Skapa och använd arbetsflöden

I det följande kommer vi att visa hur du kan använda arbetsflöden på bästa sätt. Här är en översikt: A) Skapa arbetsflöden B) Använd arbetsflöden C) Uppdatera arbetsflöden D) Dela arbetsflöden med ditt team

A) Skapa arbetsflöden

Du har två alternativ för att skapa ett nytt arbetsflöde: Du kan antingen ladda upp ett dokument, skicka det och spara dina inställningar som ett arbetsflöde eller sammanställa ett nytt arbetsflöde med hjälp av Workflow Editor. Vi presenterar båda alternativen för dig:

Spara en skickad inbjudan som ett arbetsflöde

Du kan gå igenom processen med att skaffa signaturer som vanligt. När du har skickat inbjudan får du en fråga om du vill spara dina processteg som ett arbetsflöde. Gör på följande sätt:

1. Klicka på knappen "Spara som arbetsflöde"
2. Ge ditt arbetsflöde ett unikt namn
3. Välj de parametrar som du vill spara för ditt arbetsflöde
4. Klicka på "Spara arbetsflöde"

Skapa arbetsflöden i Workflow Editor

Med den smarta Workflow Editor kan du skapa ett arbetsflöde utan att först behöva skicka ett dokument: För att göra detta, navigera till arbetsflödena i instrumentpanelen (Kontakter och arbetsflöden > Arbetsflöden) och klicka på "Skapa arbetsflöde". Arbetsflödesredigeraren öppnas nu. Detta fungerar på följande sätt:

1. Ge arbetsflödet ett namn: Längst upp till vänster kan du ge ditt arbetsflöde ett unikt namn.
2. Sidebar: Workflow Editor har samma struktur och logik som det vanliga användargränssnittet. Det finns dock inget dokument i början och några av menyalternativen i sidofältet är annorlunda.
3. Lägg till dokument: Du kan spara ett arbetsflöde utan dokument och sedan tillämpa det på valfritt dokument. Vissa funktioner (t.ex. att lägga till formulärfält) är dock kopplade till ett dokument och kan endast användas i kombination med ett dokument. För att ladda upp ett dokument klickar du på det vita fältet "Lägg till dokument i arbetsflödet".
4. Spara och avbryt: När du är klar sparar du ditt arbetsflöde genom att klicka på "Save workflow". Om du vill avbryta ett arbetsflöde klickar du på "Avbryt".

Nedan följer en kort sammanfattning av funktionerna bakom de enskilda menyalternativen:

1. Mottagare: Som vanligt kan du lägga till personer, definiera ordning och roller och sedan placera signatur- och formulärfält. Om du går vidare i processen kan du även göra inställningar för påminnelser, förfallodatum och e-postinbjudan. Om du sedan klickar på "Finish" kommer du tillbaka till menyn Workflow Editor.
2. Redigera dokumentet: Förbered ditt dokument som vanligt och placera allmänna formulärfält eller skrivskyddad text. Du kan läsa mer om detta i Academy-modulen Använda formulärfält .
3. Påminnelser & förfallodatum: Detta är en genväg till inställningarna för automatiska påminnelser och dokumentets förfallodatum. Du behöver inte längre ta fram detta menyalternativ separat om du redan har gjort dessa inställningar under Mottagare.
4. Inställningar för inbjudan: Detta är också en genväg. Om du redan har gjort inställningar för e-posttext, vidarebefordran, inbjudansspråk etc. under Mottagare, behöver du inte längre hämta detta menyalternativ.

Nedan presenteras en praktisk funktion för att lägga till kontakter, som gör ditt arbetsflöde ännu mer flexibelt att använda: Så kallade personplatshållare. En person placeholder står för en inbjuden person som endast specificeras när arbetsflödet används. Denna typ av platshållare används t.ex. A) när du förbereder dokumentet och du ännu inte vet vilken specifik person som kommer att underteckna/visa/godkänna dokumentet, men du vill ändå göra alla inställningar för denna person eller B) om olika personer är inblandade.

Ett exempel: Du förbereder ett arbetsflöde för ett anställningsavtal och vet att dokumentet alltid ska undertecknas av ledningen och den anställde, men du vill inte ange de specifika personerna förrän senare, eftersom det kan vara olika personer.

1. När du lägger till kontakter hittar du personplatshållarna högst upp i listan. Lägg till så många personplatshållare som du vill.
2. Personplatshållarna visas som alla andra kontakter i mottagarlistan.
3. Du kan göra inställningar som vanligt i mottagarinställningarna. Vi rekommenderar att du ger varje personplatshållare ett unikt namn (t.ex. anställd, chef osv.) så att du vet vem du ska tilldela vilken platshållare när du använder arbetsflödet.

Om du navigerar tillbaka till Workflow Editor-menyn i slutet eller däremellan kommer du att se gröna bockar bredvid de menyalternativ där du redan har gjort inställningar. Var och vilka inställningar du gör är upp till dig - du har full flexibilitet. När du är nöjd med ditt arbetsflöde klickar du på "Spara arbetsflöde".

B) Använda arbetsflöden

Det finns flera sätt att använda ett arbetsflöde. Det första sättet är via instrumentpanelen: Du hittar dina arbetsflöden under Kontakter och arbetsflöden och sedan under fliken Arbetsflöden. För att använda ett arbetsflöde klickar du antingen på:

1. på respektive listpost för att öppna den detaljerade vyn och klicka på den gröna knappen "Använd arbetsflöde" längst ned till höger eller
2. på 3-punktsikonen i respektive listpost och välj "Använd arbetsflöde" i överlägget.

Det andra sättet att använda ett arbetsflöde är direkt i redigeringsverktyget: ladda upp ett dokument som vanligt och navigera sedan till fliken Mottagare. Klicka i sökfältet och välj "Välj bland kontakter och arbetsflöden". En overlay öppnas nu. I den här överlagringen kan du nu välja om du vill lägga till individer, grupper eller arbetsflöden:

1. Du kan filtrera efter arbetsflöden för att snabbare hitta önskat arbetsflöde
2. Klicka på plusikonen (+) för att välja arbetsflöde
3. Klicka sedan på "Tillämpa urval" för att överföra det valda arbetsflödet till dokumentet

Du kan läsa mer om detta ämne i Academy-modulen Inhämta signaturer (med arbetsflöde för signaturer) .

Om du använder ett arbetsflöde skapas alltid en ny dokumentpost från arbetsflödet, själva arbetsflödet förblir ursprungligen oförändrat. Alla inställningar i arbetsflödet överförs till den nya sändningen, du kan fortfarande justera och ändra dem efter behov. Om du har aktiverat automatiska påminnelser och ett förfallodatum i arbetsflödet kan du nu ställa in dessa.

Om ditt arbetsflöde innehåller en eller flera personplatshållare måste du nu tilldela dem. Gå till fliken "Mottagare" för att göra detta. I en överlagring kan du nu välja vem du vill tilldela den första personplatshållaren till. Klicka sedan på "Assign & Proceed" (om du har fler än en personplatshållare) och upprepa processen för alla platshållare. När du är klar klickar du på "Assign & finish".

Skicka slutligen din inbjudan som vanligt. Om du har gjort ändringar i arbetsflödet kan du uppdatera det senare - du kan läsa mer om detta i nästa avsnitt "Uppdatera arbetsflöden".

C) Uppdatering av arbetsflöden

Du har två alternativ för att redigera/uppdatera ett arbetsflöde:

A) Du använder ett arbetsflöde och gör ändringar under inbjudningsprocessen. När du har skickat inbjudan kan du tillämpa ändringarna på arbetsflödet. B) Du kan redigera ett arbetsflöde direkt i Workflow Editor.

Båda alternativen beskrivs nedan:

A) Använda arbetsflöde och sedan uppdatera det

Använd ett arbetsflöde (mer om detta i avsnittet "Använda arbetsflöden"), gör de önskade ändringarna och skicka sedan inbjudan/inbjudningarna. I den overlay som nu visas har du möjlighet att skriva över det arbetsflöde som använts och uppdatera de ändrade parametrarna. För att göra detta klickar du på "Uppdatera arbetsflöde".

B) Redigera arbetsflöde i redigeraren

Från instrumentpanelen kan du välja "Edit workflow" antingen via den detaljerade vyn över arbetsflödet (1) eller via 3-punktsmenyn (2). Arbetsflödesredigeraren öppnas och du kan ändra önskade parametrar. Klicka slutligen på "Spara arbetsflöde".

D) Dela arbetsflöden med ditt team

Du har möjlighet att dela enskilda arbetsflöden med ditt team. Detta kan påskynda eller förenkla processer för hela teamet.

För att göra detta går du till detaljvyn för ett arbetsflöde i instrumentpanelen. Klicka på knappen med delningsikonen längst ned till höger för att dela arbetsflödet (1). Bekräfta din åtgärd i den efterföljande överlagringen (2). Alla teammedlemmar kan nu använda arbetsflödet. Du kan när som helst återkalla godkännandet genom att klicka på samma knapp och sedan bekräfta revideringen (3).