Conexión API y facilidad de uso: Los criterios de decisión para la señalización sproof en la FH Alta Austria

Existen diferentes niveles de representación y administración dentro del alumnado. Diariamente se requiere la liberación de diversos documentos y la aprobación de pagos. Estas solicitudes requieren el uso de firmas cualificadas o, en su defecto, firmas físicas y sus documentos originales. Se trata de un proceso que requiere mucho tiempo. Hemos decidido digitalizar y modernizar nuestros procesos y tareas administrativas para poder invertir más tiempo en nuestra tarea real de representación. Por este motivo, también hemos conectado sproof sign a nuestra herramienta interna de gestión presupuestaria para que en el futuro los documentos estén firmados digitalmente por las 3 personas necesarias, sin tener que perder tiempo intercambiándolos y enviándolos por correo electrónico.

Varios criterios fueron decisivos para nosotros a la hora de buscar el proveedor de firma electrónica adecuado. Un aspecto clave era la conexión API, ya que teníamos que crearla a partir de un sistema de terceros. También era importante que se pudiera invitar fácilmente a personas externas a firmar por correo electrónico. Otro criterio era la facilidad de uso y la modernidad del software, que debía reflejarse en una interfaz de usuario intuitiva. Un proveedor que combina todos estos requisitos en un software asequible es una gran ventaja para nosotros y creo que es un punto a favor muy grande para sproof sign. Por estas razones, también nosotros decidimos trabajar con sproof.

Utilizamos las firmas digitales para diversas aplicaciones. Por un lado, las utilizamos para la aprobación de pagos, lo que permite autorizar transacciones financieras de forma rápida y segura. Por otro, las utilizamos para documentos internos con el fin de optimizar los procesos de trabajo y reducir los costes administrativos. También utilizamos la firma digital para los documentos de los estudiantes de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Alta Austria. Estos documentos confirman que los estudiantes desempeñan una función específica en la Unión de Estudiantes de Austria (ÖH). La firma digital nos permite crear y enviar estas confirmaciones de forma sencilla y legalmente segura. Gracias a las múltiples posibilidades de uso de la firma digital, podemos trabajar de forma más eficaz y, al mismo tiempo, garantizar la seguridad de nuestros documentos.

La integración de la nube se implementó para nosotros a través de un socio y se realizó sin problemas. La integración API funcionó bien y nos permitió vincular sin problemas nuestros sistemas existentes con la nueva solución de firma. Sin embargo, la conversión de los procesos pertinentes para los empleados y la introducción de estos nuevos y modernos métodos de trabajo es un proceso que lleva su tiempo.

Nosotros, como Sindicato de Estudiantes de Alta Austria, también estamos sujetos a las normativas y leyes vigentes. Por ello, la solución de software que utilizamos para la firma electrónica debe cumplir varias normas en materia de seguridad y conformidad de los datos. Por un lado, es esencial que la solución de firma cumpla el reglamento e-IDAS de la UE, ya que éste define el marco legal para las firmas electrónicas en la Unión Europea. Por otro lado, el software debe cumplir las leyes y normativas nacionales vigentes para que estemos legalmente protegidos. Por no hablar de que debe cumplir el RGPD. Por lo tanto, nuestra solución debe garantizar básicamente que toda la información personal y los documentos se procesen y almacenen de acuerdo con los estrictos requisitos del RGPD.

Lo que me gusta especialmente de sproof sign es la presentación clara y moderna de todas las aplicaciones, así como la práctica función de filtro para identificar rápidamente los documentos abiertos para firmar. Por supuesto, también resulta útil la función de procesamiento por lotes, que permite firmar eficazmente grandes cantidades de documentos al mismo tiempo. Especialmente cuando se procesan hasta 400 documentos, esta función es un verdadero alivio en el trabajo diario.

sproof sign nos ofrece una importante ventaja gracias a la posibilidad de invitar a personas externas a firmar por correo electrónico. Estas personas pueden entonces firmar fácilmente documentos en toda la UE utilizando una amplia variedad de métodos de firma.