Luo ja käytä työnkulkuja

Seuraavassa näytämme, miten voit käyttää työnkulkuja optimaalisesti. Tässä on yleiskatsaus: A) Työnkulkujen luominen B) Työnkulkujen käyttäminen C) Päivitä työnkulkuja D) Jaa työnkulkuja tiimisi kanssa.

A) Työnkulkujen luominen

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa uuden työnkulun luomiseen: Voit joko ladata asiakirjan, lähettää sen ja tallentaa asetukset työnkuluksi tai laatia uuden työnkulun työnkulkueditorin avulla. Esittelemme sinulle molemmat vaihtoehdot:

Lähetetyn kutsun tallentaminen työnkuluksi

Voit käydä läpi allekirjoitusten hankkimisen tavalliseen tapaan. Kun olet lähettänyt kutsun, sinulta kysytään, haluatko tallentaa prosessin vaiheet työnkuluksi. Toimi seuraavasti:

1. Napsauta painiketta "Tallenna työnkuluksi".
2. Anna työnkululle yksilöllinen nimi
3. Valitse parametrit, jotka haluat tallentaa työnkulkuun
4. Napsauta "Tallenna työnkulku" -painiketta

Työnkulkujen luominen työnkulkueditorissa

Älykkään työnkulkueditorin avulla voit luoda työnkulun ilman, että sinun tarvitsee ensin lähettää asiakirjaa: Siirry tätä varten kojelaudan työnkulkuihin*(Yhteystiedot ja työnkulut > Työnkulut)* ja napsauta "Luo työnkulku". Työnkulkueditori avautuu nyt. Tämä toimii seuraavasti:

1. Anna työnkululle nimi: Vasemmassa yläkulmassa voit antaa työnkululle yksilöllisen nimen.
2. Sivupalkki: Työnkulkueditorissa on sama rakenne ja logiikka kuin tavallisessa käyttöliittymässä. Alussa ei kuitenkaan ole asiakirjaa, ja osa sivupalkin valikkokohdista on erilaisia.
3. Lisää asiakirja: Voit tallentaa työnkulun ilman asiakirjaa ja soveltaa sitä sitten mihin tahansa asiakirjaan. Jotkin toiminnot (esim. lomakekenttien lisääminen) ovat kuitenkin sidoksissa asiakirjaan, ja niitä voi käyttää vain yhdessä asiakirjan kanssa. Voit ladata asiakirjan napsauttamalla valkoista "Lisää asiakirja työnkulkuun" -kenttää.
4. Tallenna ja peruuta: Kun olet valmis, tallenna työnkulku napsauttamalla "Save workflow". Jos haluat hylätä työnkulun, napsauta "Peruuta".

Seuraavassa esitetään lyhyesti yksittäisten valikkokohtien taustalla olevat toiminnot:

1. Vastaanottajat: Voit tavalliseen tapaan lisätä henkilöitä, määritellä järjestyksen ja roolit sekä sijoittaa allekirjoitus- ja lomakekentät. Jos jatkat prosessia, voit myös tehdä asetuksia muistutuksille, eräpäiville ja sähköpostikutsulle. Jos sitten napsautat "Valmis", palaat takaisin työnkulkueditori-valikkoon.
2. Muokkaa asiakirjaa: Valmistele asiakirja tavalliseen tapaan ja sijoita yleiset lomakekentät tai vain lukuoikeudet sisältävä teksti. Tästä saat lisätietoja Akatemian moduulista Lomakekenttien käyttäminen .
3. Muistutukset ja eräpäivä: Tästä pääset pikakuvakkeella automaattisiin muistutuksiin ja asiakirjan eräpäivään liittyviin asetuksiin. Tätä valikkokohtaa ei tarvitse enää erikseen kutsua, jos olet jo tehnyt nämä asetukset kohdassa Vastaanottajat.
4. Kutsuasetukset: Tämä on myös pikavalinta. Jos olet jo tehnyt asetukset sähköpostitekstille, edelleenlähetykselle, kutsun kielelle jne. kohdassa Vastaanottajat, tätä valikkokohtaa ei enää tarvitse avata.

Seuraavassa esitellään käytännön toiminto yhteystietojen lisäämiseen, joka tekee työnkulusta entistä joustavamman käyttää: Ns. Henkilön paikanvaraaja tarkoittaa kutsuttua henkilöä, joka määritetään vain työnkulun käytön yhteydessä. Tämäntyyppistä paikanhaltijaa käytetään esimerkiksi A) kun asiakirjaa valmisteltaessa ei vielä tiedetä, kuka henkilö allekirjoittaa/näyttää/hyväksyy asiakirjan, mutta kaikki asetukset halutaan silti tehdä tälle henkilölle, tai B) jos työhön osallistuu eri henkilöitä.

Esimerkki: Valmistelet työnkulkua työsopimusta varten ja tiedät, että asiakirjan allekirjoittavat aina työnjohto ja työntekijä, mutta et halua määrittää tiettyjä henkilöitä ennen kuin myöhemmin, koska he voivat olla eri henkilöitä.

1. Kun lisäät yhteystietoja, löydät henkilön paikannussalpaajat luettelon yläreunasta. Lisää niin monta henkilön paikannussalpaajaa kuin haluat.
2. Henkilön paikannussalpaajat näkyvät vastaanottajaluettelossa kuten kaikki muutkin yhteystiedot.
3. Voit tehdä asetuksia tavalliseen tapaan vastaanottajan asetuksissa. Suosittelemme, että annat jokaiselle henkilön paikanhaltijalle yksilöllisen nimen (esim. työntekijä, esimies jne.), jotta tiedät, kenelle mikä paikanhaltija on osoitettava työnkulkua käytettäessä.

Jos siirryt takaisin Työnkulkueditori-valikkoon lopussa tai välissä, näet vihreät rastit niiden valikkokohtien vieressä, joissa olet jo tehnyt asetuksia. Se, missä ja mitä asetuksia teet, on sinun päätettävissäsi - sinulla on täysi joustavuus. Kun olet tyytyväinen työnkulkuun, napsauta "Tallenna työnkulku".

B) Työnkulkujen käyttäminen

Työnkulkuja voi käyttää usealla eri tavalla. Ensimmäinen tapa on kojelaudan kautta: Löydät työnkulut kohdasta Yhteystiedot ja työnkulut ja sitten Työnkulut-välilehdeltä. Voit käyttää työnkulkua joko napsauttamalla:

1. kyseistä luettelomerkintää avataksesi yksityiskohtaisen näkymän ja napsauta oikeassa alakulmassa olevaa vihreää "Käytä työnkulkua" -painiketta tai
2. kyseisen luettelomerkinnän 3-pistekuvaketta ja valitse päällekkäisvalikosta "Käytä työnkulkua".

Toinen tapa käyttää työnkulkua on suoraan editorissa: lataa asiakirja tavalliseen tapaan ja siirry sitten Vastaanottajat-välilehdelle. Napsauta hakukenttää ja valitse "Valitse yhteystiedoista ja työnkuluista". Nyt avautuu päällekkäinen näkymä. Tässä päällekkäiskuvassa voit nyt valita, haluatko lisätä yksilöitä, ryhmiä vai työnkulkuja:

1. Voit suodattaa työnkulkujen mukaan löytääksesi haluamasi työnkulun nopeammin.
2. Valitse työnkulku napsauttamalla plus-kuvaketta (+).
3. Siirrä valittu työnkulku asiakirjaan napsauttamalla "Apply selection" (Käytä valintaa).

Voit lukea lisää tästä aiheesta Academy-moduulista Allekirjoitusten hankkiminen (allekirjoituksen työnkulun avulla ).

Jos käytät työnkulkua, työnkulusta luodaan aina uusi asiakirjamerkintä, itse työnkulku pysyy aluksi muuttumattomana. Kaikki työnkulun asetukset siirretään uuteen lähetykseen, voit edelleen säätää ja muuttaa niitä tarpeen mukaan. Jos olet aktivoinut työnkulussa automaattiset muistutukset ja eräpäivän, voit nyt asettaa ne.

Jos työnkulussa on yksi tai useampi henkilön paikannussymboli, sinun on nyt määritettävä ne. Tee tämä siirtymällä "Vastaanottajat"-välilehdelle. Voit nyt valita päällekkäisikkunassa, kenelle haluat määrittää ensimmäisen henkilön paikanvaraajan. Napsauta sitten "Assign & Proceed" (jos sinulla on useampi kuin yksi henkilön paikanhaltija) ja toista prosessi kaikille paikanhaltijoille. Kun olet valmis, napsauta "Assign & finish".

Lähetä kutsu lopuksi tavalliseen tapaan. Jos olet tehnyt muutoksia työnkulkuun, voit päivittää sen myöhemmin - saat lisätietoja tästä seuraavassa kohdassa "Työnkulkujen päivittäminen".

C) Työnkulkujen päivittäminen

Työnkulun muokkaamiseen/päivittämiseen on kaksi vaihtoehtoa:

A) Käytät työnkulkua ja teet muutokset kutsuprosessin aikana. Kun olet lähettänyt kutsun, voit soveltaa näitä muutoksia työnkulkuun. B) Voit muokata työnkulkua suoraan työnkulkueditorissa.

Molemmat vaihtoehdot kuvataan alla:

A) Käytä työnkulkua ja päivitä sitä sitten

Käytä työnkulkua (lisätietoja tästä kohdassa "Työnkulkujen käyttäminen"), tee haluamasi muutokset ja lähetä kutsu(t) sitten. Nyt avautuvassa päällekkäisikkunassa sinulla on mahdollisuus korvata käytetty työnkulku ja päivittää muutetut parametrit. Tee tämä napsauttamalla "Päivitä työnkulku".

B) Muokkaa työnkulkua editorissa

Voit valita kojelaudalta "Muokkaa työnkulkua" joko työnkulun yksityiskohtaisesta näkymästä (1) tai 3-pistevalikosta (2). Työnkulkueditori avautuu ja voit muuttaa haluamiasi parametreja. Valitse lopuksi "Tallenna työnkulku".

D) Jaa työnkulkuja tiimisi kanssa

Sinulla on mahdollisuus jakaa yksittäisiä työnkulkuja tiimisi kanssa. Tämä voi nopeuttaa tai yksinkertaistaa prosesseja koko tiimissäsi.

Voit tehdä tämän siirtymällä kojelaudan työnkulun yksityiskohtaiseen näkymään. Jaa työnkulku napsauttamalla painiketta, jossa on jakokuvake oikeassa alakulmassa (1). Vahvista toimintasi seuraavassa päällekkäisikkunassa (2). Kaikki tiimin jäsenet voivat nyt käyttää työnkulkua. Voit peruuttaa hyväksynnän milloin tahansa napsauttamalla samaa painiketta ja vahvistamalla tarkistuksen (3).