Den digitala signaturen är på väg in på advokatbyråerna i Österrike.

Förklaringar, resolutioner och avtal - allt detta är dokument som måste undertecknas av en eller flera personer. Redan ett dokument som tre personer måste underteckna på analog väg innebär en total tidsåtgång på cirka 45 minuter: Detta inkluderar utskrift i tre exemplar, att skicka dokument via posten eller att samordna en gemensam tid för underskrifter. Detta slöseri med resurser är onödigt.

Inom den privata sektorn har den digitala signaturen redan etablerat sig i Österrike i form av "mobiltelefonsignaturen". Under flera år har många österrikiska medborgare använt denna kostnadsfria statliga tjänst.

Men "bara" den digitala signaturen är vanligtvis otillräcklig i affärsmiljön. Det saknas tekniska möjligheter, ett verktyg eller en plattform som kan kartlägga de användningsfall och "signaturkörningar" som är specifika för en bransch eller ett företag. En tillhörande gemensam "dashboard" ger en bra överblick över viktiga dokument. Detta kräver en central administration av alla användare och en rättighets- och rollhantering. Detta medför också många fördelar.

I många företag, oavsett storlek eller bransch, är en plattform för digitala signaturer redan en integrerad del av många standardarbetsflöden. Denna juridiskt erkända teknik används redan inom den juridiska sektorn, inom beskattning, inom finanssektorn, men också av stora internationella företag med strikta IT-riktlinjer och inom den offentliga sektorn.

4 Den kvalificerade signaturen: inget mysterium

Även om de relevanta fackmedierna alltid försöker framställa den kvalificerade elektroniska signaturen som så komplex och teknisk som möjligt, har vi på sproof gjort det till vår uppgift att avslöja det förmenta "mysteriet" - i ett nötskal.

Precis som vid många andra elektroniska juridiska transaktioner eller banktransaktioner måste du kunna bevisa din egen identitet med 100% säkerhet. Detta sker inledningsvis via ett kort (ca 10 minuter långt videoidentifieringsförfarande), där dina personuppgifter och även biometriska data kontrolleras av en statligt godkänd tjänst (Trust Service Provider).

Därefter kommer du att kunna använda en mobiltelefonapp för att ytterligare verifiera varje digital signatur du gör. Förutom din e-postadress, som du ändå behöver för att skriva under och få underskrifter, är din mobiltelefon därmed din andra säkerhetsfaktor.

De undertecknade dokumenten är digitalt krypterade med hjälp av kryptografiska metoder. Endast ägarna till ett dokument, eller de som har bjudits in för att underteckna det, kan redigera dokumentet eller bara underteckna det. Varje dokument förses alltid med en unik kryptografisk nyckel, som är omöjlig för någon människa eller dator att se. Dokumentets giltighet och bevisvärde är också oberoende av vilken signaturplattform som används, eftersom den kryptografiska nyckeln (eller "hash-värdet") är inpräntat i själva pdf-filen. Följaktligen är all utskrift och fysisk lagring av dokumentet också meningslös, eftersom spårbarheten upphör när dokumentet skrivs ut.

För att verifiera giltigheten av en elektronisk signatur och överensstämmelse enligt ovan kan det undertecknade (digitala!) dokumentet verifieras med hjälp av de nationella signaturverifieringstjänsterna, t.ex. via kommunikationsmyndigheten i Österrike: rtr.at Plattformar som sproof som en plattform erbjuder i sig en integrerad verifieringstjänst.

Kort sagt: Den kvalificerade digitala signaturen är 100% förfalskningssäker och juridiskt giltig. En underskrift som görs för hand är också 100% juridiskt giltig, men aldrig 100% förfalskningssäker.

5 Det krävs inte mycket för att komma igång med den kvalificerade digitala signaturen

Digitala signaturer är tekniskt krävande och kräver ett särskilt ansvarstagande från tillverkarens sida - de signaturer som genereras med dem har trots allt den högsta graden av bindande verkan. Men ett brett spektrum av användare, från advokater till sekreterare till kunder, måste kunna arbeta med dem enkelt, snabbt och intuitivt.

Den tekniska komplexiteten är helt dold i sproof och en enkel åtkomst med låg tröskel skapas. Philipp Gernerth är ansvarig för UI och UX (användargränssnitt och användarupplevelse) på sproof.

"Vi utvecklar en modern, tekniskt mycket sofistikerad produkt som erbjuder de högsta säkerhets- och åtagandegarantierna. Ändå måste den vara så enkel som möjligt och intuitiv att använda. Annars missar vi målet", förklarar Philipp Gernerth, som ansvarar för UX (user experience) och UI (usability) på sproof.

Ur ett användarperspektiv innebär den kvalificerade elektroniska signaturen således i huvudsak följande:

• Du har ett dokument att signera, som finns tillgängligt som Word- eller PDF-dokument. Du laddar detta i signaturprogrammet för att signera det. Du hittar signaturprogrammet på sign .sproof.io . Du kan börja när som helst och det är kostnadsfritt.

• En kvalificerad elektronisk signatur kräver en engångsidentifiering. Det innebär att du måste identifiera dig i ett kort videosamtal ("Video-Ident-Procedure") och där visa upp ditt (giltiga) pass eller ID-kort. Denna identifiering är endast nödvändig en gång och är sedan giltig i fem år eller (om detta inträffar tidigare) tills din identitetshandling löper ut.

• Som en del av identifieringsprocessen installerar du en app på din mobiltelefon eller alternativt - om du inte kan eller vill installera appen - kommer du senare att få en engångskod via SMS.

• För att underteckna ett dokument väljer du positionen för din digitala signatur och laddar eventuellt upp en bild av din handskrivna signatur. Nu godkänner du signaturen på mobiltelefonen via appen eller anger engångskoden som du får via SMS. Bilden av din namnteckning har ingen juridisk betydelse, men möjliggör en vanlig och bekant representation av namnteckningen. Den juridiskt bindande signaturen appliceras "osynligt" i bakgrunden i rent digital form. Dokumentet är nu digitalt undertecknat på ett juridiskt giltigt sätt. Med sproof konverteras dokumentet dessutom till det PDF/A-format som vanligen används och krävs av advokater. Du, dina kunder eller domstolen kan när som helst kontrollera att dokumentet och den elektroniska underskriften överensstämmer, t.ex. hos RTR:s statliga testtjänst.