U visoko reguliranom okruženju kao što su plaćanja, zakonski usklađeni i učinkoviti procesi su ključni. Austrijski pružatelj platnih usluga hobex AG pokazuje kako se digitalizacija i usklađenost mogu uspješno kombinirati – s rješenjem za digitalni potpis sproof sign. Besprijekornom integracijom naprednog elektroničkog potpisa u postojeći sustav upravljanja ugovorima, hobex nije samo uspio povećati kvalitetu procesa, već i uštedjeti vrijedne resurse. U razgovoru s dr. Martinom Gsöls, stručnjakinjom za zaštitu podataka u hobexu, postaje jasno koliko su važni europski standardi zaštite podataka, tehnička fleksibilnost i jednostavnost korištenja pri odabiru integriranog rješenja za digitalne potpise u tvrtki.

Naziv organizacije:
hobex AG

Profil tvrtke:
hobex AG je austrijski pružatelj cjelovitih usluga bezgotovinskih platnih sustava sa sjedištem u Salzburgu i drugim lokacijama u Njemačkoj, Sloveniji i Italiji. Tvrtka nudi prilagođena rješenja za prihvaćanje kreditnih i debitnih kartica, kao i za plaćanja u e-trgovini. Hobex je osnovan 1991. godine i od tada je aktivan na tržištu, s fokusom na inovacije i korisničku uslugu.

Zašto znak otpora:
“Moramo biti u mogućnosti dokazati u svakom trenutku da naši procesi funkcioniraju pravno besprijekorno i da su u skladu s trenutnim zahtjevima. Stoga su digitalni, sljedivi i revizijski procesi ključni, posebno u ugovaranju. Rješenje kao što je znak otpora pomaže nam da ispunimo ove visoke standarde.”

Što hobex znači kao tvrtka?

hobex je vodeći pružatelj platnih usluga u DACH regiji s dodatnom prisutnošću u Sloveniji i Italiji. Naša osnovna djelatnost je podrška tvrtkama iz različitih industrija – posebno maloprodaje, gastronomije i turizma – u sigurnoj i učinkovitoj obradi bezgotovinskog plaćanja.

Omogućujemo kartično plaćanje i na prodajnom mjestu i u e-trgovini te opslužujemo oko 44.000 kupaca. Veliku važnost pridajemo izvrsnoj korisničkoj usluzi, visokom stupnju fleksibilnosti i individualnoj podršci. Kako bismo zadovoljili tu potražnju, moderni, moćni alati kao što je sproof sign za digitalne potpise središnja su komponenta naše digitalne infrastrukture.

Kakvu ulogu imaju zaštita podataka, usklađenost i regulacija u vašem svakodnevnom poslovanju i u procesu digitalnog potpisa?

Kao pružatelj platnih usluga, hobex podliježe nadzoru austrijskog tijela za financijsko tržište (FMA). To znači da podliježemo regulatornim zahtjevima sličnim onima tradicionalnih banaka – to se posebno odnosi na usklađenost sa zahtjevima za zaštitu podataka, IT sigurnost i sveobuhvatne postupke usklađenosti.

U svakom trenutku moramo biti u mogućnosti dokazati da naši procesi funkcioniraju pravno besprijekorno i da su u skladu s trenutnim zahtjevima. Stoga su digitalni, sljedivi i revizijski procesi ključni, posebno u ugovaranju. Rješenje kao što je znak otpora pomaže nam da ispunimo ove visoke standarde.

U kojim specifičnim slučajevima upotrebe trenutno upotrebljavate digitalni potpis?

U potpunosti smo integrirali sproof sign u naše digitalno upravljanje ugovorima. Čim je ugovor finaliziran, odgovorni vlasnik ugovora može izravno započeti postupak potpisivanja. Sudionici su automatski pozvani, trenutni status je vidljiv u svakom trenutku – a nakon potpisivanja dokument se automatski vraća u sustav. Sve to funkcionira putem API sučelja koje je neprimjetno ugrađeno u naš postojeći IT krajolik. To čini proces dosljednim, učinkovitim i transparentnim.

Kako je prošlo uvođenje dokaznog znaka u vaš postojeći IT sustav?

Tehnička integracija bila je glatka i provedena u kratkom vremenu. Posebno bih želio naglasiti opipljivu dodanu vrijednost: Proces potpisivanja postao je puno lakši, brži i sigurniji zahvaljujući sproof signu. Za nas je bilo ključno da o digitalizaciji ne razmišljamo izolirano, već da je integriramo u postojeće tijekove rada – što je upravo ono što sproof omogućuje svojim rješenjem temeljenim na API-ju.

Za nas napredni elektronički potpis nudi idealnu kombinaciju sigurnosti, jednostavnosti korištenja i pravne učinkovitosti. Jednostavan je za postavljanje, jednostavan za korištenje, a također je vrlo dobro prihvaćen od strane vanjskih partnera.

Dr. Martina Gsöls

Kako je elektronički potpis uveden i prihvaćen interno u tvrtki? Jesu li postojale mjere obuke?

Sproof Sign uveden je izravno u sklopu uvođenja našeg novog sustava za upravljanje ugovorima. Kao rezultat toga, to je bio dio većeg procesa promjene u kojem se odvijala ciljana obuka. Prihvaćanje je bilo visoko od samog početka, posebno među kolegama koji redovito rade s ugovorima. Cijene jednostavnost korištenja, transparentnost u procesu i primjetnu uštedu vremena. Rješenje za digitalni potpis aktivno se koristi i ocjenjuje se vrlo pozitivno.

Zašto ste namjerno odabrali europskog pružatelja softvera za elektronički potpis?

Većina naših kupaca i partnerskih tvrtki nalazi se u Europi – s fokusom na Austriju, Njemačku i Italiju. Sukladno tome, veliku važnost pridajemo oslanjanju na europske pružatelje usluga u području zaštite podataka i IT infrastrukture.

Preferiramo rješenja u oblaku s hostingom u EU i jasnom usklađenošću s GDPR-om. sproof 100% ispunjava ove zahtjeve, a sama tvrtka ima sjedište u Austriji – to se savršeno uklapa u našu sliku o sebi kao regionalno usidrene, ali međunarodno aktivne tvrtke.

Ako postoji europsko rješenje koje je tehnički uvjerljivo i istovremeno dijeli naše vrijednosti u pogledu zaštite podataka, to je za nas prvi izbor.

Zašto koristite napredni elektronički potpis u hobexu?

Za nas napredni elektronički potpis nudi idealnu kombinaciju sigurnosti, jednostavnosti korištenja i pravne učinkovitosti. Jednostavan je za postavljanje, jednostavan za korištenje, a također je vrlo dobro prihvaćen od strane vanjskih partnera.

Za ugovore u B2B okruženju ispunjava sve zahtjeve – kako u pogledu pravne valjanosti tako i usklađenosti. To je odlučujući čimbenik, posebno za reguliranog pružatelja platnih usluga poput nas.

Zašto ste odabrali API integraciju elektroničkog potpisa sproof signa?

Za nas je end-to-end digitalizacija naših poslovnih procesa u prvom planu. To znači: nema diskontinuiteta medija, nema promjena sustava, nema ručnog kopiranja dokumenata naprijed-natrag.

Zahvaljujući API integraciji, cijeli proces potpisivanja funkcionira izravno unutar našeg upravljanja ugovorima. Pokrećem potpisivanje, otvara se prozor za provjeru, potpisujem – i čim je proces završen, dokument se automatski reproducira. Na taj način osiguravamo da naši procesi nisu samo digitalni, već i učinkoviti i jednostavni za korištenje.

Kako je funkcionirala suradnja na tehničkoj integraciji softvera za potpis?

Implementacija je provedena u bliskoj koordinaciji između našeg pružatelja usluga upravljanja ugovorima i sproof tima. Suradnja je cijelo vrijeme bila profesionalna i usmjerena na rješenja. Čak i uz individualne zahtjeve ili zahtjeve za podrškom, sproof je uvijek bio brzo dostupan i od velike pomoći.

S naše točke gledišta, to je bio svestrano uspješan projekt – i tehnički i organizacijski.