Lomakkeiden ja kenttien käyttö

Luettelo kaikista lomakekentistä

sproof sign tarjoaa laajan valikoiman lomakekenttiä, joten asiakirjojen laatimisessa ei ole rajoja:

1. Allekirjoitus: Allekirjoituspaikka, jossa asiakirja allekirjoitetaan täydellä nimellä.
2. Nimikirjaimet: Allekirjoituskohta, jossa nimen nimikirjaimet allekirjoitetaan.
3. Nimi: Etunimi, sukunimi tai koko nimi
4. Sähköposti: Sähköpostiosoite
5. Organisaatio: esim. yritys, työnantaja jne.
6. Osoite: Osittainen tai täydellinen osoite (esim. katu, talon numero, ovi,...).
7. Postinumero: Postinumero
8. Maa: Maan tiedot
9. Päivämäärä: Päiväys
10. IBAN: Kansainvälinen tilinumero
11. Teksti (kiinteä): vain luettavissa oleva teksti, joka kiinnitetään asiakirjaan ilman, että asiakirjaa tarvitsee allekirjoittaa.
12. Teksti: Tekstikenttä, joka voidaan täyttää millä tahansa tekstillä
13. Valintaruutu: Pudotusvalikko, jossa on yksi tai useampi valintavaihtoehto, joka lähettäjän on määriteltävä.
14. Valintaruutu: Valintaruutuja käytetään usein monivalintakysymyksissä tai vahvistuksen antamiseen tai ehtojen hyväksymiseen.
15. Radiobox: Radiolaatikoita käytetään usein yhden vaihtoehdon kysymyksissä, joissa ihmisiä pyydetään valitsemaan vastaus joukosta vastauksia.
16. Päivämääräkenttä: Päivämäärä
17. Tiedoston lataus: Lähettäjä voi määritellä enintään 3 tiedostoa (kuvia ja/tai asiakirjoja) vastaanottajaa kohden, jotka hänen on ladattava ennen asiakirjan allekirjoittamista.

Lomakekenttien sijoittaminen ja määrittäminen

Näin voit sijoittaa ja määrittää lomakekenttiä sproof signissa:

1. Löydät luettelon kaikista käytettävissä olevista lomakekentistä oikeanpuoleisesta sivupalkista. Sivupalkki näyttää erilaiselta riippuen siitä, sijoitatko kenttiä itsellesi vai vastaanottajille.
2. Voit sijoittaakentän asiakirjaanvetämällä ja pudottamalla sen sinne. Voit valita kentän klikkaamalla sitä. Voit siirtää kenttää pitämällä hiiren painiketta alhaalla ja vetämällä sen toiseen paikkaan.
3. Kun olet valinnut kentän, suoraan kentän yläpuolelle ilmestyy päällekkäisasetus, joka sisältää seuraavat toiminnot: Muuta tehtävää, Avaa kentän asetukset, Kopioi kenttä, Pienennä/suurenna fontti ja Poista kenttä.
4. Klikkaamalla kynäkuvaketta voit avata kentän asetukset oikeassa sivupalkissa: Täällä voit esimerkiksi muuttaa kentän kohdistusta, merkitä kentän pakolliseksi kentäksi ja tehdä muita kenttää koskevia asetuksia.

Esikatselu

Esikatselu on niin sanotusti tulostuksen esikatselu. Se näyttää, miltä asiakirja näyttää, kun lataat sen tässä vaiheessa. Tämä toiminto on tärkeä, koska kaikki lomake- ja allekirjoituskentät "Teksti (kiinteä)" -kenttää lukuun ottamatta ovat kiinteitä vasta, kun asiakirja on allekirjoitettu. Tämä tarkoittaa, että niitä EI näytetä esikatselussa ennen allekirjoittamista. Voit tarkistaa esikatselun avulla, mitkä kentät on jo kiinnitetty asiakirjaan ja mitkä eivät.

1. Tässä esimerkissä näet vain luettavan tekstin ("Teksti (kiinteä)" -kenttä), nimikentän ja allekirjoituspaikan.
2. Voit avata esikatselun napsauttamalla ylävalikkopalkin esikatselupainiketta.

1. Vain luku -teksti näkyy asiakirjassa, koska se on kiinteä, kun asiakirja ladataan, riippumatta allekirjoituksesta.
2. Nimikenttä ja allekirjoituksen sijainti eivät näy esikatselussa, koska ne kiinnittyvät asiakirjaan vasta, kun se on allekirjoitettu.
3. Voit ladata asiakirjan sellaisenaan.
4. Sulje esikatselu alareunassa olevalla Sulje-painikkeella tai oikeassa yläkulmassa olevalla X-kuvakkeella.

Muistutuspainike ja pikakäyttö

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa asiakirjan lomakekenttien läpikäymiseen ja täyttämiseen: Joko suoraan asiakirjassa tai niin sanotun ilmoituspalkin kautta.

1. Ilmoituspalkissa* näkyy , kenelle lomakekenttiä olet parhaillaan sijoittamassa, eli joko 1) itsellesi, 2) vastaanottajalle tai 3) määrittelemättömät (yleiset) kentät.
2. Suluissa olevat tiedot osoittavat, kuinka monta kenttää olet jo asettanut kyseiselle henkilölle ja kuinka monta niistä on jo täytetty. Valintakuvake on harmaa, kunnes vähintään kaikki pakolliset kentät on täytetty ja asiakirja voidaan allekirjoittaa.
3. Voit siirtyä nuolinäppäimillä nopeasti ja helposti kyseisen henkilön kenttiin.
4. Vihreä painike, jossa on lyijykynäkuvake, avaa pikakäytön.
5. Pikakäytössä luetellaan kaikki kyseisen henkilön lomakekentät, ja ne voidaan täyttää yhdellä kertaa. Jotkin kentät, kuten allekirjoituskentät, on kuitenkin tarkistettava suoraan asiakirjassa. Kentän oikealla puolella olevan kuvakkeen avulla voit siirtyä suoraan asiakirjan kyseiseen kenttään.
6. Voit suodattaa kenttiä saadaksesi paremman yleiskuvan jo täytetyistä ja vielä avoimista kentistä.

Lomakekentät käytännössä

Lomakekenttien käyttötapauksia on viisi:

• Lataa asiakirja ja aseta yleiset lomakekentät, jotka kuka tahansa voi täyttää.
• Lataat asiakirjan ja sijoitat itsellesi lomakekenttiä, jotka voidaan täyttää valmiiksi.
• Lataat asiakirjan, lisäät vastaanottajia ja sijoitat heille osoitettuja lomakekenttiä.
• Lähetät asiakirjan, jossa on olemassa olevia lomakekenttiä.
• Saat asiakirjan ja täytät siihen sijoitetut lomakekentät.

Näitä viittä käyttötapaa voidaan myös yhdistää, ja niitä kuvataan tarkemmin jäljempänä.

Käyttötapaus 1: Asiakirjan lataaminen ja yleisten lomakekenttien sijoittaminen.

Kuten kohdassa "Lomakekenttien tyypit" on kuvattu, yleisiä kenttiä ei ole osoitettu kenellekään, joten kuka tahansa voi täyttää ne. Kuitenkin vain siihen asti, kunnes ensimmäinen henkilö allekirjoittaa asiakirjan, minkä jälkeen ne kiinnitetään asiakirjaan. Voit sijoittaa yleisiä kenttiä lataamalla asiakirjan ja valitsemalla oikeanpuoleisesta sivupalkista "Muokkaa asiakirjaa ".

1. Vedä ja pudota yleiset kentät oikeasta sivupalkista asiakirjaan.
2. Tee tarvittaessa kentän asetukset. Tee tämä napsauttamalla kynäkuvaketta.
3. Yleisten kenttien määrä näkyy ilmoituspalkissa. Navigoi kenttien läpi nuolinäppäimillä tai täytä ne suoraan pikatäyttötilassa.

Muista aina, että yleiset kentät kirjoitetaan heti, kun joku allekirjoittaa asiakirjan. Jos siis haluat, että kuka tahansa vastaanottaja täyttää kentät, allekirjoita asiakirja joko ennen kenttien sijoittamista tai vasta sitten, kun joku yhteyshenkilösi on täyttänyt kentät ja allekirjoittanut asiakirjan.

Käyttötapaus 2: Lataa asiakirja ja sijoita sinulle osoitetut lomakekentät.

Jos sijoitat lomakekenttiä itsellesi, lataa asiakirja ja valitse oikeanpuoleisesta sivupalkista "Allekirjoita itse".

1. Löydät lomakekentät kolmannelta välilehdeltä. On tärkeää, että olet aiemmin valinnut allekirjoitustyypin ja allekirjoitustyylin, muuten et voi sijoittaa asiakirjalle kenttiä.
2. Vedä ja pudota nyt asiakirjalle haluamasi määrä lomakekenttiä. Kuten kohdassa "Lomakekenttien tyypit" jo kuvattiin, valmiiksi määritetyt kentät on jo täytetty tiedoillasi, mikä säästää aikaa kenttien täyttämisessä. Voit muokata niiden sisältöä milloin tahansa.
3. Sinulle asetettujen kenttien määrä näkyy ilmoituspalkissa. Voit navigoida kenttien läpi nuolinäppäimillä tai täyttää ne suoraan pikatäyttötavalla.
4. Allekirjoita sitten asiakirja, jotta allekirjoituksesi ja muut lomakekentät tallentuvat asiakirjaan.

Halutessasi voit sitten kutsua yhteystietoja allekirjoittamaan. Tästä saat lisätietoja seuraavasta osiosta "Käyttötapaus 3: Asiakirjan lataaminen ja lomakekenttien sijoittaminen yhteystietoja varten".

Käyttötapaus 3: Asiakirjan lataaminen ja lomakekenttien sijoittaminen yhteystietoja varten

Jos haluat sijoittaa lomakekenttiä, jotka on nimenomaisesti määritetty tietylle vastaanottajalle, lataa asiakirja ja valitse "Vastaanottajat" oikeanpuoleisesta sivupalkista. Lisää yksi tai useampi yhteyshenkilö ja määritä tarvittaessa allekirjoitusjärjestys, roolit jne. Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla "Seuraava". Voit nyt sijoittaa lomakekenttiä vastaanottajille. Huomaa, että kaikille allekirjoittajille on määritettävä vähintään yksi allekirjoituspaikka.

1. Tässä valintakentässä näet, mikä vastaanottaja on tällä hetkellä valittuna. Voit valita toisen henkilön luettelosta napsauttamalla kenttää. Voit myös valita "kuka tahansa ", jos haluat sijoittaa yleisiä kenttiä.
2. Vedä ja pudota nyt asiakirjaan valitun henkilön lomakekentät haluamallasi tavalla.
3. Valitun henkilön kenttien määrä näkyy ilmoituspalkissa. Navigoi kenttien läpi nuolinäppäimillä tai täytä kentät suoraan kyseiselle henkilölle pikatäyttötilassa.
4. Siirry sitten seuraavaan henkilöön - joko sivupalkin yläreunassa olevan valintakentän tai alareunassa olevan painikkeen avulla.

Toista tätä, kunnes olet asettanut tarvittavat lomakekentät kaikille yhteystiedoille. Sen jälkeen voit määrittää kutsun.

Käyttötapaus 4: Asiakirjan lataaminen olemassa olevien lomakekenttien kanssa

Jos lataat asiakirjan, jossa on olemassa olevia lomakekenttiä, sproof sign tunnistaa ne, ja voit päättää, miten menetellä:

1. Ota kentät haltuun: Lomakekentät otetaan käyttöön ja sijoitetaan asiakirjaan yleisinä kenttinä. Ne voidaan myöhemmin osoittaa jollekin henkilölle tai täyttää suoraan.
2. Tallenna lomakkeen tiedot: Jos lomakekentät on jo täytetty toisessa työkalussa (esim. Adobe Acrobat Reader), voit tallentaa syötetyt tiedot suoraan asiakirjaan. Sen jälkeen niitä ei voi enää muokata.
3. Poista lomakekentät: Kaikki tunnistetut kentät ja niiden sisältö poistetaan asiakirjasta.

Jos olet valinnut vaihtoehdon 1, tunnistetut lomakekentät sijoitetaan asiakirjaan yleisinä kenttinä. Voit täyttää ne itse tai antaa ne jonkun täytettäväksi. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan "Vastaanottajat " ja kutsumalla yhteystietoja. Jos napsautat "Seuraava", seuraavassa vaiheessa sinulta kysytään, haluatko määrittää kentät jollekin. Valitse yksi vastaanottajista.

Vihje: Voit määrittää kaikki kentät kerralla vain tässä vaiheessa. Jos haluat määrittää yksittäisiä kenttiä jollekin toiselle henkilölle, määritä ensin kaikki kentät yhdelle henkilölle ja muuta sitten vastaavien kenttien määritystä suoraan asiakirjassa.

Käyttötapaus 5: Asiakirjan vastaanottaminen ja olemassa olevien kenttien täyttäminen

Jos olet saanut joltakulta asiakirjan allekirjoitettavaksi, avaa se tavalliseen tapaan sähköpostissa olevan linkin kautta tai sproof-kojelaudan kautta ja siirry kohtaan "Allekirjoita itse".

1. Sivupalkin kolmannessa välilehdessä näet luettelon kaikista sinua koskevista lomakekentistä.
2. Tässä esimerkissä on asetettu yleiset kentät (harmaa), sinulle määritetyt kentät (sininen) ja muille vastaanottajille tarkoitetut kentät (muut värit, puoliksi läpinäkyvät ). Sinulle osoitetut pakolliset kentät ja yleiset pakolliset kentät on täytettävä, ennen kuin voit allekirjoittaa asiakirjan.
3. Voit myös nähdä, kuinka monta kenttää sinulle on asetettu ilmoituspalkissa. Navigoi kenttien läpi nuolinäppäimillä ja täytä ne asiakirjassa tai siirry kenttien täyttämiseen pikatäyttöön.
4. Kun olet täyttänyt kaikki vaaditut lomakekentät, voit allekirjoittaa asiakirjan.

Jos lähettäjä on asettanut sinulle Tiedoston lataus -kentän, voit ladata tarvittavat tiedostot suoraan lomakekenttien täyttämisen yhteydessä:

1. Näet , mitkä tiedostot sinun on tarkoitus ladata suoraan asiakirjan latauskentän vieressä sekä sivupalkissa.
2. Aloita nyt tiedostojen lataaminen yksitellen. Napsauta tätä varten kyseistä kenttää ja valitse oikea tiedosto tiedostoselaimessa. Huomaa, että lähettäjä on määritellyt, mitkä formaatit ovat sallittuja (asiakirjat ja/tai kuvat). Kukin tiedosto saa olla kooltaan enintään 5 Mt.
3. Valittu tiedosto voidaan poistaa klikkaamalla roskakorisymbolia ja ladata uudelleen.
4. Tiedostoja voi ladata myös pikatäyttöä käyttäen.

Tärkeää: Allekirjoita asiakirja vasta, kun olet täyttänyt kaikki kentät ja ladannut tiedostot.