V energetice, která hraje ústřední roli v základním zásobování obyvatelstva, jsou rozhodujícími faktory účinnost a bezpečnost. Denně se zde zpracovávají smlouvy na složité procesy, které ovlivňují jak interní procesy, tak spolupráci s partnery, dodavateli a zákazníky. Ať už jde o smlouvy o dodávkách elektřiny, smlouvy o připojení k síti nebo smlouvy o spolupráci – téměř každý obchodní proces vyžaduje podpis dokumentů.

Důležitou součástí těchto procesů je podepisování smluv a dalších dokumentů, což je úkol, který často vyžaduje čas a zdroje, ale má zásadní význam pro hladký chod podniku. V tomto blogu vám ukážeme, jak se digitální podpis používá pro smlouvy v energetice – na praktickém příkladu společnosti Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Tradiční ruční podepisování v energetice stále více naráží na své limity.

Bez elektronického podpisu čelí organizace řadě problémů a nevýhod:

• Vysoké náklady: Potřeba papíru, tiskáren, inkoustu a úložného prostoru způsobuje značné výdaje, které se dlouhodobě sčítají a zatěžují rozpočet.

• Časová náročnost: Procesy ručního podepisování jsou časově náročné a výrazně zpomalují podnikové operace, protože je nutné fyzicky tisknout, podepisovat a vracet dokumenty.

• Další požadavky na personál: Často jsou ke koordinaci procesů správy dokumentů a podepisování potřeba další zaměstnanci, což způsobuje další personální náklady.

• Dopad na životní prostředí: Vysoká spotřeba papíru přispívá k plýtvání zdroji a má negativní dopad na životní prostředí, což může také poškodit udržitelnou image společnosti.
  
• Riziko padělání: Ručně psané podpisy jsou náchylné k padělání a ve srovnání s digitálními podpisy poskytují nižší bezpečnost a sledovatelnost.
  

Pomocí integrované kalkulačky návratnosti investic si zákazníci mohou sami spočítat , kolik by mohli ušetřit používáním digitálních podpisů. Nástroj přehledně ukazuje, jaké jsou úspory v oblasti papíru, tisku a administrativních nákladů a kolik času se digitálním procesem ušetří. Firmy tak mají jasnou představu o finanční a časové přidané hodnotě digitálního podpisu a mohou se informovaně rozhodnout, zda se jim přechod vyplatí.

Přínosy digitálních podpisů v organizacích kritické infrastruktury.

1. Snížení spotřeby zdrojů: Přechod na digitální podpisy šetří papír, tiskové materiály a snižuje náklady. Méně administrativního úsilí, nižší náklady na materiál a žádná potřeba úložného prostoru díky digitální archivaci ulehčí firmám. Pro dodavatele energií s velkým množstvím dokumentů to znamená obrovské výhody a dlouhodobě zlepšuje ekologickou bilanci – dobré řešení šetrné k životnímu prostředí.

2. Zlepšené a rychlejší procesy: Digitální podpisy umožňují schvalovat a podepisovat smlouvy a důležité dokumenty v reálném čase, aniž by bylo nutné posílat fyzické kopie poštou nebo pořádat osobní schůzky. V oboru, kde jsou včasná rozhodnutí o údržbě, nové výstavbě nebo uzavírání smluv kritická, mohou digitální podpisy výrazně zkrátit dobu odezvy.

3. Zjednodušená spolupráce: Digitální podpisy výrazně usnadňují a urychlují spolupráci s externími partnery, jako jsou dodavatelé a subdodavatelé. Partneři mohou být k podpisu přizváni e-mailem a dokument mohou podepsat okamžitě, bez ohledu na to, kde se nacházejí, a to způsobem, který je v souladu s právními předpisy. Tato flexibilita je obzvláště cenná v energetickém průmyslu, který často zahrnuje složité sítě zúčastněných stran.

Digitální podepisování pro vaši společnost – jak to funguje?

4. Zlepšení sledovatelnosti a transparentnosti: Digitální podpisy zajišťují úplnou sledovatelnost a zaznamenávání všech kroků. Každý úkon v dokumentu je zdokumentován, takže proces zůstává transparentní. Komunální služby a provozovatelé sítí si mohou kdykoli prohlédnout stav svých dokumentů, což snižuje počet nedorozumění a zpoždění a zajišťuje přehlednost pro všechny zúčastněné strany.

5. Nachhaltig und umweltfreundlich: In Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen trägt die digitale Signatur erheblich zum Umweltschutz bei. Sie reduziert den Papierverbrauch, schont Ressourcen und senkt den Energieverbrauch. Zudem wird sie in Zeiten von Homeoffice und globaler Zusammenarbeit unverzichtbar, da sie ortsunabhängige, schnelle und sichere Prozesse ermöglicht – ein Gewinn für Effizienz und Nachhaltigkeit.

6. Bezpečnost a dodržování předpisů: Digitální podpisy poskytují vysokou úroveň bezpečnosti a spolehlivosti. Dokumenty jsou nejen šifrovány, ale také chráněny před neoprávněným přístupem. Zejména QES splňuje nejvyšší právní normy a je právně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu, díky čemuž je vhodný zejména pro úřední dokumenty a smlouvy a je v souladu se směrnicemi EU pro elektronické podpisy.

Integrace digitálních podpisů v evropských společnostech

Die digitale Signatur findet bei Energieversorgern vielseitige Anwendung. Beispiele: Für neue Netzanschlussverträge eignet sich die QES, die einzige elektronische Signatur mit Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist als Beweismittel vor Gericht anerkannt. Für weniger sensible Dokumente, wie Einwilligungserklärungen, reicht oft die FES, da hier keine so hohe rechtliche Absicherung erforderlich ist.

Mnoho společností se digitálnímu podpisu vyhýbá kvůli obavám z obtížné konverze. Platformy jako sproof sign však přechod usnadňují. Integrace se stávajícími systémy je bezproblémová a uživatelsky přívětivá rozhraní umožňují rychlé zapracování zaměstnanců a zákazníků.

Die Fastlane von sproof sign ermöglicht einen schnellen und rechtlich abgesicherten Signaturprozess und sorgt so für eine einfache und kundenfreundliche Abwicklung. Erfahren Sie mehr auf dieser Seite.

Bezpečnost, ochrana dat a důkazní hodnota jsou ve smlouvách prioritami.

Platforma zajišťuje nejvyšší bezpečnostní standardy v oblasti ochrany a zabezpečení dat díky řešení plně vyhovujícímu GDPR a eIDAS. Všechna data jsou uložena výhradně v evropských datových centrech a dodržování ochrany dat je zajištěno komplexní smlouvou o zpracování dat (DPA). Pravidelné monitorování a audity zajišťují, že zabezpečení IT je neustále kontrolováno a optimalizováno, aby byla vždy zajištěna ochrana citlivých údajů.

Platforma společnosti sproof sign, jednoho z předních poskytovatelů digitálních podpisů, zajišťuje, že

Možné aplikace a praktické příklady

Pro dohody a smlouvy s dodavateli energií existují různé standardy elektronického podpisu, které lze použít v závislosti na konkrétním případu použití.

Případy použití digitálních podpisů ve smlouvách a dokumentaci z energetického průmyslu:

• Smlouvy o dodávkách elektřiny

• Smlouvy o dodávkách plynu

• Pracovní smlouvy

• Smlouvy o dodávkách

• Pokyny pro dodržování předpisů

• Dokumentace k auditu

Podpisové normy pro smlouvy a dokumenty:

• Kvalifikovaný elektronický podpis (QES)

• Pokročilý elektronický podpis (FES)

Jednoduchý elektronický podpis (EES): Tato forma podpisu je nejzákladnější a nejméně regulovaná. Je vhodná pro jednoduché transakce, na které nejsou kladeny vysoké právní požadavky.

Pokročilý elektronický podpis (FES): FES poskytuje vyšší úroveň zabezpečení, protože vyžaduje jasnou identifikaci podepisující osoby. Je dostačující v mnoha obchodních transakcích a již splňuje vysoké bezpečnostní standardy.

Kvalifikovaný elektronický podpis (QES): QES je nejbezpečnější formou elektronického podpisu a splňuje nejvyšší zákonné požadavky. Kvalifikovaný elektronický podpis je rovnocenný vlastnoručnímu podpisu, a proto je vhodný zejména pro smlouvy, které vyžadují vysokou úroveň právní ochrany.

Společnost Innbrucker Kommunalbetriebe (IKB) hraje jako přední tyrolský poskytovatel infrastrukturních služeb v regionu ústřední roli. S více než 700 zaměstnanci IKB spolehlivě zásobuje tisíce domácností a podniků energií, vodou a dalšími nezbytnými službami. V zájmu zefektivnění a modernizace svých interních i externích procesů se IKB rozhodla zavést digitální podpis a důsledně tak digitalizovat své procesy.

“Velmi se nám líbil způsob spolupráce i flexibilita. Vzhledem k tomu, že IKB se zasazuje o udržitelnost a regionálnost, bylo důležité najít partnera v regionálním prostředí. sproof sign také dokázal snadno držet krok s předními americkými poskytovateli. Řešení od společnosti sproof se nám líbilo, zejména uživatelská přívětivost a možnosti integrace. Měli jsme pocit, že je o nás velmi dobře postaráno, pokud jde o ochranu dat a dodržování evropských směrnic.” – Dipl.-Ing. Gerhard Fichtl, vedoucí IT oddělení společnosti Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB)

sproof sign jako důležitý stavební kámen ve strategii digitalizace dodavatele energie z Innsbrucku.

IKB sleduje při zavádění digitálních podpisů jasné cíle: nižší spotřebu papíru, automatizované procesy podepisování a řešení, které je 100% v souladu s právními předpisy. Tato opatření podporují způsob práce šetřící zdroje a zjednodušují procesy. Integrace API umožnila snadné začlenění platformy do stávajících pracovních postupů. Digitální podpisy se snadno používaly interně i externě, což šetřilo čas a zdroje. Uživatelsky přívětivá implementace umožnila IKB rychle digitalizovat procesy a zvýšit tak efektivitu a udržitelnost – což je důležitý krok do budoucnosti.

Závěr: Efektivní, udržitelné a bezpečné podnikání s digitálním podpisem

Digitální podpisy na smlouvách jsou pro dodavatele energií nepostradatelnou investicí do budoucnosti . Umožňují výrazně zvýšit efektivitu správy smluv, snížit náklady a aktivně přispívají k ochraně životního prostředí. Zkušenosti IKB ukazují, že snadná implementace a platforma v souladu s GDPR umožňují digitální transformaci, která nejen zlepšuje procesy, ale také dlouhodobě posiluje ekologickou rovnováhu podniku.