API-anslutning och användarvänlighet: Beslutskriterierna för sproof-skylten på studentkåren FH Oberösterreich

Det finns olika nivåer av representation och administration inom studentkåren. Det krävs dagligen att olika dokument och betalningsgodkännanden lämnas ut. Dessa ansökningar kräver användning av kvalificerade signaturer eller, alternativt, fysiska signaturer och deras originaldokument. Detta är en mycket tidskrävande process. Vi har beslutat att digitalisera och modernisera våra administrativa processer och uppgifter så att vi kan ägna mer tid åt vår egentliga uppgift, nämligen representationsarbetet. Av denna anledning har vi också kopplat sproof sign till vårt interna budgethanteringsverktyg för att i framtiden kunna få dokumenten digitalt signerade av de 3 nödvändiga personerna, utan att behöva lägga tid på att utbyta och skicka runt dem via e-post.

Flera kriterier var avgörande för oss när vi letade efter rätt leverantör av e-signaturer. En viktig aspekt var API-anslutningen, eftersom vi var tvungna att skapa denna från ett tredjepartssystem. Det var också viktigt att externa personer enkelt skulle kunna bjudas in att signera via e-post. Ett annat kriterium var att programvaran skulle vara användarvänlig och modern, vilket skulle återspeglas i ett intuitivt användargränssnitt. En leverantör som kombinerar alla dessa krav i en prisvärd programvara är en stor fördel för oss och jag tror att det är en mycket stor pluspunkt för sproof sign. Av dessa skäl bestämde vi oss också för att arbeta med sproof.

Vi använder digitala signaturer för olika tillämpningar. Å ena sidan använder vi dem för att godkänna betalningar, vilket gör att finansiella transaktioner kan godkännas snabbt och säkert. Å andra sidan använder vi dem för interna dokument för att optimera arbetsprocesser och minska administrativa kostnader. Vi använder också den digitala signaturen för dokument från studenter vid University of Applied Sciences Upper Austria. Dessa dokument bekräftar att studenterna har en specifik funktion i den österrikiska studentkåren (ÖH). Den digitala signaturen gör att vi kan skapa och skicka dessa bekräftelser på ett okomplicerat och rättssäkert sätt. Tack vare de många möjliga användningsområdena för den digitala signaturen kan vi arbeta mer effektivt och samtidigt garantera säkerheten för våra dokument.

Integrationen av molnet implementerades för oss via en partner och gick smidigt. API-integrationen fungerade bra och gjorde det möjligt för oss att sömlöst länka våra befintliga system till den nya signaturlösningen. Att konvertera de relevanta processerna för medarbetarna och introducera dem till dessa nya, moderna arbetssätt är dock en process som tar tid.

Vi som Oberösterreichs studentkår är också föremål för gällande bestämmelser och lagar. Den programvarulösning som vi använder för digitala signaturer måste därför uppfylla flera standarder när det gäller datasäkerhet och överensstämmelse. Å ena sidan är det viktigt att signaturlösningen överensstämmer med EU-förordningen eIDAS, eftersom den definierar det rättsliga ramverket för elektroniska signaturer i Europeiska unionen. Dessutom måste programvaran följa gällande nationella lagar och förordningar så att vi är rättsligt skyddade. För att inte tala om att den måste vara GDPR-kompatibel. Vår lösning bör därför i princip säkerställa att all personlig information och alla dokument behandlas och lagras i enlighet med de strikta kraven i GDPR.

Det jag särskilt gillar med sproof sign är den tydliga och moderna presentationen av alla applikationer samt den praktiska filterfunktionen för att snabbt identifiera öppna dokument för signering. Batchfunktionen, som gör det möjligt att effektivt QES:a stora mängder dokument på samma gång, är naturligtvis också till stor hjälp. Särskilt vid bearbetning av upp till 400 dokument är denna funktion en verklig lättnad i det dagliga arbetet.

sproof sign ger oss en betydande fördel genom möjligheten att bjuda in externa personer att signera via e-post. Dessa personer kan sedan enkelt signera dokument i hela EU med hjälp av en mängd olika signaturmetoder.