Det bästa inom hotell och catering: Hogast skyltar med sproof-skylt.

Sigmond: "För oss som företag var två aspekter avgörande för att välja en lösning för digitala signaturer. En av dem var Corona-pandemin, eftersom korttidsarbete och hemmakontor innebar att vi oundvikligen var tvungna att tänka om, eftersom vi utan ett nytt digitalt system inte längre skulle ha kunnat underteckna kontrakt, fakturor och beställningar alls.

Den andra aspekten, som jag är säker på redan har varit ett diskussionsämne med ledningen under en tid, är att vi som företag har lagt ett parallellt fokus på digitalisering och hållbarhet för oss själva.

Med fokus på detta hade vi till slut kommit till en punkt där vi beslutade att nu signera allt digitalt och där det är möjligt att göra sig av med alla pappersfakturor och kontrakt."

Sigmond: "I grund och botten är vi länken mellan våra leverantörer och kunder eller medlemmar. Men det innebär också att alla fakturor och order går via HOGAST och att vi sedan också måste signera och kontrasignera dem i vissa fall. Man kan se signaturkedjan som en triangel mellan leverantör, medlem och HOGAST.

Ett exempel där den digitala signaturen används och är till stor hjälp är vid antagning av nya leverantörer. Det finns kontrakt som måste signeras på något sätt. Innan vi bestämde oss för att använda en e-signaturlösning fick vi skicka allt i pappersform via post först och vänta. Eftersom hela företaget faktiskt består av fyra företag, måste leveranspartnern i den här applikationen skriva under en gång och HOGAST fyra gånger. Det kan ta två till tre veckor innan allt kommer tillbaka till vårt företag. Med den digitala lösningen från sproof sign går allt mycket snabbare.

Men vi använder e-signaturen även när vi tar emot leveranser. Alla orderbekräftelser över 7 500 euro måste nämligen kontrasigneras av oss efter att kunden och leverantören redan har skrivit under. Detta är en ansvarsfråga! HOGAST är nämligen också ansvarigt för sina kunder om de går i konkurs eller blir insolventa. Sedan betalar vi fakturorna för våra medlemmar, men bara om orderbekräftelsen eller ordern har kontrasignerats av oss i förväg. Detta är en mycket viktig aspekt för våra medlemmar och leverantörer."

Sigmond: "Dataskydd är bara ett aktuellt ämne och under tiden helt enkelt ett grundläggande krav. Där måste allt vara rätt. För oss var dock användarvänligheten också viktig, att programvaran är lätt att använda och att man kan spara tid med den."

Sigmond: "Det vi särskilt gillar med sproof sign är användarvänligheten. Du hittar inte bara de uppladdade dokumenten snabbt, utan tack vare den nya funktionen kan du också redan ange vid vilken punkt i dokumentet du behöver underteckna. Detta får oss att inse att det alltid händer något på sproof sign, dvs. att vi arbetar med tillägg och uppdateringar, vilket är superviktigt för oss. Men även om det uppstår en fråga från vår sida om eSignature eller en ny funktion, så har vi alltid en bra och snabb support som vi kan vända oss till."

.

Sigmond: "I framtiden skulle vi gärna se att sproof sign integreras i tredjepartssystem. En egen app skulle naturligtvis också vara spännande. Just nu är det ju fortfarande en webbaserad plattform, där det kan ta lite tid att ladda upp med stora mängder data.

Det fina med sproof sign är dock att vi tack vare vår nära kontakt redan vet att vi är på exakt rätt plats med sproof. För även om något inte passar, kommer de att arbeta med en vidareutveckling och integrera de nya funktionerna i programvaran. Därför kan vi med gott samvete rekommendera sproof till våra 7 000 kunder."