Inhämtning av signaturer (med signaturarbetsflöde)

Viktig information först:

• Den inbjudande personen betalar alltid för underskrifterna
• Din motpart behöver inte ha ett sproof sign-konto och kan helt enkelt öppna din inbjudan (t.ex. via e-post) med vilken mobil enhet som helst (smartphone, PC, bord) och följa instruktionerna.

Steg för steg-instruktioner

I den här handledningen vill vi visa dig hur du kan förhindra signaturer genom att använda smarta arbetsflöden. Ett så kallat arbetsflöde hjälper dig att kartlägga även komplexa signaturprocesser och göra dem återanvändbara. Du kan läsa mer om arbetsflöden i handledningen Skapa och använd arbets flöden.

Så snart du är inloggad har du flera alternativ för att ladda upp ett eller flera dokument i en dokumentmapp. Du kan också utgå från en mall som du vill skicka för underskrift.

Dokumentet eller dokumenten öppnas i redigeringsvyn i sproof sign. Öppna fliken "Mottagare" på höger sida.

Klicka i sökfältet i den högra sidofältet under "Lägg till mottagare". Denna handledning handlar om att använda ett arbetsflöde för att få signaturer. Du kan läsa mer om arbetsflöden i utbildningsmodulen [Skapa och använda arbetsflöden] (sproofacademyworkflowlink ). Gör så här för att välja ett av dina arbetsflöden:

1. Klicka på bokikonen i överlägget med texten "Välj bland kontakter och arbetsflöden". Nu öppnas en skärm där alla dina kontakter, grupper och arbetsflöden listas.
2. Längst upp kan du filtrera efter kontakter, grupper eller arbetsflöden. För att lättare hitta ditt arbetsflöde klickar du på "Arbetsflöden".
3. För att välja ett arbetsflöde klickar du på det gröna plustecknet (+) i respektive listpost.
4. Du kan sedan bekräfta ditt val genom att klicka på den gröna knappen "Tillämpa val".

När du har gjort ditt val klickar du på "Nästa".

Inställningarna för det valda arbetsflödet har nu tillämpats. Du kan dock när som helst justera dina inställningar. Du kan t.ex. lägga till fler personer eller ta bort personer som sparats i arbetsflödet från listan över mottagare. I allmänhet har du följande alternativ:

1. Definiera i vilken ordning de inbjudna personerna ska utföra dina interaktioner (signera, visa, godkänna). Du kan också ange om dina mottagare ska signera med en viss signaturstandard (AES/QES). Om du inte gör den här inställningen får de inbjudna personerna själva välja. Med sproof sign signerar du och din motpart 100% eIDAS-kompatibelt med den avancerade eller kvalificerade elektroniska signaturen. Tack vare det integrerade gränssnittet för alla eID-leverantörer är alla eID-leverantörer från hela Europa tillgängliga för dig eller de personer som är inbjudna att underteckna. Till exempel ID-Austria eller det tyska ID-kortet med onlinefunktion.
2. Nedan ser du listan över dina mottagare. Om du har markerat kryssrutan "Set order" kan du nu dra och släppa de enskilda personerna i önskad ordning.
3. Genom att klicka på 3-punktsikonen kan du göra inställningar för respektive omgång. Du kan t.ex. ange att endast en person från denna omgång får signera/visa/godkänna för de andra personernas räkning.
4. Genom att klicka på pilsymbolen (>) bredvid en mottagare kommer du till inställningarna för respektive person. Dessa förklaras mer i detalj i en annan grafik.

Du har följande alternativ i mottagarinställningarna:

1. klicka på pennikonen för att anpassa personens personuppgifter (t.ex. namn)
2. definiera personens roll: du kan välja mellan "Signer", "Viewer" och "Approver". En undertecknare måste underteckna dokumentet. En betraktare får bara visa dokumentet och en godkännare måste ge sitt samtycke (godkänna). Viktigt: Undertecknare och godkännare påverkar hur arbetsflödet fortskrider. Det innebär att om en person i en utpekad position inte signerar eller godkänner kan processen inte slutföras. Detta gäller inte för en visningsperson!
3. ange den individuella signaturtypen för respektive person: Den individuella signaturtypen skriver över inställningarna för den allmänna dokumentsignaturtypen. Info: Om du vill att din motpart ska signera med kvalificerad elektronisk signatur (QES), men personen inte har någon QES, kan du täcka kostnaderna för identifiering. Du kan läsa mer om detta i handledningen OnDemand-signaturer .
4. du kan ta bort mottagaren genom att klicka på den röda knappen.

Klicka på X-ikonen längst upp till höger för att återgå till mottagarna.

I det andra steget kan du placera ut platshållare för signaturer och andra formulärfält för dina mottagare. Om du redan har definierat dessa i arbetsflödet kommer de att tillämpas automatiskt. Viktigt: Du måste ange minst en signaturposition per undertecknare.

1. Här kan du se för vilken undertecknare du definierar signaturpositionen och formulärfälten. Du kan använda rullgardinsmenyn för att växla mellan mottagarna.
2. placera minst en platshållare per mottagare på dokumentet för att definiera deras signaturposition och fortsätta. Du kan välja mellan en signatur (fullständigt namn) eller initialer (t.ex. A.B.). Båda är likvärdiga signaturer.
3. Här hittar du ytterligare formulärfält som tilldelas mottagaren och som endast kan fyllas i av denna person. Placera dessa på dokumentet med hjälp av dra & släpp. (Obs: Fält utan tilldelning - s.k. allmänna fält - som kan fyllas i av vilken mottagare som helst kan läggas till i menyn under "Redigera dokument" eller om du väljer "Ej tilldelad" som mottagare när du bjuder in kontakter).

Storlek och position kan justeras för alla signaturplatshållare och formulärfält. Klicka på det gröna X:et för att ta bort fältet igen. I miniatyrvyn till vänster kan du se på vilken sida du har placerat formulärfält och signaturplatshållare för vilka mottagare. De små indikatorerna har olika färg för varje person.

När du har förberett dokumentet klickar du på "Nästa".

I det tredje steget kan du ställa in e-postinbjudan. Din planadministratör (eller du som administratör) kan ha ställt in standardtexter för e-postmeddelanden. Du kan anpassa dessa. Du kan läsa mer om hur du kan fördefiniera e-posttexter som administratör i modulen Branding-alternativ .

1. Definiera ett ämne: Välj ett unikt ämne som kommer att visas för de inbjudna som "titel" på e-postmeddelandet.
2. den allmänna inbjudningstexten är densamma för alla mottagare. Skriv ett meddelande eller välj bland tidigare meddelanden.
3. du kan också skriva ett individuellt meddelande för varje mottagare, som bara visas för respektive person. Här kan du t.ex. lägga till personlig information och förklaringar.

I det fjärde och sista steget kan du göra ytterligare inställningar:

1. ange påminnelse och/eller förfallodag: Påminnelsedatumet anger från vilken tidpunkt automatiska påminnelser ska skickas. Förfallodagen definierar det datum då de inbjudna personerna måste ha slutfört sina åtgärder.
2. I de ytterligare inställningarna kan du t.ex. tillåta att dokumentet vidarebefordras. Om en inbjuden person vidarebefordrar dokumentet ger detta någon annan rätt att underteckna det i stället för den faktiska personen. Du kan också ange om det slutgiltiga dokumentet ska skickas i slutet. Du kan också ange vilket språk som ska användas i e-postmeddelandet.
3. Klicka slutligen på den gröna knappen "Skicka inbjudan" för att skicka dina inbjudningar till mottagarna.

En overlay informerar dig om att dina inbjudningar har skickats. Om du har gjort ändringar i det valda arbetsflödet kan du uppdatera det. Det gör du genom att klicka på den gröna knappen "Uppdatera arbetsflöde".

Så snart dokumentet har skickats kan du följa utvecklingen av signaturer i dokumentet under "Mottagare" och i instrumentpanelen.

Efter inbjudan kan du justera påminnelseinställningarna i dokumentet, se de allmänna inställningarna och lägga till ytterligare mottagare i dokumentet i efterhand.

Genom att klicka på pilen (>) bredvid en person som ännu inte har signerat kan du redigera fälten för den personen, skicka inbjudan på nytt eller ta bort mottagaren helt och hållet.