API-verbinding en gebruiksvriendelijkheid: De beslissingscriteria voor sproof sign bij de Student Union van FH Oberösterreich

Er zijn verschillende niveaus van vertegenwoordiging en administratie binnen de studentenvereniging. Het vrijgeven van verschillende documenten en het goedkeuren van betalingen is dagelijks vereist. Deze aanvragen vereisen het gebruik van gekwalificeerde handtekeningen of, als alternatief, fysieke handtekeningen en hun originele documenten. Dit is een zeer tijdrovend proces. Wij hebben besloten om onze administratieve processen en taken te digitaliseren en te moderniseren, zodat we meer tijd kunnen investeren in onze eigenlijke taak van vertegenwoordiging. Om deze reden hebben we sproof sign ook gekoppeld aan onze interne tool voor budgetbeheer, zodat de documenten in de toekomst digitaal ondertekend kunnen worden door de 3 benodigde personen, zonder dat we tijd hoeven te besteden aan het uitwisselen en rondsturen per e-mail.

Verschillende criteria waren voor ons doorslaggevend bij het zoeken naar de juiste leverancier van e-handtekeningen. Een belangrijk aspect was de API-verbinding, aangezien we deze vanuit een systeem van een derde partij moesten creëren. Het was ook belangrijk dat externe personen gemakkelijk uitgenodigd konden worden om per e-mail te ondertekenen. Een ander criterium was de gebruiksvriendelijkheid en moderniteit van de software, wat tot uiting moest komen in een intuïtieve gebruikersinterface. Een provider die al deze vereisten combineert in een betaalbare software is voor ons een groot voordeel en ik denk dat dit een zeer groot pluspunt is voor sproof sign. Om deze redenen hebben wij ook besloten om met sproof te werken.

Wij gebruiken digitale handtekeningen voor verschillende toepassingen. Enerzijds gebruiken we ze voor het goedkeuren van betalingen, zodat financiële transacties snel en veilig geautoriseerd kunnen worden. Anderzijds gebruiken we ze voor interne documenten om werkprocessen te optimaliseren en administratieve kosten te verlagen. We gebruiken de digitale handtekening ook voor documenten van studenten aan de Hogeschool Oberösterreich. Deze documenten bevestigen dat de studenten een specifieke functie hebben binnen de Oostenrijkse Studentenvakbond (ÖH). De digitale handtekening stelt ons in staat om deze bevestigingen op een ongecompliceerde en juridisch veilige manier aan te maken en te verzenden. Dankzij de vele gebruiksmogelijkheden van de digitale handtekening kunnen wij efficiënter werken en tegelijkertijd de veiligheid van onze documenten garanderen.

De integratie van de cloud werd via een partner voor ons geïmplementeerd en verliep soepel. De API-integratie werkte goed en stelde ons in staat om onze bestaande systemen naadloos te koppelen aan de nieuwe handtekeningoplossing. Het omzetten van de relevante processen voor werknemers en hen introduceren in deze nieuwe, moderne manieren van werken is echter een proces dat tijd kost.

Wij als de Upper Austrian Students' Union zijn ook onderworpen aan de huidige regels en wetten. De softwareoplossing die wij gebruiken voor digitale handtekeningen moet daarom voldoen aan verschillende normen op het gebied van gegevensbeveiliging en conformiteit. Enerzijds is het essentieel dat de handtekeningoplossing voldoet aan de eIDAS EU-verordening, aangezien deze het wettelijke kader voor elektronische handtekeningen in de Europese Unie definieert. Daarnaast moet de software voldoen aan de huidige nationale wet- en regelgeving, zodat we wettelijk beschermd zijn. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat de software AVG-compliant moet zijn. Onze oplossing moet er dus in principe voor zorgen dat alle persoonlijke informatie en documenten worden verwerkt en opgeslagen in overeenstemming met de strenge vereisten van de AVG.

Wat mij vooral bevalt aan sproof sign is de duidelijke en moderne presentatie van alle toepassingen, evenals de praktische filterfunctie om snel open documenten voor ondertekening te identificeren. De batchfunctie, die het mogelijk maakt om grote hoeveelheden documenten tegelijkertijd efficiënt te QES-en, is natuurlijk ook handig. Vooral bij het verwerken van maximaal 400 documenten is deze functie een echte verademing bij het dagelijkse werk.

sproof sign biedt ons een aanzienlijk voordeel door de mogelijkheid om externe personen uit te nodigen om via e-mail te ondertekenen. Deze personen kunnen dan gemakkelijk documenten in de hele EU ondertekenen met behulp van een groot aantal verschillende ondertekeningsmethoden.