakt.
• het document geen vervalsing is.

Digitale handtekeningen worden al in veel industrieën voor allerlei toepassingen gebruikt.

Wat is geen (geldige) digitale handtekening?

Alleen een handtekening die ook geverifieerd kan worden door een goedgekeurde online verificatieservice (bijv. Acrobat Reader, RTR, of direct in sproof sign) kan als wettelijk compliant geclassificeerd worden.

De eIDAS-verordening regelt voor Europa hoe documenten op een rechtsgeldige en controleerbare manier ondertekend kunnen worden. Meer informatie vindt u hier.

Hoe digitaal ondertekenen van PDF-documenten werkt

Het toepassen van een geldige digitale handtekening op een (PDF-)document is een technisch complex proces dat bij het digitaal ondertekenen van een document onopvallend op de achtergrond verloopt.

Een correcte digitale handtekening verschilt daarom aanzienlijk van het simpelweg invoegen van een gescande handgeschreven handtekening.

Met een geldige digitale handtekening kunnen latere wijzigingen aan het document worden herkend. Dit is niet het geval bij het simpelweg invoegen van afbeeldingen.

Zo werkt een digitaal proof of intent met een handtekeningplatform:

Stap 1: Uploaden en omzetten

Eerst uploadt u uw document online via uw account op een handtekeningplatform. Het document wordt omgezet in een PDF-document.

Stap 2: De digitale handtekening zetten

Voor de handtekening zelf hebt u een digitaal certificaat nodig dat uw identiteit als ondertekenaar bewijst. Dit wordt voor u aangemaakt wanneer u zich registreert op een handtekeningplatform. Als u wilt ondertekenen met de hoogste standaard, de gekwalificeerde elektronische handtekening , wordt deze stap uitgevoerd door een door de staat erkende certificeringsinstantie.

Met een handtekeningplatform hebt u de mogelijkheid om uw handtekening aan te passen (vergelijkbaar met de handgeschreven versie) en uw eigen handtekeningstijl te creëren.

Stap 3: Encryptie van het document en de handtekeningen

In de laatste stap wordt het hele contract, inclusief de bijgevoegde handtekeningen, cryptografisch versleuteld. Er wordt een zogenaamde hashwaarde gegenereerd. Het contract wordt zo fraudebestendig en verifieerbaar.

De aangehechte handtekeningen hebben de hoogste bewijskracht en kunnen niet meer vervalst worden.

Natuurlijk kunnen de ondertekende contracten overal worden gedownload, verzonden of opgeslagen.

Kan ik ook digitaal ondertekenen in Word of andere Office-programma's?

In principe kunnen veel bestandsformaten ook digitaal ondertekend worden. Echter, om ervoor te zorgen dat de toegepaste digitale handtekening niet gewijzigd kan worden, moet elk document eerst geconverteerd worden naar een PDF-document. Zoals bekend kunnen PDF-documenten niet meer gewijzigd worden (in tegenstelling tot bijvoorbeeld docx-documenten). Platformen voor digitale handtekeningen converteren veel bestandsformaten automatisch naar een correct PDF-document, meestal wanneer het document wordt geüpload.

Hoe krijg ik een digitale handtekening?

Er zijn verschillende manieren om een digitale handtekening te verkrijgen.

Registreren bij een platform voor digitale handtekeningen (AES)

Zoals reeds uitgelegd, is het aanmaken van een digitale handtekening het centrale element van een platform voor digitale handtekeningen. Gevestigde en bekende oplossingen zijn bijvoorbeeld DocuSign , AdobeSign of nieuwere Europese oplossingen zoals sproof sign of yousign, die zich ook specifiek hebben gespecialiseerd voor gebruik in Europese bedrijven.

Een geavanceerde elektronische handtekening wordt voor u aangemaakt wanneer u zich registreert.

Identificatie met een handtekeningplatform (QES)

Veel providers rusten gebruikers ook uit met een gekwalificeerde elektronische handtekening, die diep in de applicatie zelf geïntegreerd is. Naast de hoge bewijskracht van deze handtekeningstandaard, profiteert u van de vele opties om uw handtekeningproces aan te passen.

Identificatie met een overheidsdienst (QES; bijv. mobiele telefoonhandtekening)

In Oostenrijk heeft al meer dan 50% van de burgers een mobiele telefoonhandtekening. Deze wordt uitgegeven door overheidsinstanties en voldoet aan de norm voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.

Rechtsgeldigheid van een digitale handtekening

Een geldig contract wordt gesloten wanneer beide partijen hun instemming betuigen. De wetgever laat het over het algemeen aan de contractpartijen over om te beslissen of ze een contract mondeling, schriftelijk of elektronisch sluiten. Dit staat bekend als vormvrijheid.

Als u voor een oplossing met digitale handtekeningen kiest, hebt u het voordeel dat alle handtekeningen op een onveranderlijke en fraudebestendige manier in het PDF-bestand worden geïntegreerd.

Hoe dan ook, het is noodzakelijk om de juiste standaard voor e-handtekeningen te kiezen, afhankelijk van het contract.

Hiervoor zijn drie standaarden vastgesteld, die in de eIDAS-verordening zijn gedefinieerd en als wettelijk kader dienen.

• Eenvoudige elektronische handtekening (EES)
• Geavanceerde elektronische handtekening (AES)
• Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)

De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) voldoet aan de hoogste kwaliteitscriteria en is juridisch 100% gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.

Aangezien de juridische implicaties sterk kunnen variëren, zullen factoren zoals implementatiekosten, gebruiksgemak (klantervaring), wetgeving, bedrijfsbeleid en het ingeschatte bedrijfsrisico meestal bepalen welke methode in een bepaalde situatie gebruikt moet worden.

U kunt de volgende beslissingsgids gebruiken om u te helpen.

Twee factoren beïnvloeden daarom de keuze van de juiste standaard voor de elektronische handtekening:

• Aansprakelijkheidsrisico's, operationele risico's
• Wettelijke vereisten

De voordelen van een platform voor digitale handtekeningen zijn dat u

• u de standaard voor e-handtekeningen op elk moment kunt wijzigen, afhankelijk van het type contract
• u de gewenste standaard voor e-handtekeningen kunt specificeren wanneer u externe handtekeningen aanschaft.

Europese leveranciers van handtekeningen hebben zich meestal gericht op de twee hoogste standaarden voor digitale handtekeningen.

sproof sign is een expert op het gebied van gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) in het bijzonder.

Meer informatie

Is een gescande handtekening of afbeelding van een handtekening geldig?

De term "gescande handtekening" betekent dat het een digitale afbeelding van een handgeschreven handtekening is. De originele papieren handtekening wordt met behulp van een scanner of camera omgezet in een digitaal formaat (.jpg, .doc, .pdf enz.).

In principe zijn dergelijke gescande handtekeningen geldig zolang er geen schriftelijke vorm vereist is voor de bijbehorende intentieverklaring.

Een ondertekende kopie is niet rechtsgeldig omdat de ondertekenaar niet geïdentificeerd kan worden en toestemming niet bewezen kan worden.

Een gescande handtekening is gemakkelijk te vervalsen, zodat de ontvanger van het ondertekende contract deze gemakkelijk kan kopiëren (#SnippingTool #Screenshot). Het is duidelijk dat dit niet legaal is.

Een gescande handtekening heeft geen bewijskracht in de rechtbank, omdat het slechts een kopie van uw originele handtekening is. Zonder bewijs van hoe de handtekening is gemaakt, wordt het beschouwd als slechts een kopie en niet als een authentieke handtekening. Daarom is deze ongeldig, vooral bij zakelijke transacties.

Het verschil tussen een digitale handtekening en een elektronische handtekening?

De termen "elektronische handtekening" en "digitale handtekening" kunnen gemakkelijk verward worden. De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar strikt genomen zijn ze niet hetzelfde.

Een elektronische handtekening (of e-handtekening) is een methode om een juridische overeenkomst te sluiten in een digitale omgeving. Het is als het ware het digitale equivalent van het ondertekenen van een papieren document.

Terwijl de elektronische handtekening de toestemming van de ondertekenaar van het document bewijst, is de digitale handtekening het bewijs van de authenticiteit van het document zelf. Dit betekent dat de combinatie van document en handtekening technisch zo ontworpen en gecodeerd is dat het contract onvervalsbaar is. De voorwaarden worden zo samengevoegd of werken zo samen dat een digitale overeenkomst verifieerbaar en juridisch afdwingbaar wordt.

De voordelen van een digitaal (Europees) handtekeningenplatform

Zeer veilige cloud, gebruiksklaarsproof sign is een webgebaseerde oplossing voor het digitaal ondertekenen van contracten en werkt op alle mobiele apparaten (desktop, smartphone, tablet). sproof sign is gevestigd in Oostenrijk en alle gegevens worden uitsluitend geback-upt in datacenters binnen de EU. Wij garanderen naleving van de AVG op alle niveaus, zowel bij ons als bij onze onderaannemers. Wij bieden onze klanten deze garanties in een ordergegevensverwerkingscontract (ADV), dat is gebaseerd op de standaard contractbepalingen van de EU en daarom ook maximale rechtszekerheid biedt.

Interfaces & bestaande systemen

• sproof sign kan naadloos worden geïntegreerd in uw bestaande systemen.
• Direct ondertekenen in veelgebruikte tools zoals MS Teams, Word, Google Drive enz.
• Enkelvoudig aanmelden
• Eenvoudige API voor aangepaste gebruikssituaties (API-documentatie )

Documentopslag & voortgangscontroleBelangrijkecontracten worden overzichtelijk, zeer veilig en gecodeerd opgeslagen op een centrale locatie. Desondanks zijn documenten op elk moment en vanaf elke locatie toegankelijk. Bovendien kan de voortgang van de ondertekeningsprocessen op elk moment worden bekeken en kunnen er indien nodig herinneringen worden verstuurd.

Gekwalificeerde (QES) en geavanceerde (AES) elektronische handtekeningen inclusief identificatie. sproof sign ondersteunt alle soorten elektronische handtekeningen (eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde) in overeenstemming met de eIDAS-verordening en vele andere wereldwijd gebruikte handtekeningstandaarden (bijv. FDA compliance). U kunt zowel binnen uw organisatie als met externe partners, leveranciers of klanten ondertekenen.

Batchsignature**: onderteken contracten tegelijkertijdMet**de batchhandtekening kunnen talloze documenten in één keer digitaal & wettelijk ondertekend worden. Een enorme tijdsbesparing.

Documentenmap: verstuur contracten tegelijkertijdStapelverschillende documenten digitaal samen en verstuur ze samen ter ondertekening. Dit bespaart u en de ontvanger veel tijd.

Bedrijfsbranding, bedrijfsstempels & handtekeningstijlenOfu nu een groot team of een individuele gebruiker bent. In sproof sign kunt u uw eigen bedrijfslogo als bedrijfsstempel opslaan. U kunt ook verschillende handtekeningstijlen maken voor verschillende doeleinden.

eID Hub: Verkrijg handtekeningen in heel EuropaDegekwalificeerde handtekening is wettelijk gelijkwaardig aan de handgeschreven handtekening in heel Europa. sproof sign maakt het ondertekenen van contracten met verschillende leveranciers van gekwalificeerde handtekeningen mogelijk met zijn unieke interface. Dit is een enorm voordeel bij het verkrijgen en uitgeven van rechtsgeldige handtekeningen. Klik hier voor een overzicht van alle geïntegreerde leveranciers van vertrouwensdiensten →

Handtekeningen verifiëren & verificatierapporten downloadenUkunt de geldigheid van de toegepaste elektronische handtekeningen rechtstreeks in sproof sign controleren met één muisklik. U kunt ook een verificatierapport downloaden voor elke handtekening die is uitgevoerd en zien wie wanneer met welk certificaat heeft ondertekend.

Teambeheer & vervangingsregelsessproofsign maakt eenvoudig gebruikers- en rechtenbeheer mogelijk voor gebruikers binnen een plan. Daarnaast kan het handtekeningquotum centraal worden beheerd en kunnen verschillende belangrijke instellingen voor het hele plan worden gemaakt.

Support & Academysproofsign staat bekend om zijn snelle en flexibele ondersteuning. De sproof sign Academy is een gratis trainingsportaal dat u en uw medewerkers helpt om snel van start te gaan.

Transparante prijzen zonder verborgen kostenHet is onsdoel om de beste bieder te zijn in de zoektocht naar een geschikte leverancier van handtekeningen. Daarbij hechten wij veel waarde aan eerlijkheid en transparantie. Twee waarden die onze bedrijfscultuur kenmerken. Deze waarden bepalen ook de prijs van onze oplossing in het zakelijke segment.