Vervelende contractprocessen behoren tot het verleden - maar hoe werkt het om contracten gemakkelijk en veilig online te ondertekenen? In dit artikel leert u hoe contracten online worden ondertekend of hoe handtekeningen op het web kunnen worden verkregen. Wat is belangrijk, wat zijn de kwaliteitscriteria? Maar een "spoiler" vooraf: Eenvoudig & veilig kunnen, maar hoeven niet samen te gaan.
De elektronische handtekening is een blijvertje
Het is een kwestie van houding. Het ondertekenen van een document heeft een bepaalde esthetische component. U bezegelt een beslissing met iets heel persoonlijks: uw eigen handgeschreven handtekening. Deze handtekening wordt vaak jarenlang ingestudeerd en verfijnd en blijft in de meeste gevallen onveranderd gedurende een heel zakelijk leven. Vaak gaat de analoge ondertekening van een document gepaard met een vergadering, zijn er meerdere partijen bij het contract en is er vaak iets sociaals aan. Mensen ontmoeten elkaar, schudden elkaar de hand, ondertekenen een document en bergen het vervolgens op in een min of meer beveiligd archief. In de meeste gevallen zijn de partijen tevreden en gaan ze ieder hun eigen weg.
De andere kant van de medaille ligt voor de hand. Ongeacht of u interne of externe handtekeningsprocessen in kaart wilt brengen. Hiervoor zijn zeer veel middelen nodig, die met behulp van de digitale handtekening verspild kunnen worden. De digitalisering van besluitvormingsprocessen is zelfs al doorgedrongen tot zeer "oude" industrieën en bedrijfssectoren. In de particuliere context is de elektronische ondertekening van contracten al enige tijd wijdverspreid en wordt deze in veel Europese landen ondersteund door eIdentity providers van de overheid.
Dienovereenkomstig begint de integratie van handtekeningoplossingen in de bedrijfscontext heel vaak met individuele stemmen in het bedrijf die al lang bekend zijn met de voordelen van elektronische handtekeningen in de privésector. Veel online diensten van de overheid stellen burgers in staat om contracten digitaal te ondertekenen. Uiteindelijk leidt dit ertoe dat ondernemers de voordelen van deze online handtekeningoplossingen voor contractverwerking ook in hun eigen bedrijf willen.
Hoe werkt de digitale handtekening?
Er circuleren steeds meer nieuwe, vaak kleine en gratis freeware tools voor handtekeningen op het net, waarbij registratie en gebruik vaak zeer laagdrempelig zijn. Het werkt net als grotere tools: U hebt zelf lokaal een digitaal document opgeslagen, uploadt het naar een webbrowserhulpmiddel en ondertekent het. Met sommige tools kan het document ook gedownload en vervolgens doorgestuurd worden. Daarentegen zijn er complexe handtekeningplatforms die vaak geïntegreerd zijn in een uitgebreid documentbeheersysteem of CRM- of ERP-systeem. Dit maakt ook de veel complexere ondertekening door derden of ondertekening op afstand mogelijk. Dit betekent dat ik ook een zelfondertekend document ter ondertekening kan vrijgeven, complexe handtekeningsequenties en workflows kan definiëren, enzovoort.
Vooral in de professionele omgeving worden steeds meer oplossingen geaccepteerd die gespecialiseerd zijn in het uitgebreid ondertekenen van PDF-documenten en die de hoogste beveiligingsnormen en vooral een zeer eenvoudige gebruikersbegeleiding bieden. Het digitaal ondertekenen van PDF-documenten via de webbrowser kan in principe worden onderverdeeld in drie essentiële onderdelen.
Contractbeheer:
Hier is, zoals gezegd, de kloof groot. De minimale criteria voor een webtool is de mogelijkheid om documenten te uploaden (bij de meeste toepassingen worden bestanden automatisch omgezet in het gangbare PDF-formaat) en om ze na ondertekening weer te downloaden of zo veilig mogelijk op te slaan. Uitgebreide tools maken ook intelligent beheer en overzicht van alle belangrijke documenten op een centrale locatie mogelijk.
De digitale handtekening van documenten:
Het kernelement van alle tools voor online handtekeningen is de toepassing van de digitale handtekening op een contractdocument. Het toepassen van een geldige digitale handtekening op een PDF-document is een technisch proces dat duidelijk onderscheiden moet worden van het simpelweg invoegen van een afbeelding van een handmatige handtekening zonder verdere technische maatregelen!
Een geldige digitale handtekening maakt het met name mogelijk om latere wijzigingen in het document te detecteren. Technisch gezien is bij een digitale handtekening de inhoud van het document stevig gekoppeld aan de toegepaste handtekening. Het visuele uiterlijk van de handtekening op het document is voornamelijk informatief en niet relevant voor de (technische) geldigheid. sproof sign ondersteunt bijvoorbeeld het invoegen van afbeeldingen van een handtekening of de handmatige handtekening op het scherm, maar creëert ook een volledige digitale handtekening op de achtergrond. Een ander niveau van digitale handtekeningen zijn gekwalificeerde digitale handtekeningen. Hierbij wordt de ondertekenaar geverifieerd door een vertrouwensdienstverlener. Dit zijn organisaties die een uitgebreide identiteitscontrole uitvoeren op een persoon of organisatie en de identiteit koppelen aan de handtekening tijdens het digitaal ondertekenen. Gekwalificeerde digitale handtekeningen hebben dus een speciale wettelijke status die gelijkwaardig is aan die van handgeschreven handtekeningen.
Handtekeningbeheer & Workflows:
Het volledige potentieel van handtekeningplatforms wordt duidelijk wanneer het aankomt op het versturen van veilige en conforme handtekeningverzoeken naar anderen. Met sproof sign is het bijvoorbeeld mogelijk om verschillende taken (zoals het ondertekenen van documenten, het bekijken van documenten, het doorsturen van documenten) aan verschillende mensen te delegeren. De communicatie gebeurt enerzijds binnen de WebApp en anderzijds via e-mailverkeer. Op deze manier kan er niets verloren gaan. De geautomatiseerde delegatie maakt het ook gemakkelijker om handtekeningprocessen te beheren en deadlines en tijdslimieten te halen. Daarnaast is het mogelijk om vervangers te definiëren, afwezigheidsnotities in te stellen, handtekeningreeksen te specificeren en de standaard te definiëren die voor het ondertekenen gebruikt moet worden.
Kwaliteit voorop. - De kwaliteitscriteria van tools voor webgebaseerde handtekeningen
De voordelen van digitale handtekeningen zijn talrijk en gevarieerd. Hier volgt een lijst met de belangrijkste kwaliteitskenmerken van geavanceerde tools voor e-handtekeningen:
Beschikbaarheid en beveiliging in de cloud:.
Online contracten zijn altijd en overal beschikbaar zolang u toegang hebt tot het internet. De 24/7 beschikbaarheid is het grote voordeel van veilige cloudoplossingen. Er moet echter zeer goed op worden gelet dat u vertrouwt op een veilige en beveiligde opslagomgeving die beschermd is tegen ongeoorloofde toegang, verlies en misbruik. Voor cloud-toepassingen moet er speciaal op worden gelet dat de tool 100% op Europese servers wordt gehost.
Betrouwbaarheid van digitale handtekeningen:
Daarnaast moet er aandacht worden besteed aan hoe men zijn eigen identiteit kan of moet bewijzen. Een eenvoudige elektronische handtekening (SES) biedt geen wettelijke bescherming en mag nooit worden gebruikt voor handtekeningen in een bedrijfscontext. Voor het hoogste beveiligingsniveau moet de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) worden gebruikt, die in Europa de benchmark is volgens de eIDAS-verordening. In feite is de keuze van de leverancier van handtekeningen van bijzonder belang en is een zekere basiskennis van de drie verschillende handtekeningstandaarden vereist om de use cases in het eigen bedrijf zo goed mogelijk in kaart te kunnen brengen.
Verifieer toegepaste elektronische handtekeningen:
Een ander groot voordeel is dat e-handtekeningen voor eeuwig en altijd verifieerbaar zijn. De informatie over elke stap van het handtekeningproces - van begin tot eind - inclusief de toegepaste handtekeningen en de unieke identiteit van de ondertekenaar(s) zijn voor altijd onlosmakelijk in het pdf-document verankerd. Uitgebreide oplossingen voor e-handtekeningen (zoals sproof sign) maken verificatie direct op het platform mogelijk.
Samenwerking:
Ondertekening is een teamprestatie. Onderteken intern of krijg goedkeuringen van externe belanghebbenden. Het is belangrijk dat u uw team heel gemakkelijk kunt beheren met een beheerdersaccount. Nieuwe gebruikers moeten heel gemakkelijk toegevoegd kunnen worden en de pool van beschikbare ondertekeningseenheden moet heel gemakkelijk uitgebreid kunnen worden.
Naleving:
Het is verplicht voor bedrijven om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, vooral met betrekking tot veilige en wettelijk conforme opslag van documenten en gegevens in de Europese ruimte. Enkele tools (bijv. sproof sign) vertrouwen op de zeer hoge PDF/A documentstandaard.
Conclusie:
Het is tijd om te ondertekenen. Webgebaseerde e-handtekeningdiensten zijn een interessante en nuttige manier om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en tijd en moeite te besparen. In een zakelijke context is het belangrijk dat het voldoet aan alle relevante vereisten voor het specifieke gebruik.
Meer blogartikelen
Het beste van twee werelden. Linde & sproof.10 criteria waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een leverancier voor (gekwalificeerde) elektronische handtekeningeneMoveUs gebruikt sproof sign om documentprocessen in de auto-industrie te digitaliserenW&H Dentalwerk: Succesvolle integratie van sproof sign voor medische technologieDigitaal ondertekenen & duurzaamheid: Wat bedrijven moeten weten voor de MVO-rapportageverplichting van 2024
