Le noiose procedure contrattuali appartengono al passato, ma come funziona la firma dei contratti online in modo semplice e sicuro? In questo articolo scoprirete come si firmano i contratti online e come si possono ottenere le firme online. Cosa è importante, quali sono i criteri di qualità? Ma prima un’anticipazione: semplice e sicuro possono, ma non devono, lavorare insieme.

La firma elettronica è arrivata per restare

È una questione di atteggiamento. Firmare un documento ha una certa componente estetica. Si suggella una decisione con qualcosa di molto personale: la propria firma autografa. Questa firma viene spesso provata e perfezionata nel corso degli anni e nella maggior parte dei casi rimane invariata per tutta la vita aziendale. La firma analogica di un documento è spesso associata a una riunione, ci sono diverse parti contraenti e ha spesso un aspetto sociale. Le persone si incontrano, si stringono la mano, firmano un documento e poi lo depositano in un archivio più o meno sicuro. Di solito si è soddisfatti e si riprendono le proprie strade.

L’altro lato della medaglia è ovvio. Indipendentemente dal fatto che si voglia mappare i processi di firma interni o esterni. Richiede un livello di risorse molto elevato, che può essere lasciato inalterato con l’aiuto della firma digitale.
La digitalizzazione dei processi decisionali è già arrivata anche in settori e aree di business molto “consolidati”. Nel contesto privato, la firma elettronica dei contratti è già diffusa da tempo ed è supportata da fornitori di eIdentity statali in molti Paesi europei.

Di conseguenza, l’integrazione delle soluzioni di firma nel contesto aziendale è molto spesso avviata da singole voci all’interno dell’azienda che conoscono da tempo i vantaggi della firma elettronica nella sfera privata. Molti servizi governativi online consentono ai cittadini di firmare i contratti in modo digitale. In ultima analisi, questo porta anche gli imprenditori a desiderare i vantaggi di queste soluzioni di firma online per l’elaborazione dei contratti nella propria azienda.

Come funziona la firma digitale?

Sul web circolano sempre più nuovi strumenti di firma freeware, spesso piccoli e gratuiti, spesso molto facili da registrare e utilizzare. Il funzionamento è analogo a quello degli strumenti più grandi: Si salva un documento digitale in locale, lo si carica su uno strumento del browser web e lo si firma. Con alcuni strumenti, il documento può anche essere scaricato e poi inviato. Esistono invece piattaforme di firma complesse che spesso sono integrate in un sistema di gestione documentale completo, in un sistema CRM o ERP. Ciò consente anche la firma esterna o remota, molto più complessa. Ciò significa che posso anche rilasciare un documento autofirmato per la firma, definire sequenze di firma e flussi di lavoro complessi, ecc.

Le soluzioni specializzate nella firma completa dei documenti PDF, che offrono i più elevati standard di sicurezza e, soprattutto, una guida molto semplice per l’utente, stanno diventando sempre più popolari, soprattutto nell’ambiente professionale. La firma digitale dei documenti PDF tramite il browser web può essere suddivisa in tre componenti essenziali.

Gestione dei contratti

Come già detto, in questo caso il divario è ampio. Il criterio minimo per uno strumento web è la possibilità di caricare i documenti (la maggior parte delle applicazioni converte automaticamente i file nel comune formato PDF) e di scaricarli nuovamente dopo averli firmati o archiviati nel modo più sicuro possibile. Gli strumenti più completi consentono anche una gestione intelligente e una panoramica di tutti i documenti importanti in un’unica posizione centrale.

La firma digitale dei documenti

L’elemento centrale di tutti gli strumenti di firma online è l’applicazione della firma digitale a un documento contrattuale. L’applicazione di una firma digitale valida a un documento PDF è un processo tecnico che deve essere chiaramente distinto dal semplice inserimento di un’immagine di una firma manuale senza ulteriori misure tecniche!

In particolare, una firma digitale valida consente di riconoscere le successive modifiche apportate al documento. Ciò non avviene quando si inseriscono semplicemente delle immagini.

Tecnicamente, il contenuto del documento è saldamente legato alla firma apposta per una firma digitale. L’aspetto visivo della firma sul documento è principalmente informativo e non rilevante ai fini della validità (tecnica). sproof sign, ad esempio, supporta l’inserimento di immagini di una firma o la firma manuale sullo schermo, ma crea anche una firma digitale completa in background.

Un altro livello di firma digitale è la firma digitale qualificata. In questo caso, il firmatario viene verificato da un fornitore di servizi fiduciari. Si tratta di organizzazioni che effettuano una verifica completa dell’identità di una persona o di un’organizzazione e collegano l’identità alla firma durante il processo di firma digitale. Le firme digitali qualificate hanno quindi uno status giuridico speciale equivalente a quello di una firma autografa.

Gestione delle firme e flussi di lavoro

Il potenziale delle piattaforme di firma diventa evidente quando si tratta di inviare ad altri richieste di firma sicure e conformi. Ad esempio, sproof sign consente di delegare diversi compiti (ad esempio, la firma di documenti, la visualizzazione di documenti, l’inoltro di documenti) a persone diverse. La comunicazione avviene da un lato all’interno della WebApp e dall’altro tramite comunicazione via e-mail. Ciò significa che nulla può andare perso. La delega automatica facilita inoltre la gestione dei processi di firma e il rispetto di scadenze e limiti di tempo. È inoltre possibile definire sostituti, impostare note di assenza, specificare sequenze di firma e definire lo standard da utilizzare per la firma.

La qualità prima di tutto. – I criteri di qualità degli strumenti di firma basati sul web

I vantaggi della firma digitale sono molteplici. Ecco un elenco delle principali caratteristiche qualitative degli strumenti avanzati di firma elettronica:

Disponibilità e sicurezza del cloud

I contratti online sono disponibili in qualsiasi momento e ovunque, purché si abbia accesso a Internet. La disponibilità 24/7 è il grande vantaggio delle soluzioni cloud sicure. Tuttavia, occorre prestare molta attenzione ad affidarsi a un ambiente di archiviazione sicuro e protetto contro l’accesso non autorizzato, la perdita e l’uso improprio. Con le applicazioni cloud, occorre prestare particolare attenzione a garantire che lo strumento sia ospitato al 100% su server europei.

Natura vincolante delle firme digitali

Inoltre, occorre prestare attenzione a come si può o si deve dimostrare la propria identità. La firma elettronica semplice (EES) non offre alcuna protezione legale e non dovrebbe mai essere utilizzata per le firme in un contesto aziendale. Per ottenere il massimo livello di sicurezza, è necessario utilizzare la firma elettronica qualificata (QES), che è lo standard nell’area europea in conformità al regolamento eIDAS. In effetti, la scelta del fornitore di firma è di particolare importanza ed è necessaria una certa conoscenza di base dei tre diversi standard di firma per poter mappare al meglio i casi d’uso nella propria azienda.

Verifica delle firme elettroniche applicate

Un altro aspetto positivo è che le firme elettroniche possono essere verificate per sempre. Le informazioni su ogni fase del processo di firma, dall’inizio alla fine, comprese le firme apposte e l’identità unica dei firmatari, sono indissolubilmente ancorate al documento PDF per sempre. Le soluzioni complete di firma elettronica (come sproof sign) consentono la verifica direttamente sulla piattaforma.

Collaborazione

La firma è un affare di squadra. Firmate internamente o ottenete l’approvazione di soggetti esterni. È importante poter gestire il team in modo molto semplice con un account amministratore. Deve essere molto semplice aggiungere nuovi utenti e aumentare il numero di unità di firma disponibili.

Conformità

È obbligatorio per le aziende rispettare le leggi e le normative vigenti, soprattutto per quanto riguarda l’archiviazione sicura e conforme alla legge di documenti e dati in Europa. Alcuni strumenti (ad esempio sproof sign) si basano sull’elevato standard dei documenti PDF/A.

Conclusione

È tempo di firmare. I servizi di firma elettronica basati sul web sono un modo interessante e utile per semplificare i processi aziendali e risparmiare tempo e fatica. In un contesto aziendale, è importante che soddisfino tutti i requisiti rilevanti per il rispettivo caso d’uso.