Nell’industria energetica, che svolge un ruolo centrale nella fornitura di energia alla popolazione, l’efficienza e la sicurezza sono fattori decisivi. Ogni giorno i contratti vengono gestiti attraverso processi complessi che riguardano sia i flussi di lavoro interni che la collaborazione con partner, fornitori e clienti. Che si tratti di contratti di fornitura di energia elettrica, di contratti di connessione alla rete o di accordi di cooperazione, quasi tutti i processi aziendali richiedono la firma di documenti.

Una parte essenziale di questi processi è la firma di contratti e altri documenti, un compito che spesso richiede tempo e risorse, ma che è fondamentale per il buon funzionamento delle transazioni commerciali. In questo blog vi mostriamo come viene utilizzata la firma digitale per i contratti nel settore dell’energia, con un esempio pratico di Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Le firme manuali tradizionali stanno raggiungendo sempre più i loro limiti nel settore dell’energia.

Senza la firma elettronica, le aziende devono affrontare una serie di sfide e svantaggi:

• Costi elevati: la necessità di carta, stampanti, inchiostro e spazio di archiviazione comporta spese considerevoli che si sommano a lungo termine e mettono a dura prova il bilancio.

• Richiedono tempo: i processi di firma manuale richiedono molto tempo e rallentano notevolmente i processi aziendali, in quanto i documenti devono essere fisicamente stampati, firmati e restituiti.

• È necessario più personale: per coordinare i processi di gestione dei documenti e di firma sono spesso necessari altri dipendenti, con conseguenti costi aggiuntivi per il personale.

• Impatto ambientale: un elevato consumo di carta contribuisce allo spreco di risorse e ha un impatto negativo sull’ambiente, che può anche danneggiare l’immagine sostenibile dell’azienda.
  
• Rischio di falsificazione: le firme autografe sono suscettibili di essere falsificate e offrono meno sicurezza e tracciabilità rispetto alle firme digitali.
  

Grazie al calcolatore del ROI integrato, i clienti possono calcolare da soli quanto potrebbero risparmiare utilizzando la firma digitale. Lo strumento mostra chiaramente i risparmi che si possono ottenere nei settori della carta, della stampa e dei costi amministrativi e quanto tempo si guadagna con il processo digitale. In questo modo le aziende hanno un’idea chiara del valore aggiunto della firma digitale in termini finanziari e di tempo e possono decidere con cognizione di causa se il passaggio è conveniente per loro.

I vantaggi della firma digitale nelle aziende con infrastrutture critiche.

1. riduzione del consumo di risorse: il passaggio alla firma digitale consente di risparmiare carta e materiale di stampa e di ridurre i costi. Meno lavoro amministrativo, minori costi di materiale e nessuna necessità di spazio di archiviazione grazie all’archiviazione digitale riducono l’onere per le aziende. Per i fornitori di energia con molti documenti, questo significa enormi vantaggi e migliora in modo sostenibile l’equilibrio ecologico: una buona soluzione ecologica.

2. processi migliori e più rapidi: La firma digitale consente di approvare e firmare contratti e documenti importanti in tempo reale, senza dover inviare copie fisiche per posta o organizzare incontri diretti. In un settore in cui le decisioni tempestive su lavori di manutenzione, nuove costruzioni o contratti sono fondamentali, la firma digitale può ridurre drasticamente i tempi di risposta.

3. collaborazione semplificata: lafirma digitale rende la collaborazione con i partner esterni, come fornitori e subappaltatori, molto più semplice e veloce. I partner possono essere invitati a un processo di firma via e-mail e firmare immediatamente il documento in modo legalmente sicuro, indipendentemente dalla loro posizione. Questa flessibilità è particolarmente preziosa nel settore dell’energia, che spesso coinvolge reti complesse di parti interessate.

Firma digitale per la vostra azienda: come funziona?

4. migliore tracciabilità e trasparenza: la firma digitale offre una tracciabilità e una registrazione completa di tutte le fasi. Ogni azione del documento viene documentata in modo che il processo rimanga trasparente. I fornitori di energia e gli operatori di rete possono visualizzare lo stato dei loro documenti in qualsiasi momento, riducendo le incomprensioni e i ritardi e fornendo chiarezza a tutte le parti coinvolte.

5 Sostenibile e rispettosa dell’ambiente: nei settori con un elevato volume di documenti, la firma digitale contribuisce in modo significativo alla tutela dell’ambiente. Riduce il consumo di carta, conserva le risorse e riduce il consumo di energia. È inoltre indispensabile in tempi di lavoro da casa e di collaborazione globale, in quanto consente processi indipendenti dal luogo in cui ci si trova, veloci e sicuri: un vantaggio per l’efficienza e la sostenibilità.

6. sicurezza e conformità: lafirma digitale offre un elevato livello di sicurezza e affidabilità. Non solo i documenti sono criptati, ma sono anche protetti dall’accesso non autorizzato. La Firma Elettronica Qualificata (QES), in particolare, soddisfa i più elevati standard legali ed è giuridicamente equivalente a una firma autografa, il che la rende particolarmente adatta a documenti e contratti ufficiali e conforme alle direttive UE sulle firme elettroniche.

L’integrazione della firma digitale nelle aziende europee

Le firme digitali sono utilizzate dai fornitori di energia in diversi modi. Esempi: La QES, l’unica firma elettronica con lo stesso valore legale di una firma autografa, è adatta per i nuovi contratti di connessione alla rete. Soddisfa i più elevati standard di sicurezza ed è riconosciuta come prova in tribunale. Per i documenti meno sensibili, come le dichiarazioni di consenso, è spesso sufficiente la FES, che non richiede un livello di protezione legale così elevato.

Molte aziende rifuggono dalla firma digitale per timore di difficoltà nel passaggio. Tuttavia, piattaforme come sproof sign semplificano la transizione. L’integrazione nei sistemi esistenti avviene senza problemi e le interfacce di facile utilizzo consentono una rapida integrazione per dipendenti e clienti.

Il Fastlane di sproof sign consente un processo di firma rapido e legalmente sicuro, garantendo così un’elaborazione semplice e a misura di cliente. Per saperne di più, visitate questa pagina.

Sicurezza, protezione dei dati e valore probatorio hanno la priorità nei contratti

Con una soluzione completamente conforme al GDPR e all’eIDAS, la piattaforma garantisce i più alti standard di sicurezza nell’ambito della protezione e della sicurezza dei dati. Tutti i dati sono archiviati esclusivamente in centri dati europei e la conformità alla protezione dei dati è garantita da un accordo completo sul trattamento dei dati (DPA). Monitoraggi e audit regolari assicurano che la sicurezza informatica sia costantemente controllata e ottimizzata per garantire la protezione dei dati sensibili in ogni momento.

La piattaforma di sproof sign, uno dei principali fornitori di firme digitali, garantisce che.

Possibili applicazioni ed esempi pratici

Esistono diversi standard di firma elettronica per gli accordi e i contratti con i fornitori di energia, che possono essere utilizzati a seconda dell’applicazione.

Casi d’uso del settore energetico per la firma digitale di contratti e documentazione:

• Contratti di fornitura di energia elettrica

• Contratti di fornitura di gas

• Contratti di lavoro

• Contratti di fornitura

• Linee guida per la conformità

• Documentazione di audit

Standard di firma per contratti e documenti:

• Firma elettronica qualificata (QES)

• Firma elettronica avanzata (FES)

Firma elettronica semplice (EES): questa forma di firma è la più semplice e meno regolamentata. È adatta a transazioni semplici che non richiedono requisiti legali elevati.

Firma elettronica avanzata (FES): la FES offre un livello di sicurezza superiore in quanto richiede un’identificazione univoca del firmatario. È sufficiente per molte transazioni commerciali e soddisfa già elevati standard di sicurezza.

Firma elettronica qualificata (QES): la QES è la forma più sicura di firma elettronica e soddisfa i più alti requisiti legali. La firma elettronica qualificata equivale a una firma autografa ed è quindi particolarmente adatta per i contratti che richiedono un elevato livello di protezione legale.

In qualità di principale fornitore di servizi infrastrutturali del Tirolo, Innbrucker Kommunalbetriebe (IKB) svolge un ruolo centrale per la regione. Con oltre 700 dipendenti, IKB fornisce in modo affidabile energia, acqua e altri servizi essenziali a migliaia di famiglie e aziende. Per rendere più efficienti e moderni i propri processi interni ed esterni, IKB ha deciso di introdurre la firma digitale, digitalizzando così in modo coerente i propri processi.

“Ci è piaciuto molto il modo in cui abbiamo lavorato insieme e la flessibilità. Poiché IKB è sinonimo di sostenibilità e regionalità, era importante trovare un partner in ambito regionale. sproof sign poteva facilmente tenere il passo con i principali fornitori statunitensi. La soluzione di sproof ci è piaciuta, soprattutto per la facilità d’uso e le opzioni di integrazione. Ci siamo sentiti in ottime mani per quanto riguarda la protezione dei dati e la conformità alle linee guida europee”. – Dipl.-Ing. Gerhard Fichtl, Responsabile IT di Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB)

Lo sproof sign è un importante tassello nella strategia di digitalizzazione del fornitore di energia di Innsbruck

IKB persegue obiettivi chiari nell’introduzione della firma digitale: minor consumo di carta, processi di firma automatizzati e una soluzione conforme al 100% alla legge. Queste misure promuovono un modo di lavorare che risparmia risorse e semplifica i processi. Grazie all’integrazione API, la piattaforma ha potuto essere integrata rapidamente nei flussi di lavoro esistenti. Le firme digitali sono state facilmente utilizzate all’interno e all’esterno, risparmiando tempo e risorse. L’implementazione di facile utilizzo ha permesso a IKB di digitalizzare rapidamente i processi, aumentando così l’efficienza e la sostenibilità: un passo importante verso il futuro.

Conclusione: business efficiente, sostenibile e sicuro con la firma digitale

La firma digitale dei contratti è un investimento essenziale per il futuro dei fornitori di energia. Consentono un significativo aumento dell’efficienza nella gestione dei contratti, riducono i costi e contribuiscono attivamente alla tutela dell’ambiente. L’esperienza di IKB dimostra che una semplice implementazione e una piattaforma conforme al GDPR consentono una trasformazione digitale che non solo migliora i processi, ma rafforza anche in modo sostenibile il bilancio ecologico di un’azienda.