Bilo je i vrijeme! Vrijeme je da prilagodimo poslovne procese kako bi radili učinkovitije i sigurnije. U poslovnom svijetu sve bolji digitalni tijekovi rada pomažu u postizanju toga. Sve je više platformi i rješenja koja pružaju lijek za apsolutno standardne procese do nišnih posebnih aplikacija. Jedan od tih standardnih procesa, koji se može značajno poboljšati zahvaljujući digitalnim rješenjima, je prikupljanje potpisa.

U ovom članku objašnjavamo što je “tijek rada digitalnog potpisa” i kako se vama, vašoj tvrtki ili vašoj mreži može pomoći ako se oslanjate na smislenu digitalizaciju za ovaj slučaj upotrebe.

Analogno naspram digitalnog: Kako prikupljate potpise?

Naravno, postoji i varijanta “stare škole”: potpisivanje olovkom na papiru. Gledano izolirano, ni to ne košta puno – pogotovo ako ste i sami osoba koja potpisuje – i ponekad se čini “šik” ili čak formalnijim. Posebno u kombinaciji s fizičkim sastankom. Vlastoručni potpis ionako je pravno valjan.

Drugi pogled otkriva “štakorski rep”: vrlo složen, naporan i resursno intenzivan proces (ispis, skeniranje, žigosanje, otprema, čekanje na povrat itd.). To također znači: medijske pauze koje razvodnjavaju dokaznu vrijednost, dugotrajno arhiviranje i, na kraju, ali ne manje važno, dobivanje ili čekanje na potpisivanje i vraćeni ugovor vrlo je dugotrajan.

Sada dobro poznata alternativa: digitalni ili elektronički potpis
Tehnički, to je kriptografska metoda koja se temelji na asimetričnim algoritmima šifriranja. To omogućuje provjeru vjerodostojnosti dokumenta i identiteta potpisnika.

Ono što je tehnički složeno i vrlo sigurno u pozadini skriveno je u prvom planu korisničkim sučeljem jednostavnim za korištenje. Na kraju, pravno valjano digitalno potpisivanje jednostavno je kao i online prijenos.

U osnovi, postoje različiti načini digitalnog potpisivanja: jednostavni, napredni i kvalificirani. Unatoč površno identičnom izgledu digitalnih potpisa na konačnom dokumentu, status svake vrste digitalnog potpisa i njegova obvezujuća priroda su različiti.”

Dr. Fabian Knirsch (izvršni direktor i suosnivač, sproof GmbH)

U slučaju jednostavnog elektroničkog potpisa ili natpisa nije moguće otkriti manipulaciju.

Ukratko, samo potpis koji je provjerljiv od strane javno odobrene usluge provjere može se klasificirati kao zakonski usklađen. Platforme kao što je sproof sign specijalizirane su za izradu potpisa po najvišim standardima, kao i za integriranu provjeru bilo kojeg dokumenta.

Bez granica, jednostavno, digitalno. Dobivanje potpisa pomoću platforme za e-potpis (u korporativnom kontekstu).

Platforme za potpis omogućuju mapiranje procesa digitalnog potpisa, poznatih i kao tijekovi rada potpisa, u većoj ili manjoj mjeri. Važnost je posebno važna pri dobivanju potpisa. Sproof Sign je 100% specijaliziran za izdavanje i dobivanje potpisa te uvjerava spomenutim tijekovima rada.

Ali što je tijek rada u kontekstu potpisivanja dokumenata?

Općenito, tijek rada smatra se strukturiranim slijedom radnih koraka za postizanje određenog cilja ili rezultata. Pojedini radni koraci, njihov redoslijed, odgovornosti i ovisnosti određuju se kako bi se posao obavljao učinkovito i djelotvorno.

Isto vrijedi i za prikupljanje potpisa. Dobar alat za e-potpis omogućuje mapiranje svih zamislivih procesa odobravanja kako bi se uštedjelo vrijeme i kadrovski resursi. Cijela stvar se radi uz zajamčeno poštivanje najviših standarda sigurnosti i usklađenosti u tvrtkama.

Moć tijeka rada: Dobijte vanjske digitalne potpise u samo 5 koraka

Dodavanje poslovnih kontakata

Prirodno! Ako želim dati dokument na potpis, prvi korak je znati podatke za kontakt. U većini slučajeva zahtjevi za potpis obrađuju se putem adrese e-pošte, jer je adresa e-pošte već dobra osnova za provjeru autentičnosti druge osobe. U slučaju naprednih elektroničkih potpisa (FES), dokaz o identitetu izravno je povezan s osobnom adresom e-pošte. Prema tome, druga osoba izdaje digitalni potpis s istom adresom e-pošte koja je korištena za zahtjev za potpis.

Jedna od prednosti platforme za e-potpis je jednostavno upravljanje podacima za kontakt odmah na početku zahtjeva za potpisom. U pravilu se često korišteni kontakti automatski predlažu tijekom procesa prikupljanja, a svi podaci o kontaktima automatski se unose u pojednostavljeni sustav upravljanja kontaktima gdje se mogu pregledavati i uređivati.

Definiranje standarda potpisa

Kao što je već detaljno opisano, standard potpisa ključan je s obzirom na željenu dokaznu vrijednost traženog potpisa. Važno je znati da možete definirati standard potpisa za pandan za potpisivanje, ali ne morate. Ako je, na primjer, ugovor od velike formalne važnosti, može se zahtijevati kvalificirani elektronički potpis ili se mogu tehnički isključiti druge vrste potpisa. Ako druga osoba nema priliku potpisati se na kvalificiran način, alat za e-potpis automatski će vas voditi kroz postupak identifikacije

Definiranje slijedova i uloga

Postoje različiti slučajevi upotrebe u kojima želite izbjeći da nekoliko kontakata istovremeno primi dokument na potpis. Jedan od slučajeva upotrebe može biti da uprava potpiše nakon predstavnika još dva odjela i na kraju tajništvo primi dokument na pregled ili za konačno preuzimanje.

Definiranje položaja potpisa

Jedna od najvažnijih značajki svake platforme za potpis je “Definiranje rezerviranih mjesta za potpise”. Možete točno odrediti na kojoj strani, tko se gdje mora potpisati. Pomoću znaka za provjeru može se prilagoditi i veličina kartice s potpisom.

Postavite rok za potpisivanje i slanje podsjetnika

U posljednjem koraku tijeka rada, najopsežnija sveobuhvatna rješenja za potpis omogućuju vam postavljanje roka, pisanje prijateljskog (određenog) teksta pozivnice i, što je najvažnije, automatsko podsjećanje primatelja na taj rok. Time se značajno povećava stopa uspješnosti pravodobnog primanja supotpisanog dokumenta. Da ne spominjemo da ovaj tijek rada ionako značajno smanjuje “vrijeme do odluke”.

(Nije obavezno:) Provjerite primljene potpise izravno u znak dokaza

Kao što je spomenuto, važno je stvoriti razumijevanje da kvalificirani i napredni elektronički potpis jamči najvišu razinu sigurnosti jer se njegova valjanost može vrlo lako potvrditi. Izravno integrirani mehanizam provjere – kao što je dostupan u znaku sproof – omogućuje potpunu sljedivost i sigurnost za važne postupke odobravanja.

Digitalni potpis sa stajališta pozvane osobe

Za pozivatelja je bitno da se svi potpisi vrate na vrijeme. Ključan je ulazak niskog praga u platformu za potpisivanje. Znak Sproof pojednostavio je ovaj proces:

• Kao što je opisano, osoba koja poziva šalje dokument na potpis e-poštom.
  
• Pozvana osoba prima e-mail, klikne na poveznicu i može izravno potpisati dokument bez registracije (!).
  
• Ako je potreban kvalificirani potpis, a pozvana osoba još nema postojeću QES identifikaciju (mogućnost potpisivanja na kvalificirani način), pozvana osoba će proći izravno kroz postupak identifikacije nakon registracije.
  
• Za pozvane nikada ne postoje (!) Koštati.
  
• Ako ste već korisnik dokaznog znaka, naravno možete pohraniti dokument ili ga po želji proslijediti na drugi potpis, staviti na hrpu, delegirati zahtjeve za potpis itd.

Želite započeti? Registrirajte se sada besplatno i dobijte svoj prvi potpis

Ovo možete pronaći samo na znak otpora. Pokušali smo našim korisnicima omogućiti najlakši mogući početak u svijetu digitalnih potpisa. S besplatnim privatnim računom možete odmah početi koristiti platformu i sami napraviti svoje prve digitalne potpise ili ih dobiti bez prepreka u cijeloj Europi.