On aika! On aika mukauttaa liiketoimintaprosesseja, jotta ne toimisivat tehokkaammin ja samalla turvallisemmin. Paremmat digitaaliset työnkulut auttavat yritysmaailmassa. Tarjolla on yhä enemmän alustoja ja ratkaisuja, jotka voivat auttaa kaikessa absoluuttisista vakioprosesseista kapeisiin erikoissovelluksiin. Yksi näistä vakioprosesseista, joita voidaan parantaa merkittävästi digitaalisten ratkaisujen ansiosta, on allekirjoitusten kerääminen.
Tässä artikkelissa kerromme, mitä digitaalinen "allekirjoituksen työnkulku" on ja miten sinua itseäsi, yritystäsi tai verkostoasi autetaan, jos luotat mielekkääseen digitalisointiin.
Analoginen vs. digitaalinen. Allekirjoitusten hankkiminen.
Tietenkin on olemassa "vanhan koulukunnan" versio: Allekirjoittaminen kynällä paperille. Sekään ei maksa paljoa - varsinkaan jos allekirjoittajana olet sinä - ja vaikuttaa joskus "hienommalta" tai jopa muodollisemmalta. Etenkin, kun se yhdistetään oikeaan kokoukseen. Käsin kirjoitettu allekirjoitus on joka tapauksessa laillisesti pätevä.
Toinen tarkastelu paljastaa "rotan hännän": erittäin monimutkainen, työläs ja resursseja kuluttava prosessi (tulostaminen, skannaaminen, frankkeeraus, postitus, palautuksen odottaminen jne.). Tämä tarkoittaa myös: mediakatkoksia, jotka heikentävät todistusarvoa, ja viimeisenä muttei vähäisimpänä: Allekirjoitetun ja palautetun sopimuksen saaminen tai odottaminen on hyvin aikaa vievää.
Vaihtoehtona on digitaalinen tai sähköinen allekirjoitus: Teknisesti kyseessä on salausmenetelmä, joka perustuu epäsymmetrisiin salausalgoritmeihin. Sen avulla voidaan todentaa asiakirjan aitous ja allekirjoittajan henkilöllisyys. Lisätietoja. Se, mikä on teknisesti monimutkaista ja erittäin turvallista taustalla, kätkeytyy etualalle helppokäyttöisen käyttöliittymän taakse. Loppujen lopuksi laillisesti pätevä digitaalinen allekirjoittaminen on yhtä helppoa kuin verkkopankkisiirron tekeminen.
Ero laillisesti pätevän sähköisen allekirjoituksen ja arvottoman kuvatekstin välillä.
Itse asiassa yritysmaailmassa ei ole vielä yleisesti hyväksytty, että digitaalisten allekirjoitusten antamisessa ja saamisessa on noudatettava tiukkoja ohjeita. Tämä johtuu siitä, että lukemattomat verkkotyökalut eivät tarjoa eIDAS-asetuksessa tarkasti säädettyä korkeinta turvallisuustasoa.
Kuvalliset allekirjoitukset aiheuttavat suuren ongelman. Digitaalinen kuva omasta allekirjoituksesta ei ole pätevä digitaalinen allekirjoitus eikä se ole minkään standardin mukainen. Allekirjoittajan henkilöllisyyttä ei voida todentaa eikä asiakirjan eheyttä (asiakirjaa ei ole peukaloitu) voida varmistaa. Kuvallinen allekirjoitus on helposti manipuloitavissa.
Toisin on kehittyneen tai pätevän sähköisen allekirjoituksen kohdalla. Nämä kaksi sähköisen allekirjoituksen standardia takaavat erittäin korkean turvallisuuden kaikille allekirjoitusprosessin osapuolille. Monet, erityisesti eurooppalaiset, toimittajat ovat keskittyneet näihin kahteen standardiin. Lisätietoja
Mutta miten voit selvittää tai tarkistaa, minkä standardin mukainen saatu digitaalinen allekirjoitus on tai onko allekirjoitusta edes peukaloitu?
Dr. Fabian Knirsch (teknologiajohtaja, sproof GmbH)
"Periaatteessa on olemassa erilaisia tapoja allekirjoittaa digitaalisesti: yksinkertaisia, kehittyneitä ja päteviä. Vaikka digitaaliset allekirjoitukset näyttävät lopullisessa asiakirjassa pinnallisesti samalta, kunkin digitaalisen allekirjoituksen tyyppi ja sen sitovuus eroavat toisistaan".
QES, AES, EES: Kaikki sähköisen allekirjoituksen standardit yhdellä silmäyksellä
Digitaalisia allekirjoituksia on erityyppisiä, ja tietty allekirjoitusstandardi on valittava sovelluksen ja vaatimusten mukaan. EU:ssa oikeusperustana on eIDAS-asetus, jossa määritellään yksittäisten muotojen vaatimukset. Kolme tärkeintä allekirjoitusstandardia ja niiden erilaiset ominaisuudet selitetään tässä artikkelissa.Yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen tai kuvatekstin tapauksessa ei ole mahdollista havaita manipulointia. Lyhyesti sanottuna vain allekirjoitus, jonka voi todentaa julkisesti hyväksytty todentamispalvelu, voidaan luokitella lainmukaiseksi. Sproof signin kaltaiset alustat ovat erikoistuneet sekä korkeimpien standardien mukaisten allekirjoitusten luomiseen että minkä tahansa asiakirjan integroituun todentamiseen.
Yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen tai kuvatekstin tapauksessa ei ole mahdollista havaita manipulointia. Lyhyesti sanottuna vain allekirjoitus, jonka voi todentaa julkisesti hyväksytty todentamispalvelu, voidaan luokitella lainmukaiseksi. Alustat, kuten sproof sign, ovat erikoistuneet molempiin: korkeimpien standardien mukaisten allekirjoitusten luomiseen ja minkä tahansa asiakirjan integroituun todentamiseen.
Työnkulun voima: Ulkoisten digitaalisten allekirjoitusten hankkiminen vain viidessä vaiheessa
1) Lisää yrityskontaktejaTietenkin! Jos haluan luovuttaa asiakirjan allekirjoitettavaksi, ensimmäinen askel on tietää yhteystiedot. Useimmissa tapauksissa allekirjoituspyynnöt hoidetaan sähköpostiosoitteen kautta, koska sähköpostiosoite tarjoaa jo hyvän pohjan toisen osapuolen todentamiselle. Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen (AES) tapauksessa henkilöllisyyden todistaminen on suoraan yhteydessä henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen. Näin ollen vastapuoli antaa digitaalisen allekirjoituksen samalla sähköpostiosoitteella, jota käytettiin allekirjoituspyynnössä.
Yksi sähköisen allekirjoitusalustan eduista heti allekirjoituspyynnön alusta alkaen on yhteystietojen yksinkertainen hallinta. Usein käytettyjä yhteystietoja ehdotetaan pääsääntöisesti automaattisesti keräysprosessin aikana, ja kaikki yhteystiedot syötetään automaattisesti yksinkertaistettuun yhteystietojen hallintajärjestelmään, jossa niitä voidaan tarkastella ja muokata.
3) Määritä allekirjoitusjaksot ja -roolit. On useita käyttötapauksia, joissa haluat välttää sen, että useat yhteyshenkilöt saavat asiakirjan allekirjoitettavaksi samanaikaisesti. Käyttötapaus voisi olla, että johdon pitäisi allekirjoittaa kahden muun osaston edustajien jälkeen, ja lopuksi sihteeri saa asiakirjan katsottavaksi tai lopullisesti ladattavaksi.
4) Määritä allekirjoituksen paikat. Yksi kaikkien allekirjoitusalustojen olennaisimmista ominaisuuksista on "allekirjoituksen paikkojen määrittäminen". Näin voit määritellä tarkalleen, millä sivulla, kenen, missä on allekirjoitettava. Sproof signin avulla voidaan myös säätää allekirjoituskortin kokoa.
5) Aseta määräaika allekirjoittamiselle ja lähetä muistutuksia. Työnkulun viimeisessä vaiheessa kattavimmat kaikki yhdessä -allekirjoitusratkaisut mahdollistavat määräajan asettamisen, ystävällisen (tiettyyn tarkoitukseen sopivan) kutsutekstin kirjoittamisen ja mikä tärkeintä, automaattisen muistutuksen vastaanottajille kyseisestä määräajasta. Vastaanotetun asiakirjan oikea-aikaisen vastaanottamisen onnistumisprosentti kasvaa merkittävästi. Puhumattakaan siitä, että tämä työnkulku minimoi merkittävästi aikaa päätöksentekoon.
6) (Valinnainen:) Vahvista saadut allekirjoitukset suoraan sproof signissa. Kuten edellä mainittiin, on tärkeää luoda ymmärrys siitä, että pätevä ja kehittynyt sähköinen allekirjoitus takaa korkeimman turvallisuustason, koska sen pätevyys voidaan vahvistaa hyvin helposti. Suoraan integroitu varmennusmekanismi, joka on käytettävissä sproof signissa, mahdollistaa tärkeiden hyväksymisprosessien täydellisen jäljitettävyyden ja turvallisuuden.
Digitaalinen allekirjoitus kutsuvan henkilön näkökulmasta katsottuna.
Kutsujalle on tärkeää, että kaikki allekirjoitukset palautetaan ajoissa. Matalan kynnyksen pääsy allekirjoitusalustalle on ratkaisevan tärkeää. sproof sign on optimoinut tämän prosessin:
- Kuten kuvattu, kutsuva henkilö lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi postitse.
- Kutsuttu henkilö saa postin, klikkaa linkkiä ja voi allekirjoittaa asiakirjan suoraan ilman rekisteröitymistä (!).
- Jos vaaditaan hyväksytty allekirjoitus eikä kutsutulla henkilöllä ole vielä olemassa olevaa QES-tunnusta (mahdollisuus allekirjoittaa hyväksytysti), kutsuttu henkilö viedään suoraan rekisteröinnin jälkeen tunnistusprosessin läpi.
- Kutsutulle henkilölle ei koskaan (!) aiheudu mitään kustannuksia.
- Jos henkilö on jo sproof sign -käyttäjä, hän voi tietenkin arkistoida asiakirjan tai halutessaan lähettää sen edelleen allekirjoitettavaksi, laittaa sen pinoon, delegoida allekirjoituspyyntöjä jne.
Haluatko aloittaa? Rekisteröidy nyt ilmaiseksi ja saat ensimmäisen allekirjoituksesi
Löydät tämän vain sproof signista. Olemme tehneet kaikkemme antaaksemme käyttäjillemme mahdollisimman helpon alun digitaalisten allekirjoitusten maailmaan. Maksuttoman yksityistilin avulla voit käyttää alustaa heti ja tehdä ensimmäiset digitaaliset allekirjoituksesi itse tai hankkia ne esteettömästi kaikkialla Euroopassa.
