¿Qué es la firma digital?

La firma digital (o firma electrónica, eSignature, etc.) se ha convertido en una herramienta indispensable para que empresas y particulares gestionen los documentos de forma más eficaz y respetuosa con el medio ambiente. En este artículo, ofrecemos un punto de partida para todo aquel que desee actualizar un proceso antiguo: la firma de documentos.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un método seguro y eficaz de firmar contratos en un entorno digital como alternativa a las firmas manuscritas.

La firma digital funciona como una huella dactilar humana, ya que cada documento tiene su propia huella electrónica única. Ningún otro documento puede tener la misma firma digital. Si un documento digital está "sellado" con una firma, se puede demostrar que

• el archivo no ha sido modificado después de la firma (integridad).
• una persona concreta ha firmado el documento (autenticación).
• el firmante ha firmado realmente el documento. La persona no puede negar haber firmado el documento después de que se haya creado una firma digital.
• el documento no es una falsificación.

Las firmas digitales ya se utilizan en muchas industrias para una gran variedad de aplicaciones.

¿Qué no es una firma digital (válida)?

Sólo una firma que también pueda ser verificada por un servicio de verificación en línea aprobado (por ejemplo, Acrobat Reader, RTR, o directamente en sproof sign) puede clasificarse como legalmente válida.

El Reglamento eIDAS regula para Europa cómo pueden firmarse los documentos de forma legalmente válida y verificable. Puede obtener más información aquí.

Cómo funciona la firma digital de documentos PDF

Aplicar una firma digital válida a un documento (PDF) es un proceso técnicamente complejo que se ejecuta discretamente en segundo plano cuando se firma digitalmente un documento.

Por lo tanto, una firma digital correcta difiere significativamente de la simple inserción de una firma manuscrita escaneada.

Una firma digital válida permite que se reconozcan los cambios posteriores en el documento. Este no es el caso cuando simplemente se insertan imágenes.

Así es como funciona la prueba de intenciones digital con una plataforma de firma:

Paso 1: Carga y conversión

En primer lugar, usted carga su documento en línea a través de su cuenta en una plataforma de firma. El documento se convierte en un documento PDF.

Paso 2: Aplicación de la firma digital

Para la firma propiamente dicha, necesita un certificado digital que acredite su identidad como firmante. Éste se crea para usted cuando se registra en una plataforma de firma. Si desea firmar con el estándar más alto, la firma electrónica reconocida , este paso lo lleva a cabo una autoridad de certificación reconocida por el estado .

Con una plataforma de firma, tiene la opción de personalizar su firma (similar a la versión manuscrita) y crear su propio estilo de firma.

Paso 3: Cifrado del documento y las firmas

En el último paso, todo el contrato, incluidas las firmas adjuntas, se encripta criptográficamente. Se genera un denominado valor hash. El contrato se convierte en infalsificable y verificable.

Las firmas adjuntas tienen el mayor valor probatorio y ya no pueden falsificarse.

Por supuesto, los contratos firmados pueden descargarse, enviarse o guardarse en cualquier lugar.

¿Puedo firmar digitalmente también en Word u otros programas de Office?

En principio, muchos formatos de archivo también pueden firmarse digitalmente. Sin embargo, para que la firma digital aplicada sea inalterable, cada documento debe convertirse primero en un documento PDF. Como es bien sabido, los documentos PDF ya no pueden modificarse (a diferencia de los documentos docx, por ejemplo). Las plataformas de firma digital convierten automáticamente muchos formatos de archivo en un documento PDF correcto, normalmente cuando se carga el documento.

¿Cómo puedo obtener una firma digital?

Existen varias formas de obtener una firma digital.

Registrándose en una plataforma de firma digital (AES)

Como ya se ha explicado, la creación de una firma digital es el elemento central de una plataforma de firma digital. Soluciones establecidas y conocidas son, por ejemplo, DocuSign , AdobeSign o soluciones europeas más recientes como sproof sign o yousign, que también se han especializado específicamente para su uso en empresas europeas.

En el momento del registro se crea para usted una firma electrónica avanzada .

Identificación con una plataforma de firma (QES)

Muchos proveedores también equipan a los usuarios con una firma electrónica reconocida, que está profundamente integrada en la propia aplicación. Además del alto valor probatorio de este estándar de firma, usted se beneficia de las numerosas opciones para personalizar su proceso de firma.

Identificación con un servicio gubernamental (QES; por ejemplo, firma de teléfono móvil)

En Austria, más del 50% de los ciudadanos ya disponen de una firma de teléfono móvil. Ésta es emitida por las autoridades públicas y cumple la norma de firma electrónica reconocida.

Validez jurídica de una firma digital

Un contrato válido se celebra cuando ambas partes expresan su consentimiento. Por lo general, el legislador deja en manos de las partes contratantes la decisión de celebrar un contrato de forma verbal, escrita o electrónica. Esto se conoce como libertad de forma.

Si opta por una solución de firma digital, tendrá la ventaja de que todas las firmas se integran en el archivo PDF de forma inalterable y a prueba de falsificaciones.

En cualquier caso, es necesario seleccionar la norma de firma electrónica adecuada en función del contrato.

Para ello se han establecido tres normas, que se definen en el Reglamento eIDAS y sirven de marco jurídico.

• Firma electrónica simple (FEE)
• Firma electrónica avanzada (FEA)
• Firma electrónica reconocida (FER)

La firma electrónica reconocida (FER) cumple los criterios de calidad más exigentes y es legalmente equivalente al 100% a una firma manuscrita.

Como las implicaciones legales pueden variar mucho, factores como los costes de implantación, la facilidad de uso (experiencia del cliente), la legislación, las políticas de la empresa y el riesgo empresarial evaluado determinarán normalmente qué método debe utilizarse en una situación concreta.

Puede utilizar la siguiente guía de decisión como ayuda.

Por tanto, hay dos factores que influyen en la elección de la norma adecuada para la firma electrónica:

• Riesgos de responsabilidad, riesgos operativos
• Requisitos legales

Las ventajas de una plataforma de firma electrónica son que puede

• puede cambiar la norma de firma electrónica en cualquier momento en función del tipo de contrato
• puede especificar la norma de firma electrónica deseada al contratar firmas externas.

Los proveedores de firma europeos se han centrado sobre todo en las dos normas de firma electrónica más elevadas.

sproof sign es un experto en el campo de las firmas electrónicas cualificadas (FER) en particular.

Más información

¿Es válida una firma escaneada o una imagen de firma?

El término "firma escaneada" significa que se trata de una imagen digital de una firma manuscrita. La firma original en papel se convierte a un formato digital (.jpg, .doc, .pdf, etc.) mediante un escáner o una cámara.

En principio, estas firmas escaneadas son válidas siempre que no se requiera una forma escrita para la correspondiente declaración de intenciones.

Una copia firmada no tiene validez legal, ya que no se puede identificar al firmante y no se puede demostrar el consentimiento.

Una firma escaneada es fácil de falsificar, por lo que el destinatario del contrato firmado puede copiarla fácilmente (#SnippingTool #Screenshot). Es obvio que esto no es legal.

Una firma escaneada no tiene valor probatorio ante un tribunal, ya que sólo es una copia de su firma original. Sin pruebas de cómo se hizo la firma, se considera una mera copia y no una firma auténtica. Por esta razón, no es válida, especialmente en transacciones comerciales.

¿Cuál es la diferencia entre una firma digital y una firma electrónica?

Los términos "firma electrónica" y "firma digital" pueden confundirse fácilmente. A menudo se utilizan indistintamente, pero en sentido estricto no son lo mismo.

Una firma electrónica (o e-firma) es un método para concluir un acuerdo legal en un entorno digital. Es, por así decirlo, el equivalente digital de firmar un documento en papel.

Mientras que la firma electrónica prueba el consentimiento del firmante del documento, la firma digital es la prueba de la autenticidad del propio documento. Esto significa que la combinación de documento y firma ha sido técnicamente diseñada y encriptada de tal forma que el contrato es infalsificable. De este modo, los términos se fusionan o trabajan juntos de tal manera que un acuerdo digital se convierte en verificable y legalmente exigible.

Las ventajas de una plataforma de firma digital (europea)

Nube de alta seguridad, lista parausar sproof sign es una solución basada en web para la firma digital de contratos y funciona en todos los dispositivos móviles (ordenador de sobremesa, smartphone, tableta). sproof sign tiene su sede en Austria y todos los datos están respaldados exclusivamente en centros de datos dentro de la UE. Garantizamos el cumplimiento del RGPD a todos los niveles, tanto con nosotros como con nuestros subcontratistas. Ofrecemos a nuestros clientes estas garantías en un contrato de procesamiento de datos de pedidos (ADV), que se basa en las cláusulas contractuales estándar de la UE y, por lo tanto, también ofrece la máxima seguridad jurídica.

Interfaces y sistemas existentes

• sproof sign puede integrarse perfectamente en sus sistemas existentes.
• Firme directamente en herramientas habituales como MS Teams, Word, Google Drive, etc. (lista de todas las integraciones ).
• Inicio de sesión único
• API sencilla para casos de uso personalizados.( documentación de la API )

Almacenamiento de documentos y control delprogresoLos contratosimportantesse almacenan en una ubicación central de forma clara, altamente segura y encriptada. No obstante, se puede acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, el progreso de los procesos de firma puede consultarse en cualquier momento y, si es necesario, pueden enviarse recordatorios.

Firma electrónica cualificada (QES) y avanzada (AES), incluida la identificación. sproof sign admite todo tipo de firmas electrónicas (simples, avanzadas y cualificadas) de conformidad con el Reglamento eIDAS, así como muchas otras normas de firma utilizadas en todo el mundo (por ejemplo, el cumplimiento de la FDA). Puede firmar tanto dentro de su organización como con socios externos, proveedores o clientes.

Firma por lotes**: firme contratos al mismo tiempoCon**la firma por lotes se pueden firmar digital y legalmente innumerables documentos en una sola operación. Un enorme ahorro de tiempo.

Carpeta de documentos: envíe contratos al mismo tiempoGrabevarios documentos digitalmente y envíelos juntos para su firma. Así ahorrará mucho tiempo a usted y al destinatario.

Marca de empresa**, sellos de empresa y estilos de**firmaSea usted un gran equipo o un usuario individual. En sproof sign, puede almacenar el logotipo de su propia empresa como sello de empresa. También puede crear diferentes estilos de firma para distintos fines.

eID Hub:Obtengafirmas en todaEuropaLa firma reconocida es legalmente equivalente a la firma manuscrita en toda Europa. sproof sign permite firmar contratos con varios proveedores de firma reconocida gracias a su interfaz única. Esto supone una gran ventaja a la hora de obtener y emitir firmas legalmente válidas. Haga clic aquí para obtener una visión general de todos los proveedores de servicios fiduciarios → integrados.

Verificación de firmas y descarga deinformes de verificaciónPuede comprobar la validez de las firmas electrónicas aplicadas directamente en sproof sign con un clic del ratón. También puede descargar un informe de verificación para cada firma realizada y ver quién firmó con qué certificado y cuándo.

Gestión de equipos y reglas de sustituciónessproofsign permite una gestión sencilla de usuarios y derechos para los usuarios de un plan. Además, la cuota de firmas puede gestionarse de forma centralizada y pueden realizarse varios ajustes importantes para todo el plan.

Asistencia yAcademia sproof sign es conocida por su asistencia rápida y flexible. La Academia sproof sign es un portal de formación gratuito que le ayuda a usted y a sus empleados a empezar rápidamente.

Precios transparentes sin costes ocultosNuestroobjetivo es ser el mejor postor en la búsqueda de un proveedor de firmas adecuado. Para ello, concedemos gran importancia a la imparcialidad y la transparencia. Dos valores que caracterizan nuestra cultura corporativa. Estos valores también determinan los precios de nuestra solución en el segmento empresarial.