Energie AG Oberösterreich vodeća je energetska i uslužna grupa koja od 1892. godine igra ključnu ulogu u oblikovanju regionalne opskrbe energijom. Sa širokim portfeljem električne energije, plina, topline, vode, kao i usluga zbrinjavanja otpada i ICT-a, tvrtka se zalaže za kvalitetu i pouzdanost za kupce, dobavljače, zaposlenike i javnost. Kroz široku mrežu i vlastite elektrane, Energie AG osigurava održivo i pouzdano napajanje za više od 450.000 kupaca. Kao partner preko 1.000 općina, aktivan je i na području voda. Sve to uvijek pod najvišim ekološkim standardima.

Naziv tvrtke: Energie AG Oberösterreich

Kratak opis projekta:
Implementirajte rješenje za digitalni potpis kako biste podržali učinkovite, fleksibilne poslovne procese i ispunili zahtjeve za zaštitu podataka.

Zašto znak otpora:
“Već imamo nekoliko različitih internih rješenja, koja su nas naučila koje su nam značajke najvažnije, a koje nam ne mogu pružiti fleksibilnost koja nam je potrebna. Prilikom ocjenjivanja potencijalnih dobavljača stoga smo definirali specifične zahtjeve (…) sproof sign nam ih je uspio pružiti.”

Kako je došlo do odluke o uvođenju digitalnog potpisa?

Hamburger: “Odlučili smo implementirati rješenje za digitalni potpis kako bismo riješili dva ključna izazova. Prvo, primijetili smo da često nailazimo na medijski prekid u našim procesima s krajnjim kupcima. Mnogo informacija dostavljeno je u papirnatom obliku, što je dovelo do dugotrajnih ručnih procesa prikupljanja, arhiviranja i daljnje obrade. Ovaj medijski poremećaj znatno je usporio naše procese. Digitalizacijom ovih procesa i uvođenjem digitalnog potpisa uspjeli smo ukloniti ovo usko grlo i povećati učinkovitost.

Osim toga, pandemija COVID-19 prisilila nas je da prilagodimo naše interne procese. Tradicionalna metoda fizičkog potpisivanja dokumenata više nije bila praktična zbog ograničenja putovanja i dogovora o radu od kuće. Potreba za implementacijom digitalnog rješenja postala je očita kako bi se održalo poslovanje. U tom kontekstu tražili smo rješenje koje bi nam moglo pružiti potrebnu fleksibilnost.”

Za koje se slučajeve upotrebe koristi digitalni potpis?

Hamburger: “Digitalni potpis koristimo za razne primjene. S jedne strane, koristimo ga u kontaktu s kupcima, na primjer kada kupac želi sklopiti ugovor ili treba potvrditi pruženu uslugu. Drugi slučaj upotrebe je interna upotreba, posebno u situacijama kao što je brza provedba novih propisa, kao što je uredba o ministarstvu unutarnjih poslova. U tom slučaju morali smo brzo obraditi dokumente za 1500 zaposlenika, što ne bi bilo moguće s tradicionalnim papirnatim procesima. Za rješavanje ovog procesa koristili smo interna rješenja koja su integrirana putem posebno razvijene aplikacije. Proveden je postupak izdavanja u kojem su dokumente prvo odobrili izravni nadređeni prije nego što su poslani zaposlenicima s unaprijed definiranim rezerviranim mjestima za potpis.”

Zašto ste odabrali europsko rješenje za potpis i kakvu ulogu ima GDPR?

Hamburger: “Poslujemo kao dobavljač energije s kritičnom infrastrukturom u visoko reguliranom području. Privatnost nam je od najveće važnosti jer stalno radimo s osobnim podacima. Stoga je bilo ključno pronaći pružatelja usluga u neposrednoj blizini, po mogućnosti u Austriji ili barem u Europi. Američki pružatelj usluga bio bi povezan s previše neizvjesnosti i izazova, jer ne možemo riskirati. Naša politika stoga stavlja jasan fokus na europske pružatelje usluga kako bismo osigurali da ispunjavamo zahtjeve GDPR-a i minimiziramo rizike za zaštitu podataka.”

Koje standarde u pogledu sigurnosti podataka i usklađenosti mora zadovoljiti softversko rješenje u vašoj tvrtki?

Hamburger: “Osim GDPR-a, od velike nam su važnosti i drugi standardi, poput ISO 271001. To nam je posebno važno jer smo i sami certificirani i očekujemo da naši dobavljači mogu zadovoljiti iste sigurnosne standarde kao i mi. Također provodimo redovite sigurnosne revizije kako bismo osigurali da je naša infrastruktura uvijek zaštićena. Ti se pregledi provode svake godine kako bi se pravovremeno identificirale i otklonile potencijalne ranjivosti prije nego što se dogode sigurnosni incidenti, što može biti skupo.”

“Mnogo je informacija dostavljeno u papirnatom obliku, što je rezultiralo dugotrajnim ručnim procesima […] Vodio. Ovaj medijski poremećaj znatno je usporio naše procese. Digitalizacijom ovih procesa i uvođenjem digitalnog potpisa uspjeli smo ukloniti ovo usko grlo i povećati učinkovitost.”

Dr. Franz Burger
Savjetovanje za upravljanje sadržajem i suradnju

Kakav je proces evaluacije rješenja za digitalni potpis u tvrtki vaše veličine?

Hamburger: “Već imamo nekoliko različitih internih rješenja, koja su nas naučila koje su nam značajke najvažnije, a koje nam ne mogu pružiti fleksibilnost koja nam je potrebna. Prilikom procjene potencijalnih dobavljača stoga smo definirali specifične zahtjeve, uključujući mogućnost premještanja rezerviranog mjesta za potpis po želji i prilagodbe skaliranja, kao i mogućnost da korisnici fleksibilno konfiguriraju svoju ulogu potpisa. To nismo svugdje pronašli. Također smo stavili naglasak na mogućnost integracije s postojećim procesima, posebno putem REST API-ja, kako bismo osigurali besprijekornu integraciju u naše tijekove rada. “

Što vam se posebno sviđa kod znaka otpora?

Hamburger: “Nakon ankete naših ključnih korisnika koji često koriste proizvod, posebno je pozitivno naglašena točka upotrebljivosti. Korisničko sučelje je intuitivno dizajnirano, što korisnicima pojednostavljuje postupak potpisivanja. Također radi glatko u pokretu, što naši zaposlenici jako cijene. Osim toga, za korištenje proizvoda trebala im je mala ili nikakva obuka. To je značajno smanjilo napor treninga i bila nam je velika prednost. Još jedan pozitivan aspekt je mogućnost slobodnog konfiguriranja pečata za potpis. To nam omogućuje pokrivanje različitih zahtjeva i podršku pojedinačnim procesima. Druga rješenja s potpisom jednostavno nisu uspjela odgovoriti na ovaj izazov.”

Postoje li ideje za buduće slučajeve upotrebe znaka otpora?

Hamburger: “Trenutno smo u testnoj fazi integracije sa SAP-om za proces ponude. Ovdje se ponude stvaraju, odobravaju i potpisuju prije slanja klijentu. Ta je integracija već uspostavljena i postupno će se uvoditi od ljeta. Nešto što bi vjerojatno također imalo potencijal je naš interni odjel za ljudske resurse. Imamo oko 4.500 zaposlenika o kojima se treba brinuti. Naravno, sve što radi digitalno i odlazi od papira ogromna je poluga.”