Ljudje zaupajo odvetnikom. Odvetniki pa zaupajo sprofu. Zaradi integracije v ADVOKAT - vodilno programsko opremo za odvetniške pisarne v Avstriji - in partnerstva s tradicionalnim založnikom Linde se vse več odvetniških pisarn zanaša na prednosti platforme za digitalni podpis. Pred kratkim je Binder Grösswang, ena od velikih avstrijskih odvetniških pisarn, zaupala mlademu podjetju s sedežem v Salzburgu.
1 Binder Grösswang podpisan digitalni
"Gre za predanost in zaupanje v našo industrijo. Digitalni podpis v najvišjem kakovostnem razredu je postal običajna oblika, s katero sprejemamo zavezujoče odločitve ali jih pridobivamo v digitalni obliki."
Dr. Christian Zwick | Partner
Binder Grösswang je že 60 let ena vodilnih odvetniških pisarn v Avstriji s pisarnama na Dunaju in v Innsbrucku. Več kot 100 odvetnikov in obseg transakcij v višini 50 milijard evrov govorijo sami zase. Ko je bila sprejeta odločitev o vključitvi platforme za digitalni podpis, se je po strogi fazi ocenjevanja kot favorit izkazala družba sproof.
"V posebno čast nam je, da smo lahko podjetje Binder Grösswang kot uveljavljeno, predvsem pa inovativno odvetniško pisarno prepričali o podjetju sproof in pridobili njegovo zaupanje," pravi Dr. Fabian Knirsch, ustanovitelj in tehnični direktor podjetja.
Podjetje Binder Grösswang - zlasti ekipa okoli Dr. Christiana Zwicka - podpisuje digitalno, kadar je to zakonsko mogoče. "Načeloma podpisujemo vedno, ko je treba zamenjati pisalo. V Avstriji to pomeni skoraj vse dokumente, saj v civilnem pravu velja načelo svobode oblike," pravi Dr. Zwick.
V skladu s tem se digitalni podpis med drugim uporablja tudi za te dokumente:
- pooblastila
- kupoprodajne pogodbe
- pogodbe o nerazkrivanju podatkov
- sklepi
sproof je ena redkih platform za podpisovanje, ki omogoča preverjanje digitalnih podpisov neposredno v orodju.
2 prepričljiva razloga, zakaj se odvetniki zanašajo na digitalne podpise
Odvetništvo je že od nekdaj sestavni del vsake delujoče družbe. Zaupanje in dobra komunikacija med odvetniki in strankami sta temelj. Morda se sliši nekoliko dogmatično, vendar pravna industrija zagotovo ni pionir na področju napredka digitalizacije. Verjetno zato, ker tradicionalnih tehnik in delovnih postopkov, ki so se uveljavili in preverili že pred stoletji, ne želi nadomestiti.
Vendar pa je tudi "pravna industrija" zdaj iz različnih razlogov prepoznala prednosti smiselne digitalizacije. Pa naj gre za digitalno datoteko namesto prepolnih arhivov ali celo za eksperimentiranje z različnimi digitalnimi aplikacijami za "pretvorbo govora v besedilo", ki bi lahko ponekod razbremenile tajništvo ali ga v prihodnosti celo nadomestile zaradi številnih papirnatih opravil.
Še posebej je v vzponu ena od možnosti digitalizacije, ki ima velik potencial tudi za pravno industrijo: digitalni podpis!
Izjave, resolucije in pogodbe - vse to so dokumenti, ki jih mora podpisati ena ali več oseb. Že en dokument, ki ga morajo analogno podpisati tri osebe, pomeni skupno porabo približno 45 minut časa: To vključuje tiskanje v treh izvodih, pošiljanje dokumentov po pošti ali usklajevanje skupnega sestanka za podpisovanje. Ta izguba virov je nepotrebna.
V zasebnem sektorju se je digitalni podpis že uveljavil v Avstriji v obliki "podpisa prek mobilnega telefona". Številni avstrijski državljani že več let uporabljajo to brezplačno vladno storitev.
Vendar pa "samo" digitalni podpis v poslovnem okolju običajno ne zadostuje. Manjkajo tehnične možnosti, orodje ali platforma, ki bi lahko opredelila primere uporabe in "poteke podpisa", značilne za posamezno panogo ali podjetje. S tem povezana skupna "nadzorna plošča" omogoča dober pregled nad pomembnimi dokumenti. To zahteva osrednjo administracijo vseh uporabnikov ter upravljanje pravic in vlog. To prinaša tudi veliko prednosti.
V številnih podjetjih, ne glede na velikost ali panogo, je platforma za digitalni podpis že sestavni del številnih standardnih delovnih postopkov. Ta pravno priznana tehnologija se že uporablja v pravnem, davčnem in finančnem sektorju, pa tudi v velikih mednarodnih podjetjih s strogimi smernicami IT in v javnem sektorju.
3 Namesto črnila in papirja: kriptografsko šifriranje in digitalno dokazovanje identitete.
Digitalni podpis je nepogrešljiv gradnik digitalne preobrazbe. Kljub temu mnogi dvomijo, ali je digitalni podpis pravno veljaven in s tem skladen s predpisi. Toda digitalni podpisi in njihova zavezujoča narava so v Evropski uniji natančno opredeljeni in urejeni. Leta 2006 je bila z Uredbo eIDAS (EU) 910/2014 (Storitve elektronske identifikacije in avtentikacije) za Evropo določena ureditev glede najvišje ravni varnosti in skladnosti digitalnih podpisov. Uredba ureja pravno priznavanje storitev elektronskega dokazovanja istovetnosti in avtentikacije ter tako znatno krepi zaupanje v elektronsko komunikacijo med podjetji in državljani ter olajšuje čezmejne storitve in poslovne procese vseh vrst.
Obstajajo trije standardi digitalnega podpisa, ki so v uredbi eIDAS natančno opredeljeni z vidika pravne veljavnosti: enostavni, napredni in kvalificirani.
Na videz so podpisi videti skoraj enaki, vendar se status podpisa in njegova zavezujoča narava zelo razlikujeta. Samo "kvalificirani elektronski podpis", znan tudi kot QES, je pravno primerljiv s podpisom (glej člen 4(1) avstrijskega zakona o podpisovanju in skrbniških storitvah.
AES in QES omogočata varno digitalno podpisovanje.
Zaradi največje skladnosti in varnosti je za mnoge odvetniške pisarne pomemben le kvalificiran elektronski podpis. Gre za digitalni podpis, ki je enakovreden običajnemu podpisu na papirju.
Toda kako je s tehničnega vidika dosežena visoka raven varnosti? Kakšna je visoka dokazna vrednost kvalificiranega elektronskega podpisa?
4 Kvalificirani podpis: ni skrivnost
Čeprav si ustrezni strokovni mediji vedno prizadevajo prikazati kvalificirani elektronski podpis v čim bolj zapleteni in tehnični luči, smo se v podjetju sproof odločili, da domnevno "skrivnost" razkrijemo - na kratko.
Tako kot pri številnih drugih elektronskih pravnih ali bančnih transakcijah morate biti sposobni 100-odstotno dokazati svojo identiteto. To se najprej izvede s kratkim (približno 10-minutnim postopkom video identifikacije), v katerem vaše osebne podatke in tudi biometrične podatke preveri državno pooblaščena služba (Trust Service Provider).
Nato boste lahko z aplikacijo za mobilni telefon dodatno preverili vsak svoj digitalni podpis. Poleg vašega e-poštnega naslova, ki ga tako ali tako potrebujete za podpisovanje in pridobivanje podpisov, je tako vaš mobilni telefon vaš drugi varnostni dejavnik.
Sami podpisani dokumenti so digitalno šifrirani s kriptografskimi metodami. Dokument lahko urejajo ali samo podpišejo samo lastniki dokumenta ali tisti, ki so bili povabljeni, da ga podpišejo. Vsak dokument je v vsakem trenutku opremljen z edinstvenim kriptografskim ključem, ki ga ne more videti noben človek ali računalnik. Veljavnost in dokazna vrednost dokumenta sta prav tako neodvisni od uporabljene platforme za podpisovanje, saj je kriptografski ključ (ali "vrednost hash") vtisnjen v samo datoteko pdf. Posledično je nesmiselno tudi kakršno koli tiskanje in fizično shranjevanje dokumenta, saj sledljivost preneha, ko je dokument natisnjen.
Za preverjanje veljavnosti elektronskega podpisa in skladnosti, kot je opisano zgoraj, se lahko podpisani (digitalni!) dokument preveri z uporabo nacionalnih storitev za preverjanje podpisa, npr. prek avstrijskega organa za komunikacije: rtr.at Platforme, kot je sproof, kot sama platforma ponujajo integrirano storitev preverjanja.
Na kratko: kvalificirani digitalni podpis je 100-odstotno varen pred ponarejanjem in pravno veljaven. Tudi lastnoročni podpis je 100-odstotno pravno veljaven, vendar nikoli 100-odstotno varen pred ponarejanjem.
5 Za začetek uporabe kvalificiranega digitalnega podpisa ni potrebno veliko
Digitalni podpisi so tehnično zahtevni in z vidika proizvajalca zahtevajo posebno stopnjo odgovornosti - navsezadnje podpisi, ustvarjeni z njimi, zagotavljajo najvišjo stopnjo zavezujočnosti. Vendar mora biti širokemu spektru uporabnikov, od odvetnikov do tajnic in strank, omogočeno enostavno, hitro in intuitivno delo z njimi.
Tehnična zapletenost je v sistemu sproof popolnoma skrita, ustvarjen pa je preprost in nizkopražni dostop. Philipp Gernerth je pri podjetju sproof odgovoren za uporabniški vmesnik in UX (User Interface and User Experience).
"Razvijamo sodoben, tehnično zelo izpopolnjen izdelek, ki ponuja najvišja jamstva varnosti in zavezanosti. Kljub temu mora biti čim bolj preprost in intuitiven za uporabo. V nasprotnem primeru zgrešimo cilj," pojasnjuje Philipp Gernerth, ki je pri podjetju sproof odgovoren za UX (uporabniško izkušnjo) in UI (uporabnost).
Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) in Philipp Gernerth (sproof) na sestanku na Dunaju na novo zasnovanem sedežu na Dunaju v prvem okrožju. Inovativna odvetniška pisarna se zavzema za odprtost do mladih podjetij. Izmenjava o primerih uporabe digitalnega podpisa v pravni industriji je koristna za obe strani.
(Binder Grösswang, Dunaj 2022)
Z vidika uporabnika torej kvalificirani elektronski podpis v bistvu pomeni naslednje:
imate dokument, ki ga želite podpisati in je na voljo v obliki dokumenta Word ali PDF. Ta dokument naložite v programsko opremo za podpisovanje, da bi ga podpisali. Programsko opremo za podpisovanje najdete na naslovu sign.sproof.io . S podpisovanjem lahko začnete kadar koli brezplačno.
Za kvalificiran elektronski podpis je potrebna enkratna identifikacija. To pomeni, da se morate identificirati v kratkem videoklicu ("Video-Ident-Procedure") in tam pokazati svoj (veljavni) potni list ali osebno izkaznico. Ta identifikacija je potrebna samo enkrat in nato velja pet let oziroma (če se to zgodi prej) do izteka veljavnosti vašega identifikacijskega dokumenta.
Kot del postopka identifikacije v svoj mobilni telefon namestite aplikacijo ali pa - če aplikacije ne morete ali ne želite namestiti - kasneje prejmete enkratno kodo prek sporočila SMS.
Če želite podpisati dokument, izberete položaj digitalnega podpisa in po želji naložite sliko lastnoročnega podpisa. Zdaj podpis potrdite v mobilnem telefonu prek aplikacije ali vnesete enkratno kodo, ki ste jo prejeli prek sporočila SMS. Slika vašega podpisa pri tem nima pravnega pomena, omogoča pa običajen in znan prikaz podpisa. Pravno zavezujoč podpis se uporablja "nevidno" v ozadju v povsem digitalni obliki. Dokument je zdaj digitalno podpisan na pravno veljaven način. S sproofom se dokument pretvori tudi v format PDF/A, ki ga običajno uporabljajo in zahtevajo odvetniki. Vi, vaše stranke ali sodišče lahko kadar koli preverite skladnost dokumenta in elektronskega podpisa, npr. pri državni službi za testiranje RTR.
6 Občutljivi podatki v varnih rokah
Pri uporabi storitev digitalnega podpisa ima varstvo podatkov še posebej pomembno vlogo. To je še posebej pomembno v primeru tako imenovane programske opreme v oblaku (tj. programske opreme, ki je ni treba namestiti, temveč jo je mogoče uporabljati neposredno prek spletnega brskalnika in interneta). Prednost tega je, da je programska oprema takoj pripravljena za uporabo, ne da bi za to potrebovali lastno strojno opremo ali projekt IT. Poleg tega lahko do programske opreme dostopate od koder koli, tudi z mobilnega telefona. Prenos podatkov je vedno šifriran z uporabo najnovejše tehnologije in na najvišji ravni varnosti.
"Oblak je pripravljen in deluje od prvega dne. Vse to servisira podjetje sproof in je v skladu z evropskim varstvom podatkov, zato je idealno tudi za nas, odvetnike."
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
Na področju varstva podatkov je treba po eni strani izpolnjevati zakonske zahteve GDPR, po drugi strani pa je treba z vidika varnosti IT zagotoviti najvišjo raven varnosti. Ponudnik programske opreme za podpisovanje sproof oboje zagotavlja tako, da podatke hrani in obdeluje izključno v podatkovnih centrih v Evropski uniji in se izogiba kakršnim koli referencam na ZDA. Koncept izbrisa, ki je sestavni del rešitve, in pogodba o obdelavi podatkov o naročilu, ki temelji na predlogi EU, prav tako zagotavljata najvišji standard varstva podatkov s pravnega vidika.
Zaključek
Prednosti digitalnega podpisa so očitne: je hiter, preprost in predvsem 100-odstotno varen. Vse več odvetnikov se tega zaveda in pri svojem delu izkorišča prednosti digitalnega podpisa. To je jasen trend, ki se bo nadaljeval tudi v prihodnjih letih.
Več zapisov na blogu
Najsodobnejša varnost in zaščita podatkov: PMU se zanaša na znak sproofInovativne rešitve za trajnostno prihodnost: partnerstvo med podjetjema sproof sign in Energie AG OberösterreichKako KURZZEiTmiete optimizira pot svojih strank z znakom sproofPrivatno bančništvo v prehodu - Bank Gutmann se zanaša na digitalni podpisHendrickson: Območja v Franciji in Avstriji digitalizirajo svoje postopke podpisovanja
