Krångliga avtalsprocesser hör till det förflutna - men hur fungerar det att underteckna avtal enkelt och säkert online? I den här artikeln får du lära dig hur avtal undertecknas online eller hur signaturer kan erhållas på webben. Vad är viktigt, vilka är kvalitetskriterierna? Men en "spoiler" i förväg: Enkelt & säkert kan, men behöver inte, fungera tillsammans.
Den elektroniska signaturen har kommit för att stanna
Det är en fråga om attityd. Att underteckna ett dokument har en viss estetisk komponent. Du förseglar ett beslut med något mycket personligt: din egen handskrivna signatur. Denna signatur är ofta inövad och förfinad under många år och förblir i de flesta fall oförändrad under ett helt yrkesliv. Ofta är den analoga underskriften av ett dokument förknippad med ett möte, det finns flera parter i avtalet och det finns ofta något socialt med det. Människor träffas, skakar hand, undertecknar ett dokument och arkiverar det sedan i ett mer eller mindre säkert arkiv. I de flesta fall är parterna nöjda och går skilda vägar.
Den andra sidan av myntet är uppenbar. Oavsett om man vill kartlägga interna eller externa signaturprocesser. Det kräver en mycket hög nivå av resurser, som kan slösas bort med hjälp av den digitala signaturen. Digitaliseringen av beslutsprocesser har redan kommit till mycket "gamla" branscher och affärsområden. I privata sammanhang har elektronisk signering av avtal redan varit vanligt under en längre tid och stöds av statliga eIdentity-leverantörer i många europeiska länder.
Integrationen av signaturlösningar i företagssammanhang börjar därför ofta med enskilda röster i företaget som för länge sedan har blivit bekanta med fördelarna med elektroniska signaturer inom den privata sektorn. Många statliga onlinetjänster gör det möjligt för medborgarna att underteckna avtal digitalt. I slutändan leder detta till att entreprenörer vill dra nytta av fördelarna med dessa signaturlösningar online för avtalshantering även i sina egna företag.
Hur fungerar den digitala signaturen?
Det finns fler och fler nya, ofta små och kostnadsfria signaturverktyg som cirkulerar på nätet, ofta med mycket låg tröskel för registrering och användning. Det fungerar precis som större verktyg: Du har själv sparat ett digitalt dokument lokalt, laddar upp det till ett webbläsarverktyg och signerar det. Med vissa verktyg kan dokumentet också laddas ner och sedan skickas vidare. Däremot finns det komplexa signaturplattformar som ofta är integrerade i ett omfattande dokumenthanteringssystem eller CRM- eller ERP-system. Detta möjliggör också den mycket mer komplexa tredjepartssignaturen eller fjärrsignaturen. Det innebär att jag också kan släppa ett självsignerat dokument för signatur, definiera komplexa signatursekvenser och arbetsflöden, och så vidare.
Särskilt i den professionella miljön blir lösningar alltmer accepterade som är specialiserade på omfattande signering av PDF-dokument och erbjuder de högsta säkerhetsstandarderna och framför allt mycket enkel användarvägledning. Den digitala signeringen av PDF-dokument via webbläsaren kan i princip delas upp i tre viktiga komponenter.
Kontraktsförvaltning:
Här är, som nämnts, klyftan stor. Minimikriterierna för ett webbverktyg är att man kan ladda upp dokument (i de flesta applikationer konverteras filerna automatiskt till det vanliga PDF-formatet) och ladda ner dem igen efter underskriften eller lagra dem så säkert som möjligt. Omfattande verktyg möjliggör också intelligent hantering och översikt över alla viktiga dokument på en central plats.
Den digitala signaturen av dokument:
Kärnan i alla signaturverktyg online är appliceringen av den digitala signaturen på ett kontraktsdokument. Att applicera en giltig digital signatur på ett PDF-dokument är en teknisk process som tydligt måste särskiljas från att helt enkelt infoga en bild av en manuell signatur utan några ytterligare tekniska åtgärder!
En giltig digital signatur gör det framför allt möjligt att upptäcka efterföljande ändringar av dokumentet. Detta är inte fallet med ett enkelt införande av bilder. Tekniskt sett, för en digital signatur, är innehållet i dokumentet starkt kopplat till den tillämpade signaturen. Signaturens visuella utseende på dokumentet är främst informativt och inte relevant för den (tekniska) giltigheten. sproof sign, till exempel, stöder införandet av bilder av en signatur eller den manuella signaturen på skärmen, men skapar också en komplett digital signatur i bakgrunden. En annan nivå av digitala signaturer är kvalificerade digitala signaturer. Dessa innebär att undertecknaren verifieras av en leverantör av betrodda tjänster. Det är organisationer som utför en omfattande identitetskontroll av en person eller en organisation och kopplar identiteten till signaturen i samband med digital signering. Kvalificerade digitala signaturer har därmed en särskild rättslig status som motsvarar den för handskrivna signaturer.
Signaturhantering och arbetsflöden:
Den fulla potentialen hos signaturplattformar blir uppenbar när det gäller att skicka ut säkra och kompatibla signaturförfrågningar till andra. Exempelvis gör sproof sign det möjligt att delegera olika uppgifter (t.ex. underteckna dokument, visa dokument, vidarebefordra dokument) till olika personer. Kommunikationen sker dels inom WebApp och dels via e-posttrafik. På så sätt kan ingenting gå förlorat. Den automatiserade delegeringen gör det också lättare att hantera signaturprocesser och att hålla deadlines och tidsgränser. Dessutom är det möjligt att definiera ersättare, ange frånvaroanmärkningar, specificera signatursekvenser och definiera den standard som ska användas för signering.
Kvalitet först. - Kvalitetskriterier för webbaserade signaturverktyg
Fördelarna med digitala signaturer är många och varierande. Här är en lista över de viktigaste kvalitetskriterierna för avancerade verktyg för e-signaturer:
Tillgänglighet och säkerhet i molnet:.
Onlineavtal är tillgängliga när som helst och var som helst så länge du har tillgång till Internet. Tillgängligheten dygnet runt är den stora fördelen med säkra molnlösningar. Man bör dock vara mycket noga med att förlita sig på en trygg och säker lagringsmiljö som är skyddad från obehörig åtkomst, förlust och missbruk. För molnapplikationer bör man vara särskilt noga med att säkerställa att verktyget till 100 % finns på europeiska servrar.
Tillförlitligheten hos digitala signaturer:
Dessutom bör man vara uppmärksam på hur man kan eller måste bevisa sin egen identitet. En enkel elektronisk signatur (SES) ger inget rättsligt skydd och bör aldrig användas för signaturer i företagssammanhang. För den högsta säkerhetsnivån bör man använda en kvalificerad elektronisk signatur (QES), som är riktmärket i Europa enligt eIDAS-förordningen. I själva verket är valet av signaturleverantör av särskild betydelse och en viss grundläggande kunskap om de tre olika signaturstandarderna krävs för att man ska kunna kartlägga användningsfallen i sitt eget företag på bästa möjliga sätt.
Verifiera använda elektroniska signaturer:
En annan bra sak är att e-signaturer är verifierbara för evigt och alltid. Informationen om varje steg i signaturprocessen - från början till slut - inklusive de applicerade signaturerna och undertecknarens unika identitet är oskiljaktigt förankrade i pdf-dokumentet för all framtid. Omfattande e-signaturlösningar (som sproof sign) tillåter verifiering direkt på plattformen.
Samarbete:
Signering är ett lagarbete. Signera internt eller inhämta godkännanden från externa intressenter. Det är viktigt att kunna hantera sitt team mycket enkelt med ett administratörskonto. Nya användare ska kunna läggas till mycket enkelt och poolen av tillgängliga signeringsenheter måste kunna ökas mycket enkelt.
Efterlevnad:
Det är obligatoriskt för företag att följa tillämpliga lagar och förordningar, särskilt när det gäller säker och laglig dokument- och datalagring i det europeiska området. Ett fåtal verktyg (t.ex. sproof sign) förlitar sig på den mycket höga PDF/A-dokumentstandarden.
Slutsats:
Det är dags att signera. Webbaserade e-signaturtjänster är ett intressant och användbart sätt att förenkla affärsprocesser och spara tid och arbete. I ett affärssammanhang är det viktigt att den uppfyller alla relevanta krav för det specifika användningsfallet.
Fler blogginlägg
Det bästa inom hotell och catering: Hogast skyltar med sproof-skylt.Private banking i förändring - Bank Gutmann förlitar sig på digital signaturToppmodern säkerhet och dataskydd: PMU förlitar sig på sproof-skylt10 fördelar med en e-SaaS-molnlösning Begär elektroniska signaturer - få flera digitala signaturer via e-post (interna och externa)
