LeasePlan es una empresa global especializada en ofrecer soluciones de arrendamiento de vehículos y gestión de flotas. LeasePlan gestiona una flota de más de 1,9 millones de vehículos y ofrece a empresas de todos los tamaños un servicio integral para sus vehículos comerciales. A la hora de elegir el proveedor adecuado para la digitalización de los procesos de firma, se optó por sproof sign para un caso de uso específico.
Retrato
Nombre de la empresa: LeasePlan
Breve descripción del proyecto:"Un caso especial nos ha impulsado a integrar una plataforma de firma digital para la interacción entre algunos de nuestros principales clientes."
Por qué sproof sign: "Una de las ventajas de sproof sign es la gran facilidad de manejo de grandes volúmenes de documentos a firmar (carga de documentos u firma por lotes)."
Roland Woerle, Gestor externo de proyectos informáticos
¿Cómo surgió la decisión de introducir la firma digital?
Woerle: "Ya utilizábamos una plataforma de firma electrónica y estábamos básicamente satisfechos con ella. Para una emisión de contratos necesaria de aproximadamente 4.000 contratos para 1.500 clientes B2B, tuvimos que encontrar una nueva solución para poder cumplimentar los contratos de forma totalmente electrónica, enviarlos y remitirlos a nuestros clientes en circulación de firmas.
Nuestra tarea consistía en encontrar un proveedor que pudiera gestionar técnicamente estos volúmenes, permitir el estándar técnico de firmas cualificadas y ser flexible a nuestros requisitos detallados.
Nos dirigimos a varios proveedores con estos requisitos, pero encontramos la mejor solución en sproof sign".
¿Por qué el proyecto se basó exclusivamente en la firma cualificada? ¿Qué criterios fueron decisivos para usted a la hora de buscar el proveedor de firma electrónica adecuado?
Woerle: "Algunos de nuestros clientes o proveedores querían firmar los contratos únicamente mediante firma electrónica reconocida, para otros una firma avanzada también era suficiente. Por esta razón, tuvimos que reaccionar con flexibilidad a los requisitos".
Usted habla de "recorridos de firma complejos". ¿Cómo describe el caso de uso de sproof sign?
Woerle: "En LeasePlan mantenemos un enfoque orientado al servicio a nuestros clientes y, en la medida de lo posible, siempre respondemos con flexibilidad a las diferentes necesidades de los clientes. Este fue también el caso a la hora de obtener las firmas para los documentos contractuales. El objetivo era que rellenáramos previamente los aproximadamente 4.000 contratos con todos los datos contractuales y los preparáramos para los firmantes autorizados de tal forma que se pudieran comprobar, firmar y devolver sin mucho esfuerzo."
¿Así que la firma de pila se utilizó de forma muy intensiva?
Woerle: "La firma por lotes era utilizada principalmente por nuestros proveedores que tenían que refrendar los contratos de los clientes. Apreciaban poder refrendar todos los contratos que habían recibido hasta ese momento con una firma cualificada sólo una vez a la semana. Probamos intensamente esta función por adelantado y, siempre que los volúmenes de datos de los documentos individuales no fueran demasiado grandes, este proceso funcionó sin problemas."
"Una de las ventajas de sproof sign es el manejo muy sencillo de grandes volúmenes de documentos a firmar (carga de documentos y firma por lotes)"
Roland WoerleGestor de proyectos informáticos
¿Cuál fue la reacción por parte del cliente: se aceptó la firma digital?
Woerle: "Nuestra cartera de clientes abarca desde PYME y empresas medianas hasta las mayores corporaciones nacionales e internacionales. Sin embargo, la aceptación de la firma digital varió mucho. Mientras que algunas empresas estaban intrigadas por el proceso sin fricciones de las firmas sin papel, había otras que no querían firmar contratos digitalmente o cuyas políticas internas no lo permitían. En estos casos, los clientes pudieron descargar los contratos como PDF, firmarlos manualmente y volver a utilizar Sproof para refrendarlos.
Aquí veo que Austria tiene que ponerse al día y espero que empresas como Sproof, con una solución de cosecha propia, generen la confianza necesaria y permitan a nuestras empresas una solución segura, fiable y totalmente digitalizada, muchas eficiencias de procesos, tiempo y ahorro de costes."
¿Qué normas relativas a la seguridad y el cumplimiento de los datos debe cumplir una solución de software en su empresa?
Woerle: "Por supuesto, era importante que la solución de firma cumpliera todos los requisitos de protección de datos. Al ser una solución en la nube, tampoco tuvimos que preocuparnos del alojamiento de los documentos."
¿Qué es lo que más le gusta de sproof sign?
Woerle: "Además de las características técnicas, la rápida reacción y puesta en práctica de nuestros requisitos y la buena cooperación con el equipo de sproof fueron decisivas para nosotros. sproof fue muy dinámico y profesional en el manejo, lo que realmente apreciamos del proyecto. Al final, todo fue como la seda y quedamos muy satisfechos. "
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