Ihmiset luottavat asianajajiin. Asianajajat luottavat sproofiin. ADVOKATiin - Itävallan johtavaan asianajotoimisto-ohjelmistoon - integroitumisen ja perinteisen Linde-julkaisijan kanssa solmitun kumppanuuden ansiosta yhä useammat asianajotoimistot luottavat digitaalisen allekirjoitusalustan etuihin. Viimeksi Binder Grösswang, yksi Itävallan suurista asianajotoimistoista, on luottanut nuoreen salzburgilaiseen yritykseen.
1 Binder Grösswang signed digital
"Kyse on sitoutumisesta ja luottamuksesta alaan. Korkeimman laatuluokan digitaalisesta allekirjoituksesta on tullut meille yleinen muoto tehdä sitovia päätöksiä tai saada ne digitaalisesti."
Dr. Christian Zwick | Osakas
Binder Grösswang on ollut yksi Itävallan johtavista asianajotoimistoista 60 vuoden ajan, ja sillä on toimistot Wienissä ja Innsbruckissa. Yli 100 lakimiestä ja 50 miljardin euron transaktiovolyymi puhuvat puolestaan. Kun päätös digitaalisen allekirjoitusalustan integroimisesta oli tehty, sproof nousi suosikiksi tiukan arviointivaiheen jälkeen.
"On erityinen kunnia, että pystyimme vakiintuneena mutta ennen kaikkea innovatiivisena asianajotoimistona vakuuttamaan Binder Grösswangin sproofista ja voittamaan heidän luottamuksensa", sanoo yrityksen perustaja ja teknologiajohtaja Fabian Knirsch.
Binder Grösswang - erityisesti tohtori Christian Zwickin ympärillä toimiva tiimi - allekirjoittaa digitaalisesti silloin, kun se on laillisesti mahdollista. "Periaatteessa allekirjoitamme aina, kun kynä on vaihdettava. Itävallassa se tarkoittaa lähes kaikkia asiakirjoja, koska siviilioikeudessa sovelletaan muotovapauden periaatetta", sanoo tohtori Zwick.
Näin ollen digitaalista allekirjoitusta käytetään muun muassa näissä asiakirjoissa:
- Valtakirjat
- myyntisopimukset
- salassapitosopimukset
- Päätökset
sproof on yksi harvoista allekirjoitusalustoista, jotka mahdollistavat digitaalisten allekirjoitusten tarkistamisen suoraan työkalussa.
2 vakuuttavaa syytä, miksi lakimiehet luottavat digitaalisiin allekirjoituksiin
Lakimiesammatti on aina ollut olennainen osa toimivaa yhteiskuntaa. Luottamus ja hyvä viestintä lakimiesten ja asiakkaiden välillä muodostavat perustan. Saattaa kuulostaa hieman dogmaattiselta, mutta lakimiesala ei todellakaan ole edelläkävijä digitalisaation edistämisessä. Tämä johtuu luultavasti siitä, että perinteisiä tekniikoita ja työnkulkuja, jotka ovat olleet vakiintuneita ja hyväksi havaittuja vuosisatojen ajan, ei haluta korvata.
Kuitenkin jopa "lakialalla" on nyt eri syistä tunnustettu mielekkään digitalisoinnin vahvuudet. Olipa kyse sitten digitaalisesta asiakirjakansiosta ylivuotisten arkistojen sijaan tai jopa erilaisten digitaalisten "puheesta tekstiksi" -sovellusten kokeilusta, jotka voisivat tietyissä paikoissa keventää sihteeristöä tai jopa korvata sen tulevaisuudessa monien paperitöiden osalta.
Erityisesti yksi digitalisoinnin mahdollisuus, jolla on suuri potentiaali myös oikeusalalla, on nousussa: digitaalinen allekirjoitus!
Julistukset, päätöslauselmat ja sopimukset - kaikki nämä ovat asiakirjoja, jotka yhden tai useamman henkilön on allekirjoitettava. Jopa yksi asiakirja, jonka kolme henkilöä allekirjoittaa analogisesti, vie aikaa yhteensä noin 45 minuuttia: Tähän sisältyy asiakirjojen tulostaminen kolmena kappaleena, asiakirjojen lähettäminen postitse tai yhteisen tapaamisen koordinointi allekirjoituksia varten. Tämä resurssien tuhlaus on tarpeetonta.
Yksityisellä sektorilla digitaalinen allekirjoitus on jo vakiinnuttanut asemansa Itävallassa "kännykkäaloituksena". Monet Itävallan kansalaiset ovat jo useiden vuosien ajan käyttäneet tätä ilmaista viranomaispalvelua.
Pelkkä digitaalinen allekirjoitus ei kuitenkaan yleensä riitä liike-elämässä. Puuttuu teknisiä mahdollisuuksia, työkaluja tai alustoja, joilla voidaan kartoittaa toimiala- tai yrityskohtaiset käyttötapaukset ja "allekirjoitusajot". Tähän liittyvä yhteinen "kojelauta" antaa hyvän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista. Tämä edellyttää kaikkien käyttäjien keskitettyä hallintaa sekä oikeuksien ja roolien hallintaa. Tämä tuo myös paljon etuja.
Monissa yrityksissä, koosta tai toimialasta riippumatta, digitaalinen allekirjoitusalusta on jo olennainen osa monia vakiomuotoisia työnkulkuja. Tätä oikeudellisesti tunnustettua tekniikkaa käytetään jo nyt oikeudellisella alalla, verotuksessa, rahoitusalalla, mutta myös suurissa kansainvälisissä yrityksissä, joilla on tiukat IT-ohjeet, ja julkisella sektorilla.
3 Musteen ja paperin sijaan: kryptografinen salaus ja digitaalinen henkilöllisyystodistus.
Digitaalinen allekirjoitus on digitaalisen muutoksen välttämätön rakennuspalikka. Monet kuitenkin epäilevät, onko digitaalinen allekirjoitus oikeudellisesti pätevä ja siten lainmukainen. Digitaaliset allekirjoitukset ja niiden sitovuus on kuitenkin määritelty ja säännelty tarkasti Euroopan unionissa. Vuonna 2006 annetussa eIDAS-asetuksessa (EU) N:o 910/2014 (sähköiset tunnistus- ja todentamispalvelut) vahvistettiin eurooppalaiset määräykset digitaalisten allekirjoitusten korkeimmasta turvallisuustasosta ja vaatimustenmukaisuudesta. Asetuksessa säädetään sähköisten henkilöllisyystodistus- ja todentamispalvelujen oikeudellisesta tunnustamisesta ja vahvistetaan siten huomattavasti luottamusta yritysten ja kansalaisten väliseen sähköiseen viestintään ja helpotetaan kaikenlaisia rajat ylittäviä palveluja ja liiketoimintaprosesseja.
Digitaalisia allekirjoitusstandardeja on kolme, joiden oikeudellinen pätevyys on määritelty tarkasti eIDAS-asetuksessa: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty.
Allekirjoitukset näyttävät päällisin puolin lähes samalta, mutta allekirjoituksen asema ja sitovuus ovat hyvin erilaisia. Ainoastaan "hyväksytty sähköinen allekirjoitus", joka tunnetaan myös nimellä QES, on oikeudellisesti verrattavissa allekirjoitukseen (ks. Itävallan allekirjoitus- ja luottamuspalvelulain 4 §:n 1 momentti).
AES ja QES mahdollistavat turvallisen digitaalisen allekirjoituksen.
Korkeimman vaatimustenmukaisuuden ja turvallisuuden vuoksi monissa asianajotoimistoissa otetaan huomioon vain pätevä sähköinen allekirjoitus. Digitaalinen allekirjoitus, joka vastaa perinteistä paperilla tehtyä allekirjoitusta.
Mutta miten korkea turvallisuustaso saavutetaan teknisestä näkökulmasta? Mikä on hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen korkea todistusvoima?
4 Hyväksytty allekirjoitus: ei mysteeri
Vaikka asiaan erikoistuneet tiedotusvälineet yrittävät aina esittää sähköisen allekirjoituksen mahdollisimman monimutkaisessa ja teknisessä valossa, me sproofilla olemme ottaneet asiaksemme paljastaa oletetun "mysteerin" - pähkinänkuoressa.
Kuten monissa muissakin sähköisissä oikeudellisissa tai pankkitapahtumissa, sinun on voitava todistaa oma henkilöllisyytesi 100-prosenttisella varmuudella. Tämä tapahtuu aluksi lyhyen (noin 10 minuutin mittaisen) videotunnistusmenettelyn avulla, jossa valtion hyväksymä palvelu (luottamuspalveluntarjoaja) tarkistaa henkilötietosi ja myös biometriset tietosi.
Tämän jälkeen voit käyttää matkapuhelinsovellusta, jolla voit lisäksi varmistaa jokaisen tekemäsi digitaalisen allekirjoituksen. Sähköpostiosoitteesi lisäksi, jota tarvitset joka tapauksessa allekirjoittamiseen ja allekirjoitusten saamiseen, matkapuhelimesi on siis toinen turvatekijäsi.
Allekirjoitetut asiakirjat salataan digitaalisesti salausmenetelmiä käyttäen. Vain asiakirjan omistajat tai ne, jotka on kutsuttu allekirjoittamaan asiakirja, voivat muokata asiakirjaa tai vain allekirjoittaa sen. Jokaiselle asiakirjalle annetaan aina yksilöllinen salausavain, jota kukaan ihminen tai tietokone ei voi nähdä. Asiakirjan validiteetti ja todistusarvo on myös riippumaton käytetystä allekirjoitusalustasta, koska salausavain (tai "hash-arvo") on painettu itse pdf-tiedostoon. Näin ollen myös asiakirjan tulostaminen ja fyysinen säilyttäminen on turhaa, koska jäljitettävyys lakkaa, kun asiakirja tulostetaan.
Sähköisen allekirjoituksen oikeellisuuden ja vaatimustenmukaisuuden todentamiseksi edellä kuvatulla tavalla allekirjoitettu (digitaalinen!) asiakirja voidaan todentaa käyttämällä kansallisia allekirjoitusten todentamispalveluja, esimerkiksi Viestintäviraston kautta: rtr.at Alustat, kuten sproof, tarjoavat itse alustana integroidun todentamispalvelun.
Lyhyesti sanottuna: hyväksytty digitaalinen allekirjoitus on 100-prosenttisesti väärentämisen kestävä ja oikeudellisesti pätevä. Käsin tehty allekirjoitus on myös 100-prosenttisesti oikeudellisesti pätevä, mutta ei koskaan 100-prosenttisesti väärennöksentorjuntakelpoinen.
5 Pätevän digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotto ei vaadi paljon.
Digitaaliset allekirjoitukset ovat teknisesti vaativia ja vaativat valmistajan näkökulmasta erityistä vastuullisuutta - tarjoavathan niiden avulla tuotetut allekirjoitukset korkeimman mahdollisen sitovuuden. Laajan käyttäjäjoukon, lakimiehistä sihteereihin ja asiakkaisiin, on kuitenkin voitava työskennellä niiden kanssa helposti, nopeasti ja intuitiivisesti.
Tekninen monimutkaisuus on täysin piilotettu sproofiin, ja sen avulla luodaan yksinkertainen ja matalan kynnyksen käyttömahdollisuus. Philipp Gernerth vastaa sproofin käyttöliittymästä ja käyttäjäkokemuksesta (UI ja UX).
"Kehitämme nykyaikaista, teknisesti erittäin kehittynyttä tuotetta, joka tarjoaa korkeimmat turvallisuus- ja sitoutumistakuut. Sen on kuitenkin oltava mahdollisimman yksinkertainen ja intuitiivinen käyttää. Muuten emme saavuta tavoitetta", selittää Philipp Gernerth, joka vastaa sproofin UX:stä (käyttäjäkokemus) ja UI:stä (käytettävyys).
Tohtori Christian Zwick (Binder Grösswang) ja Philipp Gernerth (sproof) kokouksessa Wienissä, Wienin 1. kaupunginosaan suunnitellussa uudessa pääkonttorissa. Innovatiivinen asianajotoimisto edustaa avoimuutta nuoria yrityksiä kohtaan. Vaihto digitaalisten allekirjoitusten käyttötapauksista oikeudellisella alalla on kannattavaa molemmille osapuolille.
(Binder Grösswang, Wien 2022)
Käyttäjän näkökulmasta hyväksytty sähköinen allekirjoitus tarkoittaa siis lähinnä seuraavaa:
Sinulla on allekirjoitettava asiakirja, joka on saatavilla Word- tai PDF-asiakirjana. Lataat sen allekirjoitusohjelmistoon allekirjoitusta varten. Löydät allekirjoitusohjelmiston osoitteesta sign.sproof.io . Voit aloittaa milloin tahansa maksutta.
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus edellyttää kertaluonteista tunnistamista. Tämä tarkoittaa, että sinun on tunnistauduttava lyhyessä videopuhelussa ("Video-Ident-prosedure") ja näytettävä siinä (voimassa oleva) passi tai henkilökortti. Tämä tunnistautuminen on tarpeen vain kerran, ja se on voimassa viisi vuotta tai (jos tämä tapahtuu aikaisemmin) henkilöllisyystodistuksesi voimassaolon päättymiseen saakka.
Osana tunnistamisprosessia asennat sovelluksen matkapuhelimeesi tai vaihtoehtoisesti - jos et voi tai halua asentaa sovellusta - saat myöhemmin tekstiviestillä kertakäyttökoodin.
Allekirjoittaaksesi asiakirjan valitset digitaalisen allekirjoituksesi paikan ja voit halutessasi ladata kuvan käsin kirjoittamastasi allekirjoituksesta. Nyt valtuutat allekirjoituksen matkapuhelimessa sovelluksen kautta tai syötät tekstiviestillä saadun kertakäyttökoodin. Allekirjoituksesi kuvalla ei ole tässä yhteydessä oikeudellista merkitystä, mutta se mahdollistaa yleisen ja tutun esityksen allekirjoituksesta. Oikeudellisesti sitova allekirjoitus tehdään "näkymättömästi" taustalla puhtaasti digitaalisessa muodossa. Asiakirja on nyt digitaalisesti allekirjoitettu oikeudellisesti pätevällä tavalla. Sproofin avulla asiakirja muunnetaan myös asianajajien yleisesti käyttämään ja vaatimaan PDF/A-muotoon. Sinä, asiakkaasi tai tuomioistuin voivat milloin tahansa tarkistaa asiakirjan ja sähköisen allekirjoituksen vaatimustenmukaisuuden esimerkiksi RTR:n valtion testauspalvelussa.
6 Arkaluonteiset tiedot turvallisissa käsissä
Digitaalisia allekirjoituspalveluja käytettäessä tietosuoja on erityisen tärkeässä asemassa. Tämä on erityisen tärkeää niin sanottujen "pilviohjelmistojen" (eli ohjelmistojen, joita ei tarvitse asentaa, vaan joita voi käyttää suoraan selaimen ja Internetin kautta) tapauksessa. Tämän etuna on, että ohjelmisto on heti käyttövalmis ilman omaa laitteistoa tai IT-projektia. Lisäksi ohjelmistoa voi käyttää mistä tahansa, jopa matkapuhelimesta. Tiedonsiirto on aina salattu uusinta tekniikkaa käyttäen ja korkeimmalla turvallisuustasolla.
"Pilvi on käytössä heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Kaikki on sproofin ylläpitämää, ja se on Euroopan tietosuojaa noudattava, joten se sopii erinomaisesti myös meille asianajajille."
Tohtori Christian ZwickBinder Grösswang
Tietosuojan osalta GDPR:n oikeudelliset vaatimukset on täytettävä, ja toisaalta tietoturvan näkökulmasta on varmistettava korkein mahdollinen turvallisuustaso. Allekirjoitusohjelmistojen tarjoaja sproof takaa molemmat tallentamalla ja käsittelemällä tiedot yksinomaan Euroopan unionin tietokeskuksissa ja välttämällä viittauksia Yhdysvaltoihin. Ratkaisuun olennaisena osana kuuluva poistamiskäsite ja EU:n mallin mukainen tilaustietojen käsittelysopimus takaavat myös korkeimman mahdollisen tietosuojan tason oikeudellisesta näkökulmasta.
Päätelmä
Digitaalisen allekirjoituksen edut ovat ilmeiset: se on nopea, yksinkertainen ja ennen kaikkea 100-prosenttisen turvallinen. Yhä useammat lakimiehet ymmärtävät tämän ja hyödyntävät digitaalista allekirjoitusta työssään. Tämä on selvä suuntaus, joka jatkuu tulevina vuosina.
Lisää blogimerkintöjä
"sproof auttaa meitä yhdistämään turvallisuuden ja tehokkuuden" - Dominik Engel, FH SalzburgMiten allekirjoitat sopimukset digitaalisesti ja taatusti oikeudellisesti pätevästi?10 e-SaaS-pilviratkaisun etua"sproof 2.0" on nyt käytettävissäsi."Me hoidamme Itävallan kirjanpidon". Liittovaltion kirjanpitovirasto (BHAG) allekirjoittaa digitaalisesti.
