Digitale kontrakter, ægte engagement: FSJ og vejen til papirløs administration

Da jeg tiltrådte som administrerende direktør for tre år siden, var foreningen, som havde eksisteret i over 50 år, stadig i sin vorden med hensyn til digitalisering. Indtil da blev alle kontrakter med de sociale institutioner og FSJ-deltagerne oprettet ved hjælp af standardbreve, som blev printet ud, underskrevet, frankeret, lagt i en kuvert og sendt til posthuset. Og underskrevet og returneret med posten. Hvis der var behov for en ændring, startede det hele forfra. Det kunne stadig lade sig gøre med et mindre antal deltagere, men jo flere unge voksne, der var i gang med en FSJ, jo mere umuligt blev det. For ikke at tale om sandsynligheden for fejl i de forskellige Excel-lister. Det betød, at der skulle findes digitaliserede løsninger til det 21. århundrede.

Det første skridt var at finde et it-firma, der kunne digitalisere alle vores processer. Det betød, at vi ikke længere kunne modtage ansøgninger som en vedhæftet fil i en e-mail (hvis oplysninger så skulle indsættes i Excel-lister), som det tidligere var normalt og nødvendigt, men via et registreringsværktøj. Dataene kunne derefter bruges direkte til automatisk at oprette de nødvendige kontrakter, når en FSJ-placering var blevet bekræftet. Det betød, at kontraktoprettelsen var færdig, men den digitale underskriftsmulighed manglede stadig. Efter en del research og frem for alt takket være en anbefaling fra en ven stødte jeg endelig på sproof.

Betydningen af den digitale transformation for FSJ kan ikke overvurderes. Et FSJ-år starter altid om efteråret. Det betyder, at sommeren er spidsbelastningsperioden for placeringer og også spidsbelastningsperioden for kontrakter. Der kræves to kontrakter med vores forening for hver person, der placeres: Med den sociale institution og med FSJ-deltageren. Vi skal underskrive disse kontrakter, og det skal den anden part selvfølgelig også. sproof tilbød og fortsætter med at tilbyde os den ideelle løsning! I år forventer vi omkring 700 FSJ-opgaver og dermed omkring 1400 kontrakter, der skal underskrives.

Det var vigtigt for os at finde en løsning, der var praktisk og økonomisk overkommelig. Databeskyttelsen skulle opfyldes. Det værktøj, der blev brugt til at behandle underskriften, skulle være kompetent, pålideligt, professionelt og frem for alt "lytte" til, hvad vi havde brug for. Alt dette fandt vi med sproof.

Til underskrifter af vores FSJ-aftaler med de sociale institutioner og med FSJ-deltagerne og også til kontrakter med finansieringsorganer, servicekontrakter osv. Simpelthen til alle dokumenter, der kræver en officielt gyldig underskrift. Så sproof hjælper os ikke kun med kontrakter i forbindelse med FSJ-opgaver, men også med dokumenter, der skal underskrives af foreningens formand og direktør, da vi ikke ser hinanden så ofte - hvilket gør det svært at underskrive i hånden - men hovedsageligt er i kontakt via e-mail og telefon.

Siden vi har sproof, som giver os mulighed for at underskrive via ID-Austria, er der ikke længere behov for møder, som tidligere primært handlede om at få en underskrift til et vigtigt dokument. Vi fejrer også den papirløse løsning. Det giver os mulighed for at spare værdifulde ressourcer. I dag printer vi næsten ingenting.

IT-firmaet, der foretog digitaliseringen for os, og sproof tog sig direkte af dette. Fra specialist til specialist, så at sige. Det var ideelt for os som kunde.

Vi har selvfølgelig ekstremt høje standarder. Spørgsmålet om databeskyttelse og sikkerhed var noget af det første, vi stillede, da vi stødte på sproof.

Alle sproofs medarbejdere er utroligt kompetente, venlige, professionelle og stræber altid efter at finde den bedste løsning for os. De er der og tilgængelige for spørgsmål og problemer og gør alt, hvad de kan for at sikre, at vi som kunde får det resultat, vi har brug for og ønsker. sproof er det bedste, der kunne være sket for os, sammen med den store IT-virksomhed, som vi nærmede os digitaliseringen med.

Ja, især når jeg underskriver dokumenter digitalt sammen med vores formand, bruges signatur-workflowet. Men også til kontrakter med frivillige og FSJ-deltagere. Ved at skifte fra manuelle underskrifter på aftaler sendt med posten til digitale underskrifter via e-mail har vi også sikret digitaliseringen i de mere end 700 sociale institutioner, fordi ledelsen af de sociale institutioner så også skulle forholde sig til den digitale signatur.

Vi er nu i gang med det tredje år, og det fungerer fantastisk alle steder. sproof ses som en troværdig og ukompliceret partner. I øvrigt var digital tegning aldrig en udfordring for FSJ-deltagerne. De unge voksne gjorde det på ingen tid med deres mobiltelefoner, som om de aldrig havde gjort det på nogen anden måde. Dette taler også for sproofs lette og forståelige anvendelighed. Vi vil gerne sige en stor TAK for det gode samarbejde!!!