Ha llegado la hora Es hora de adaptar los procesos empresariales para trabajar de forma más eficaz y segura. En el mundo empresarial, los flujos de trabajo digitales cada vez mejores están ayudando a ello. Cada vez hay más plataformas y soluciones que pueden ayudar con todo, desde procesos absolutamente estándar hasta aplicaciones especiales de nicho. Uno de estos procesos estándar que puede mejorarse significativamente gracias a las soluciones digitales es la obtención de firmas.
En este artículo, explicamos qué es un "flujo de trabajo de firma" digital y cómo usted, su empresa o su red se verán beneficiados si confían en una digitalización sensata para este caso de uso.
Analógico frente a digital: ¿Cómo se obtienen las firmas?
Por supuesto, existe la opción de la "vieja escuela": firmar con un bolígrafo sobre papel. Visto de forma aislada, esto tampoco cuesta mucho - especialmente si usted es la persona que firma - y a veces parece más "elegante" o incluso más formal. Sobre todo si se combina con una reunión física. De todos modos, una firma manuscrita tiene validez legal.
Una segunda mirada revela la "cola de la rata": un proceso muy complejo, laborioso y que consume muchos recursos (impresión, escaneado, sellado, envío por correo, espera de devoluciones, etc.). Esto también significa: roturas de soportes que diluyen el valor probatorio, un archivo que lleva mucho tiempo y, por último, pero no por ello menos importante: Obtener o esperar un contrato firmado y devuelto lleva mucho tiempo.
La alternativa ya conocida: la firma digital o electrónica: Técnicamente hablando, se trata de un método criptográfico basado en algoritmos de cifrado asimétricos. Permite verificar la autenticidad del documento y la identidad del firmante. Más información. Lo que en el fondo es técnicamente complejo y altamente seguro, en el primer plano queda oculto por una interfaz de usuario fácil de usar. La firma digital legalmente válida es, en definitiva, tan sencilla como realizar una transferencia bancaria en línea.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
Básicamente, existen diferentes formas de firmar digitalmente: simple, avanzada y cualificada. A pesar de la apariencia superficialmente idéntica de las firmas digitales en el documento final, el estatus del tipo respectivo de firma digital y su naturaleza vinculante son diferentes"
Con una simple firma electrónica o un pie de imagen no es posible detectar manipulaciones. En resumen: sólo una firma que pueda ser verificada por un servicio de verificación aprobado públicamente puede calificarse de conforme a derecho. Plataformas como sproof sign están especializadas tanto en la creación de firmas al más alto nivel como en la verificación integrada de cualquier documento.
Sin límites, sencillo, digital. Obtención de firmas con una plataforma de firma electrónica (en el contexto corporativo).
Las plataformas de firma permiten mapear de forma más o menos exhaustiva los procesos de firma electrónica, también conocidos como flujos de trabajo de firma. Esto es especialmente importante cuando se trata de obtener firmas. sproof sign está especializada al 100% en la emisión y obtención de firmas y destaca en estos flujos de trabajo.
Pero, ¿qué es un flujo de trabajo en el contexto de la firma de documentos?
En general, un flujo de trabajo es una secuencia estructurada de pasos de trabajo para lograr un objetivo o resultado específico. Los pasos de trabajo individuales, su secuencia, responsabilidades y dependencias se definen con el fin de llevar a cabo el trabajo de forma eficiente y eficaz.
Lo mismo se aplica a la obtención de firmas. Una buena herramienta de firma electrónica permite mapear todos los procesos de aprobación imaginables para ahorrar tiempo y recursos de personal. Todo ello garantizando al mismo tiempo los más altos niveles de seguridad y cumplimiento en la empresa.
El poder del flujo de trabajo: Obtenga firmas digitales externas en sólo 5 pasos
1) Añadir contactos comerciales¡Porsupuesto! Si quiero aprobar un documento para su firma, el primer paso es conocer los datos de contacto. En la mayoría de los casos, las solicitudes de firma se tramitan a través de la dirección de correo electrónico, ya que ésta ya es una buena base para autenticar a la otra parte. En el caso de la firma electrónica avanzada (FEA), la prueba de identidad está directamente vinculada a la dirección de correo electrónico personal. Esto significa que la otra parte emite una firma digital con la misma dirección de correo electrónico que se utilizó para la solicitud de firma.
Una de las ventajas de una plataforma de firma electrónica es la sencilla gestión de los datos de contacto desde el inicio de la solicitud de firma. Por regla general, los contactos utilizados con frecuencia se sugieren automáticamente durante los procesos de recogida y todos los datos de contacto se introducen automáticamente en un sistema simplificado de gestión de contactos, donde pueden visualizarse y editarse.
2) Definir la norma de firmaComoya se ha descrito en detalle, la norma de firma es esencial con respecto al valor probatorio deseado de una firma solicitada. Es importante saber que la norma de firma puede definirse para la contraparte firmante, pero no tiene por qué ser así. Por ejemplo, si se trata de un contrato de gran importancia formal, se puede asumir la firma electrónica reconocida o excluir técnicamente otros tipos de firma. Si la otra parte no tiene la opción de firmar con una firma cualificada, una herramienta de firma electrónica le guiará automáticamente a través del proceso de identificación
3) Definir secuencias yfuncionesExisten varios casos de uso en los que se quiere evitar que varios contactos reciban un documento para su firma al mismo tiempo. Un caso de uso podría ser que la dirección firme después de que lo hagan representantes de otros dos departamentos y, por último, la secretaría reciba el documento para su visualización o para una descarga final.
4) Definir la posición de la firmaUnade las características más importantes de toda plataforma de firma es la "definición de marcadores de posición para las firmas". Puede definir exactamente en qué página, quién tiene que firmar y dónde. Con sproof sign, también se puede ajustar el tamaño de la tarjeta de firma.
5) Establezca una fecha límite para la firma y envíe recordatoriosEnel último paso del flujo de trabajo, la mayoría de las soluciones de firma todo en uno le permiten establecer una fecha límite, escribir un texto de invitación amigable (o específico) y, lo que es más importante, recordar automáticamente la fecha límite al destinatario. Esto aumenta significativamente el porcentaje de éxito a la hora de recibir el documento refrendado a tiempo. Por no mencionar el hecho de que, de todos modos, este flujo de trabajo minimiza significativamente el "tiempo hasta la decisión".
6) (Opcional:) Verifique las firmas recibidas directamente en sproof signComose ha mencionado, es importante comprender que las firmas electrónicas cualificadas y avanzadas garantizan el máximo nivel de seguridad porque su validez puede validarse muy fácilmente. Un mecanismo de verificación directamente integrado -como el disponible en sproof sign- permite una trazabilidad y seguridad completas en los procesos de aprobación importantes.
La firma digital desde la perspectiva de la persona invitada
Para la persona invitada es esencial que todas las firmas se devuelvan a tiempo. El acceso a la plataforma de firma es crucial. sproof sign ha optimizado este proceso:
- Como se ha descrito, la persona invitante envía el documento para su firma por correo electrónico
- La persona invitada recibe el correo electrónico, hace clic en el enlace y puede firmar el documento directamente sin registrarse (!)
- Si se requiere una firma cualificada y la persona invitada aún no tiene una identificación QES existente (la opción de firmar con una firma cualificada), la persona invitada es llevada directamente a través del proceso de identificación después de registrarse.
- Nunca (!) hay costes para la persona invitada.
- Si ya es usuario de sproof sign:in, puede, por supuesto, archivar el documento o, si lo desea, reenviarlo para su posterior firma, colocarlo en la pila, delegar solicitudes de firma, etc.
¿Quiere empezar? Regístrese ahora gratis y consiga su primera firma
Sólo encontrará esto en sproof sign. Nos hemos esforzado para que a nuestros usuarios les resulte lo más fácil posible iniciarse en el mundo de las firmas digitales. Con una cuenta privada gratuita, podrá utilizar la plataforma inmediatamente y realizar usted mismo sus primeras firmas digitales u obtenerlas sin barreras en toda Europa.
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