Soluciones innovadoras para un futuro sostenible: la asociación entre sproof sign y Energie AG Oberösterreich

Burger: "Decidimos implantar una solución de firma digital para abordar dos retos clave. En primer lugar, nos dimos cuenta de que a menudo nos encontrábamos con una discontinuidad de medios en nuestros procesos con los clientes finales. Mucha información se presentaba en papel, lo que daba lugar a procesos manuales de registro, archivo y procesamiento posterior que requerían mucho tiempo. Esta discontinuidad de medios ralentizaba considerablemente nuestros procesos. Al digitalizar estos procesos e introducir las firmas digitales, pudimos eliminar este cuello de botella y aumentar la eficacia

Además, la pandemia de COVID-19 nos obligó a adaptar nuestros procesos internos. El método tradicional de firmar físicamente los documentos ya no resultaba práctico debido a las restricciones de viaje y a las normativas de la oficina central. Se hizo evidente la necesidad de implantar una solución digital para mantener las operaciones comerciales. En este contexto, buscábamos una solución que nos proporcionara la flexibilidad necesaria."

Burger: "Utilizamos la firma digital para varias aplicaciones. Por un lado, la utilizamos en el contacto con los clientes, por ejemplo cuando un cliente quiere celebrar un contrato o necesita confirmar un servicio prestado. Otro caso de uso es el interno, especialmente en situaciones como la rápida aplicación de nuevas normativas, como el reglamento sobre el trabajo a domicilio. En uno de estos casos, tuvimos que tramitar rápidamente documentos para 1500 empleados, lo que no habría sido posible con los procesos convencionales basados en papel. Para gestionar este proceso, utilizamos soluciones internas integradas a través de una app especialmente desarrollada. Se implementó un proceso de aprobación en el que los documentos eran aprobados primero por los supervisores directos antes de ser enviados a los empleados utilizando los marcadores de posición de firma predefinidos."

Burger: "Como proveedor de energía con infraestructuras críticas, operamos en un ámbito muy regulado. La protección de datos es de suma importancia para nosotros, ya que trabajamos constantemente con datos personales. Por lo tanto, era crucial encontrar un proveedor en las inmediaciones, preferiblemente en Austria o al menos en Europa. Un proveedor estadounidense habría estado asociado a demasiadas incertidumbres y desafíos, ya que no podemos correr ningún riesgo. Por lo tanto, nuestra política se centra claramente en los proveedores europeos para garantizar que cumplimos los requisitos del RGPD y minimizamos los riesgos de protección de datos."

Burger: "Además del RGPD, otras normas son de gran importancia para nosotros, como la ISO 271001, que es especialmente importante para nosotros, ya que nosotros mismos estamos certificados y esperamos que nuestros proveedores puedan cumplir las mismas normas de seguridad que nosotros. También llevamos a cabo auditorías de seguridad periódicas para asegurarnos de que nuestra infraestructura está siempre protegida. Estas auditorías se realizan anualmente para identificar a tiempo posibles vulnerabilidades y rectificarlas antes de que se produzcan incidentes de seguridad, que pueden resultar muy costosos."

Burger: "Ya disponemos de varias soluciones internas diferentes, lo que nos ha enseñado qué funciones son especialmente importantes para nosotros y cuáles no pueden ofrecernos la flexibilidad que necesitamos. Por eso, al evaluar a los posibles proveedores, definimos unos requisitos específicos, entre ellos la posibilidad de mover el marcador de posición de la firma según las necesidades y ajustar la escala, así como la opción de que los usuarios configuren de forma flexible su función de firma. No encontramos eso en todas partes. También dimos prioridad a la capacidad de integrarse en los procesos existentes, especialmente a través de la API REST, para garantizar una integración perfecta en nuestros flujos de trabajo. "

Burger: "Tras una encuesta realizada entre nuestros principales usuarios, que utilizan el producto con frecuencia, se destacó de forma especialmente positiva el aspecto de la facilidad de uso. La interfaz de usuario está diseñada de forma intuitiva, lo que simplifica el proceso de firma a los usuarios. También funciona sin problemas en dispositivos móviles, algo muy apreciado por nuestros empleados. Además, apenas necesitaron formación para utilizar el producto. Esto minimizó considerablemente el esfuerzo de formación y supuso una gran ventaja para nosotros. Otro aspecto positivo es la posibilidad de configurar libremente los sellos de firma. Esto nos permite cubrir diferentes necesidades y dar soporte a procesos individuales. Otras soluciones de firma sencillamente no daban respuesta a este reto".

Burger: "Actualmente estamos en la fase de prueba de una integración con SAP para el proceso de elaboración de presupuestos. Aquí es donde se crean, aprueban y firman los presupuestos antes de enviarlos al cliente. Esta integración ya se ha puesto en marcha y se extenderá gradualmente a partir del verano. Algo que probablemente también tendría potencial es nuestra área interna de RRHH. Tenemos unos 4.500 empleados a los que hay que dar soporte. Por supuesto, cualquier cosa que funcione digitalmente y se aleje del papel es una gran palanca".