eMoveUs bruger sproof sign til at digitalisere dokumentprocesser i bilindustrien

Som en lille, mellemstor opstartsvirksomhed i bilindustrien stod vi over for den udfordring at gøre vores interne processer mere effektive og forkorte behandlingstiderne. Især ved behandling af kontrakter, leverandøraftaler, NDA'er og interne godkendelser bemærkede vi, at den traditionelle papirrute var tidskrævende og udsat for fejl, især i tider med fjernarbejde. Det førte ofte til forsinkelser, ekstra omkostninger og øget administrativ indsats, og derfor ønskede vi at optimere dokumentworkflowet og modernisere forretningsprocesserne.

Digital transformation spiller en central rolle i vores virksomhed, da den giver os mulighed for at reagere mere effektivt og smidigt på udfordringerne i bilindustrien. For os som nystartet virksomhed er digitalisering en afgørende løftestang til at sikre vores konkurrenceevne og fremtidssikre vores forretning. Ved at bruge digitale teknologier kan vi optimere processer, forbedre samarbejdet både internt og med eksterne partnere og samtidig reducere omkostningerne.

Før vi indførte digitale underskrifter, blev alle underskrifter lavet på den traditionelle måde: Kontrakter og vigtige dokumenter blev printet ud, underskrevet manuelt og derefter sendt enten med post, kurer eller e-mail for at få yderligere underskrifter. Denne proces var tidskrævende, ineffektiv og udsat for forsinkelser, især når der var brug for flere underskrifter, eller dokumenter skulle udveksles mellem forskellige lokationer. Desuden øgede den papirbaserede tilgang risikoen for fejl, tab og ufuldstændige arkiver.

Flere kriterier var afgørende for os, da vi skulle vælge den rigtige udbyder af e-signaturer. For det første var sikkerhed altafgørende, da digitale signaturer bruges til vigtige kontrakter og dokumenter, der indeholder fortrolige oplysninger. En udbyder med høje sikkerhedsstandarder, som f.eks. krypteringsteknologier og overholdelse af databeskyttelsesbestemmelser som GDPR, var derfor et must.

Derudover var brugervenlighed af stor betydning. Udbyderen skulle tilbyde en intuitiv og brugervenlig platform, så vores medarbejdere kunne komme i gang med det samme uden en masse træning. Kompatibilitet med vores eksisterende systemer og problemfri integration i vores arbejdsgange var også en vigtig faktor.

Sidst, men ikke mindst, spillede tilbuddets pris og fleksibilitet også en rolle. Vi ledte bevidst efter en europæisk udbyder, der tilbød gennemsigtige omkostningsstrukturer og skalerbare løsninger, der kunne vokse med vores virksomhed. Support og kundeservice var også vigtige kriterier for at sikre, at vi hurtigt kunne få hjælp, hvis vi havde spørgsmål eller problemer.

Det primære anvendelsesområde er kontraktbehandling, især for leverandør- og servicekontrakter, købsaftaler, NDA'er og rammeaftaler, som ofte kræver flere underskrifter.

I vores virksomhed skal en softwareløsning opfylde strenge standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance for at sikre beskyttelsen af følsomme oplysninger. Dette omfatter først og fremmest overholdelse af den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) for at sikre, at persondata behandles sikkert og ansvarligt. Krypteringsteknologier, både til transmission og lagring af data, er afgørende for at forhindre uautoriseret adgang. Vi værdsætter også multifaktorautentificering (MFA) og adgangsstyring for at sikre, at kun autoriserede personer kan få adgang til vores systemer og data.

Det, vi især kan lide ved sproof sign, er kombinationen af høj sikkerhed og brugervenlighed samt den intuitive brugergrænseflade, som gør det muligt for vores medarbejdere at bruge platformen hurtigt og uden megen oplæring. Integrationen i vores eksisterende systemer gik glat, og sproof signs fleksible tilpasningsmuligheder passer perfekt til vores specifikke krav og arbejdsgange.