Povezava API in prijaznost do uporabnika: Merila odločanja za znak sproof na Študentskem združenju FH Oberösterreich

Študentski zbor ima različne ravni zastopanosti in upravljanja. Vsakodnevno je potrebna izdaja različnih dokumentov in odobritev plačil. Te vloge zahtevajo uporabo kvalificiranih podpisov oziroma fizičnih podpisov in njihovih izvirnih dokumentov. To je zelo zamuden postopek. Odločili smo se za digitalizacijo in posodobitev naših upravnih postopkov in nalog, da bomo lahko več časa vložili v našo dejansko nalogo predstavniškega dela. Zato smo sproof sign povezali tudi z našim notranjim orodjem za upravljanje proračuna, da bi lahko v prihodnje dokumente digitalno podpisale tri potrebne osebe, ne da bi porabili čas za njihovo izmenjavo in pošiljanje po elektronski pošti.

Pri iskanju pravega ponudnika e-podpisa je bilo za nas odločilnih več meril. Eden ključnih vidikov je bila povezava API, saj smo jo morali ustvariti iz sistema tretje osebe. Pomembno je bilo tudi, da je bilo mogoče zunanje osebe preprosto povabiti k podpisu po elektronski pošti. Drugo merilo je bila prijaznost do uporabnika in sodobnost programske opreme, ki se mora odražati v intuitivnem uporabniškem vmesniku. Ponudnik, ki združuje vse te zahteve v cenovno ugodni programski opremi, je za nas velika prednost in menim, da je to zelo velik plus za sproof sign. Zaradi teh razlogov smo se tudi mi odločili za sodelovanje s podjetjem sproof.

Digitalne podpise uporabljamo za različne aplikacije. Po eni strani jih uporabljamo za odobritev plačil, kar omogoča hitro in varno odobritev finančnih transakcij. Po drugi strani jih uporabljamo za notranje dokumente, da bi optimizirali delovne procese in zmanjšali upravne stroške. Digitalni podpis uporabljamo tudi za dokumente študentov na Univerzi uporabnih znanosti v Zgornji Avstriji. Ti dokumenti potrjujejo, da imajo študenti določeno funkcijo v avstrijski študentski zvezi (ÖH). Digitalni podpis nam omogoča, da te potrditve ustvarimo in pošljemo na preprost in pravno varen način. Zaradi številnih možnosti uporabe digitalnega podpisa lahko delamo učinkoviteje in hkrati zagotavljamo varnost naših dokumentov.

Integracija oblaka je bila izvedena prek partnerja in je potekala brez težav. Integracija API je delovala dobro in nam omogočila nemoteno povezavo naših obstoječih sistemov z novo rešitvijo za podpisovanje. Vendar je pretvorba ustreznih procesov za zaposlene in njihovo uvajanje v te nove, sodobne načine dela proces, ki zahteva čas.

Tudi za nas, zgornjeavstrijsko študentsko zvezo, veljajo veljavni predpisi in zakoni. Programska rešitev, ki jo uporabljamo za digitalno podpisovanje, mora zato izpolnjevati več standardov glede varnosti podatkov in skladnosti. Po eni strani je bistveno, da je rešitev za podpisovanje skladna z uredbo EU eIDAS, saj ta določa pravni okvir za elektronsko podpisovanje v Evropski uniji. Poleg tega mora biti programska oprema skladna z veljavnimi nacionalnimi zakoni in predpisi, da smo pravno zaščiteni. Poleg tega mora biti skladna z uredbo GDPR. Naša rešitev mora torej v osnovi zagotoviti, da se vsi osebni podatki in dokumenti obdelujejo in hranijo v skladu s strogimi zahtevami uredbe GDPR.

Pri programu sproof sign mi je še posebej všeč jasna in sodobna predstavitev vseh aplikacij ter praktična funkcija filtra za hitro prepoznavanje odprtih dokumentov za podpisovanje. Koristna je seveda tudi funkcija paketnega podpisovanja, ki omogoča učinkovito podpisovanje večje količine dokumentov hkrati. Zlasti pri obdelavi do 400 dokumentov je ta funkcija pravo olajšanje pri vsakdanjem delu.

Sproof Sign nam ponuja pomembno prednost, saj lahko zunanje osebe povabimo k podpisu po elektronski pošti. Te osebe lahko nato enostavno podpisujejo dokumente po vsej EU z uporabo različnih načinov podpisovanja.