API-forbindelse og brugervenlighed: Beslutningskriterierne for sproof sign på FH Oberösterreichs studenterforening

Der er forskellige niveauer af repræsentation og administration i studenterorganisationen. Der er dagligt behov for frigivelse af forskellige dokumenter og betalingsgodkendelser. Disse ansøgninger kræver brug af kvalificerede underskrifter eller alternativt fysiske underskrifter og deres originale dokumenter. Det er en meget tidskrævende proces. Vi har besluttet at digitalisere og modernisere vores administrative processer og opgaver, så vi kan investere mere tid i vores egentlige repræsentationsarbejde. Derfor har vi også koblet sproof sign til vores interne budgetstyringsværktøj, så vi fremover kan få dokumenterne underskrevet digitalt af de tre nødvendige personer uden at skulle bruge tid på at udveksle og sende dem rundt via e-mail.

Flere kriterier var afgørende for os, da vi ledte efter den rigtige udbyder af e-signaturer. Et vigtigt aspekt var API-forbindelsen, da vi var nødt til at oprette den fra et tredjepartssystem. Det var også vigtigt, at eksterne personer nemt kunne inviteres til at underskrive via e-mail. Et andet kriterium var softwarens brugervenlighed og modernitet, som skulle afspejles i en intuitiv brugergrænseflade. En leverandør, der kombinerer alle disse krav i en overkommelig software, er en stor fordel for os, og jeg synes, det er et meget stort plus for sproof sign. Af disse grunde besluttede vi også at arbejde med sproof.

Vi bruger digitale signaturer til forskellige formål. På den ene side bruger vi dem til betalingsgodkendelser, så finansielle transaktioner kan godkendes hurtigt og sikkert. På den anden side bruger vi dem til interne dokumenter for at optimere arbejdsprocesserne og reducere de administrative omkostninger. Vi bruger også den digitale signatur til dokumenter fra studerende på University of Applied Sciences Upper Austria. Disse dokumenter bekræfter, at de studerende har en specifik funktion i den østrigske studenterforening (ÖH). Den digitale signatur gør det muligt for os at oprette og sende disse bekræftelser på en ukompliceret og juridisk sikker måde. Takket være de mange mulige anvendelser af den digitale signatur kan vi arbejde mere effektivt og samtidig garantere sikkerheden for vores dokumenter.

Integrationen af skyen blev implementeret for os via en partner og gik glat. API-integrationen fungerede godt og gjorde det muligt for os problemfrit at forbinde vores eksisterende systemer med den nye signaturløsning. Men at konvertere de relevante processer for medarbejderne og introducere dem til disse nye, moderne arbejdsmetoder er en proces, der tager tid.

Vi som Upper Austrian Students' Union er også underlagt de gældende regler og love. Den softwareløsning, vi bruger til digitale signaturer, skal derfor opfylde flere standarder med hensyn til datasikkerhed og overensstemmelse. På den ene side er det vigtigt, at signaturløsningen overholder eIDAS-EU-forordningen, da den definerer de juridiske rammer for elektroniske signaturer i EU. Derudover skal softwaren overholde gældende nationale love og regler, så vi er juridisk beskyttet. For ikke at nævne, at den skal være GDPR-kompatibel. Vores løsning skal derfor grundlæggende sikre, at alle personlige oplysninger og dokumenter behandles og opbevares i overensstemmelse med de strenge krav i GDPR.

Det, jeg især kan lide ved sproof sign, er den klare og moderne præsentation af alle applikationer samt den praktiske filterfunktion til hurtigt at identificere åbne dokumenter til signering. Batchfunktionen, som gør det muligt effektivt at QES'e store mængder dokumenter på samme tid, er selvfølgelig også nyttig. Især ved behandling af op til 400 dokumenter er denne funktion en reel lettelse i det daglige arbejde.

sproof sign giver os en betydelig fordel, fordi vi kan invitere eksterne personer til at underskrive via e-mail. Disse personer kan derefter nemt underskrive dokumenter i hele EU ved hjælp af en lang række forskellige underskriftsmetoder.