La firma digital se abre camino en los bufetes de abogados austriacos.

Declaraciones, resoluciones y contratos: todos ellos son documentos que deben ser firmados por una o varias personas. Incluso un documento en el que tengan que firmar tres personas por medios analógicos supone un gasto total de tiempo de unos 45 minutos: Esto incluye imprimir por triplicado, enviar los documentos por correo o coordinar una cita conjunta para las firmas. Este derroche de recursos es prescindible.

En el sector privado, la firma digital ya se ha establecido en Austria en forma de "firma por teléfono móvil". Desde hace varios años, muchos ciudadanos austriacos utilizan este servicio gubernamental gratuito.

Sin embargo, "sólo" la firma digital suele ser insuficiente en el entorno empresarial. Faltan posibilidades técnicas, una herramienta o una plataforma que pueda cartografiar los casos de uso y los "recorridos de firma" específicos de una industria o una empresa. Un "cuadro de mandos" común asociado proporciona una buena visión general de los documentos importantes. Esto requiere una administración central de todos los usuarios y una gestión de derechos y funciones. Esto también aporta muchas ventajas.

En muchas empresas, independientemente de su tamaño o sector, una plataforma de firma digital ya forma parte integral de muchos flujos de trabajo estándar. Esta tecnología legalmente reconocida ya se utiliza en el sector jurídico, en la fiscalidad, en el sector financiero, pero también en grandes empresas internacionales con estrictas directrices informáticas y en el sector público.

4 La firma cualificada: ningún misterio

A pesar de que los medios especializados pertinentes siempre intentan presentar la firma electrónica cualificada de la forma más compleja y técnica posible, en sproof nos hemos propuesto desvelar el supuesto "misterio", en pocas palabras.

Como en muchas otras transacciones electrónicas jurídicas o bancarias, usted debe poder probar su propia identidad con un 100% de certeza. Esto se hace inicialmente a través de un breve (aprox. 10 minutos de procedimiento de identificación por vídeo), en el que sus datos personales y también biométricos son comprobados por un servicio aprobado por el Estado (proveedor de servicios de confianza).

Después, podrá utilizar una aplicación de teléfono móvil para verificar adicionalmente cada firma digital que realice. Además de su dirección de correo electrónico, que necesita de todos modos para firmar y obtener firmas, su teléfono móvil es así su segundo factor de seguridad.

Los propios documentos firmados se cifran digitalmente mediante métodos criptográficos. Sólo los propietarios de un documento, o aquellos que han sido invitados a firmarlo, pueden editar el documento o simplemente firmarlo. A cada documento se le proporciona en todo momento una clave criptográfica única, que es imposible de ver para cualquier ser humano u ordenador. La validez y el valor probatorio del documento también son independientes de la plataforma de firma utilizada, ya que la clave criptográfica (o "valor hash") está impresa en el propio archivo pdf. En consecuencia, cualquier impresión y almacenamiento físico del documento tampoco tiene sentido, ya que la trazabilidad expira cuando se imprime el documento.

Para verificar la validez de una firma electrónica y la conformidad tal y como se ha descrito anteriormente, el documento firmado (¡digital!) puede verificarse utilizando los servicios nacionales de verificación de firmas, por ejemplo, a través de la Autoridad de Comunicaciones de Austria: rtr.at Plataformas como sproof, como plataforma en sí, ofrecen un servicio de verificación integrado.

En resumen: la firma digital cualificada es 100% a prueba de falsificaciones y legalmente válida. Una firma hecha a mano también es 100% legalmente válida, pero nunca 100% a prueba de falsificaciones.

5 No hace falta mucho para empezar con la firma digital reconocida

Las firmas digitales son técnicamente exigentes y requieren un grado especial de responsabilidad desde el punto de vista del fabricante; al fin y al cabo, las firmas generadas con ellas ofrecen el mayor grado de vinculación. Sin embargo, un amplio espectro de usuarios, desde abogados hasta secretarias y clientes, debe poder trabajar con ellas de forma fácil, rápida e intuitiva.

La complejidad técnica queda completamente oculta en sproof y se crea un acceso sencillo y de bajo umbral. Philipp Gernerth es el responsable de UI y UX (interfaz de usuario y experiencia de usuario) en sproof.

"Estamos desarrollando un producto moderno y técnicamente muy sofisticado que ofrece las máximas garantías de seguridad y compromiso. Sin embargo, tiene que ser lo más sencillo posible y de uso intuitivo. De lo contrario, perdemos el objetivo", explica Philipp Gernerth, responsable de UX (experiencia del usuario) y UI (usabilidad) en sproof.

Así pues, desde la perspectiva del usuario, la firma electrónica reconocida significa esencialmente lo siguiente:

• Usted tiene un documento para firmar, que está disponible como documento Word o PDF. Lo carga en el software de firma para firmarlo. Puede encontrar el software de firma en sign.sproof.io . Puede empezar en cualquier momento de forma gratuita.

• Una firma electrónica cualificada requiere una identificación única. Esto significa que tiene que identificarse en una breve videollamada ("Video-Ident-Procedure") y mostrar allí su pasaporte o documento de identidad (válido). Esta identificación sólo es necesaria una vez y es válida durante cinco años o (si esto ocurre antes) hasta la caducidad de su documento de identificación.

• Como parte del proceso de identificación, usted instala una aplicación en su teléfono móvil o, alternativamente -- si no puede o no quiere instalar la aplicación -- recibirá posteriormente un código de un solo uso a través de un SMS.

• Para firmar un documento, selecciona la posición de su firma digital y, opcionalmente, carga una imagen de su firma manuscrita. Ahora autoriza la firma en el teléfono móvil a través de la app o introduce el código de un solo uso recibido por SMS. La imagen de su firma no tiene relevancia jurídica en este caso, pero permite una representación común y familiar de la firma. La firma jurídicamente vinculante se aplica "invisiblemente" en segundo plano de forma puramente digital. Ahora el documento está firmado digitalmente de forma jurídicamente válida. Con sproof, el documento también se convierte al formato PDF/A utilizado y exigido habitualmente por los abogados. Usted, sus clientes o el tribunal pueden comprobar la conformidad del documento y de la firma electrónica en cualquier momento, por ejemplo, en el servicio estatal de comprobación del RTR.