Tänapäeval on jätkusuutlikkus rohkem kui trend, see on ettevõtte strateegia oluline osa. Euroopa Liit on kehtestanud selge raamistiku Euroopa säästva arengu aruandlusstandarditega (ESRS), mida hakatakse kohaldama alates 2024. aastast. See hõlmab ESG aruandluskohustust, mille kohaselt peavad ettevõtted regulaarselt aru andma oma ettevõtte jätkusuutlikkuse teemast. Need aruanded hõlmavad keskkonna-, sotsiaalseid ja juhtimisaspekte (ESG) ning nende eesmärk on suurendada läbipaistvust ettevõtte mittefinantsmõjude kohta. Eesmärk on anda sidusrühmadele – sealhulgas investoritele, klientidele ja avalikkusele – põhjalikku teavet ettevõtte jätkusuutlikkuse tavade ja sotsiaalse vastutuse kohta.

Portree

HOGAST on juhtiv hotelli- ja toitlustussektori ostuühistu, mis asutati üle 45 aasta tagasi. Selle peamine eesmärk on luua hinnaeeliseid läbi ettevõtete vahelise koguste koondamise ja vabastada ettevõtted rutiinsetest ülesannetest. Lisaks kaupade terviklikule hankimisele hoolitseb HOGAST ka elektri, kütuse, telefoni ja muude teenuste eest, et pakkuda oma enam kui 3200 liikmesettevõttele Austrias parimaid tingimusi ja optimeeritud protsesse.

HOGAST on 415 miljoni euro suuruse käibega suurim omataoline ettevõte Austrias. Münchenis asuv tütarettevõte vastutab Lõuna-Saksamaa teenindamise eest. Lisaks HOGASTile kuulub kontserni 1HOGAST ka HOTEL GASTRO POOL väiksemate hotellide ja restoranide jaoks ning HANDOVER, mis hoolitseb sotsiaalvaldkonna rajatiste eest.

Kuigi sellised organisatsioonid nagu HOGAST ei ole otseselt hõlmatud ESG aruandluskohustusega, näitavad nad siiski teerajajatena, kuidas jätkusuutlik tegevus praktikas välja võib näha. HOGASTi otsus minna üle digitaalallkirjale sproof signiga on võimas näide sellest, kuidas ettevõtted saavad vähendada oma ökoloogilist jalajälge ja samal ajal suurendada rahalist tõhusust tehnoloogiliste uuenduste abil.

Peter Sigmond, vanemkaupade juht, ütles intervjuus järgmist: “Meie kui ettevõtte jaoks olid digitaalallkirja lahenduse valikul määravaks kaks aspekti. Üks neist oli Corona-pandeemia, sest lühiajaline töö ja kodukontor sundis meid ümber mõtlema, sest ilma uue digitaalsüsteemita ei oleks me enam saanud allkirjastada lepinguid, arveid ja tellimusi.

Teine aspekt, mis on kindlasti olnud juhtkonnaga juba mõnda aega arutlusel, on see, et me oleme ettevõttena keskendunud samaaegselt digiteerimisele ja jätkusuutlikkusele. Sellele keskendudes jõudsime lõpuks punkti, kus otsustasime, et allkirjastame nüüd kõik digitaalselt ja kus on võimalik loobuda kõigist paberarvetest ja -lepingutest.”

Investeeringute tasuvus ja jätkusuutlikkus

Ka see otsus tasus end ära juba 18 nädala pärast. Sproof sign’i kui kõik-ühes allkirja lahenduse kasutuselevõtt vähendas oluliselt HOGASTi halduskoormust ja ratsionaliseeris seda. Kiirendatud heakskiitmisprotsessid ja lühemad ooteajad ei optimeerinud aga mitte ainult äriprotsesse, vaid aitasid ka oluliselt kaasa kulude kokkuhoiule.

Seda kokkuhoidu saab mõõta nii finants- kui ka keskkonnamõõdikutes: keskmine aja kokkuhoid ühe digitaliseeritud allkirjastamise töövoo kohta sisemiselt ja väliselt, nende töötajate brutotunnipalk, kes ei pea vaeva nägema analoogsete lepinguprotsesside ettevalmistamise ja käsitlemisega, kulude kokkuhoid ühe säästetud A4-lehe kohta, säästetud CO2 heitkogused ja energiatarbimine. Tuleb märkida, et arvutustes ei võetud arvesse mõningaid tegureid, mis võivad mõjutada tegelikku lisaväärtust, nagu näiteks tööreisid, ladustamise ja arhiveerimise kulud, trükkimis- ja skaneerimistehnoloogia kulud ning rahalised puudused, mis tulenevad lepingute sõlmimise pikaajalisest ooteajast.

Majandusliku ja keskkonnaalase kasu kombinatsioon muutis sproof sign’i strateegiliselt väärtuslikuks investeeringuks.

HOGAST on vaid üks paljudest ettevõtetest, kes saavad kasu tõestusmärgi rakendamisest oma olemasolevatesse tööprotsessidesse. Kuid milliste kasutusjuhtumite puhul kasutatakse seal tegelikult digitaalallkirja? Hr Sigmond selgitab: “Põhimõtteliselt oleme me ühenduslüliks meie klientide või liikmete ja tarnijate vahel. See tähendab aga ka seda, et kõik arved ja tellimused lähevad läbi HOGASTi ning me peame need siis mõnel juhul allkirjastama ja vastuallkirjastama. Allkirjaahelat võib vaadelda kui kolmnurka tarnijate, üksikute liikmete ja HOGASTi vahel.

Üks näide, kus digitaalallkirja kasutatakse ja see aitab, on uute tarnijate töölevõtmine. Samuti on lepingud, mis tuleb allkirjastada. Enne kui me otsustasime e-allkirja lahenduse kasuks, pidime kõigepealt kõik paberil posti teel saatma ja ootama. Kuna kogu ettevõte koosneb tegelikult neljast ettevõttest, peab selles rakenduses tarnepartner allkirjastama üks kord ja HOGAST neli korda. See võis võtta kaks kuni kolm nädalat, kuni kõik jõudis meile tagasi. Sproof signi digitaalse lahendusega on see palju kiirem.

Kuid me kasutame e-allkirja ka tarnete vastuvõtmisel. Seda seetõttu, et kõik üle 7500 euro suurused tellimuste kinnitused tuleb meie poolt vastuallkirjastada pärast seda, kui kliendid ja tarnijad on juba allkirjastanud. See on vastutuse küsimus! HOGAST vastutab oma klientide eest ka siis, kui nad lähevad pankrotti või on maksejõuetu. Siis maksame me oma liikmete eest arveid, kuid ainult juhul, kui tellimuse kinnitus või tellimus on eelnevalt meie poolt vastu allkirjastatud. See on meie liikmete ja tarnijate jaoks väga oluline aspekt.”

Tõhusus ja jätkusuutlikkus tulevikus tänu sproof sign’ile

Ainuüksi digitaalallkirju kasutades säästab HOGAST keskmiselt 10 minutit välise allkirjastamise töövoo kohta ilma logistilise pingutuseta ja kuni 20 minutit logistilise pingutusega töövoo puhul. Lisaks saab ettevõtte CO2-heitmeid A4-lehe kohta vähendada 0,008 kg ja energiatarbimist lehe kohta 0,0648 kWh võrra. Aga ka 0,14 eurot lehe kohta trükikulud ja hankekulud on pärast koostööd sproofiga täielikult kadunud.

Tänu sproofi veebisaidile integreeritud tasuvusarvutusele saavad ESRSi alla kuuluvad ettevõtted nüüd ka oma võimalikku kokkuhoidu arvutada ja seega suurendada oma äriprotsesside tõhusust ning edendada oma jätkusuutlikkuse eesmärke. HOGASTi kogemus näitab selgelt, et digitaalallkiri ei ole ainult tehnoloogiline uuendus, vaid võib anda otsustava panuse jätkusuutlikumasse tulevikku.