Stále existujú nejasnosti: rôzne, často veľmi podobné pojmy, ako napríklad písomná forma, písmo, voľnosť formy, rukopis, spôsobujú zmätok, pokiaľ ide o zaobchádzanie so zmluvami. Z tohto dôvodu sa, žiaľ, stále často používa pero, papier a ťažkopádne poštové cesty, keď treba niečo podpísať.

V tomto článku vysvetlíme, pre ktoré prípady použitia je digitálny podpis 100 % právne platný a je možné zaručiť najvyššiu dôkaznú hodnotu a vysledovateľnosť. Malý “spoiler”: Existuje len veľmi málo výnimočných prípadov, kedy elektronický podpis nie je povolený. V ostatných prípadoch proces digitálneho podpisu v každom prípade “tromfne” analógový podpis vďaka jeho technickej nesfalšovateľnosti a najvyššej dôkaznej hodnote.

Na prvý pohľad

Vnútroštátne právne predpisy vylučujú elektronický podpis len pri veľmi málo formách zmlúv .

… všetky ostatné zmluvy môžu byť digitálne podpísané právne platným spôsobom. Na tento účel sú v nariadení eIDAS, ktoré platí v celej Európe, upravené 3 normy .

Na väčšinu zmlúv sa vzťahuje sloboda formy. Zmluvné strany si môžu samy zvoliť štandard (digitálneho) podpisu.

Ak vnútroštátne právne predpisy vyžadujú písomnú formu, kvalifikovaný elektronický podpis môže 100 % nahradiť vlastnoručný podpis.

Okrem právneho rámca je výber štandardu digitálneho podpisu podmienený individuálnym posúdením voliteľných rizík v závislosti od rizika zodpovednosti a objemu zákazky.

Aká je funkcia zmlúv?

V podstate je to jasné: podpísaním zmluvy všetky zúčastnené strany súhlasia s podmienkami a povinnosťami stanovenými v zmluve. Uzavretie zmluvy zabezpečuje, že všetky zmluvné strany si splnia svoje povinnosti a že ich práva a záujmy sú chránené. Okrem toho podpísaný dokument môže slúžiť ako dôkaz v prípade konfliktu a pomôcť obstáť na súde. Najefektívnejší spôsob podpisovania zmlúv je digitálny.

Či už analógové alebo digitálne: Čo znamená sloboda formy v zmluvách?

V európskych krajinách sú zmluvy vo všeobecnosti platné bez predpísanej formy. Neexistujú preto žiadne predpisy týkajúce sa spôsobu, akým musia byť zmluvy podpísané. Prípustná je napríklad elektronická, písomná alebo dokonca ústna forma (porovnaj § 883 ABG). V konečnom dôsledku sa na určitom type podpisu môžu dohodnúť samotné zmluvné strany.

“V Rakúsku, ako aj v Nemecku, platí v rámci občianskeho práva zásada slobody formy. Podľa nej digitálny podpis už v mnohých prípadoch nahrádza pero na papieri.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Attorneys at Law GmbH

V prípade neformálnych zmlúv neexistujú žiadne právne požiadavky na spôsob podpisu, ale na mnohé obchodné účely sa odporúča opatrnosť! Bolo by chybou podpisovať dôležité zmluvy, ktoré nepodliehajú formálnym požiadavkám, nízkym štandardom elektronického podpisu. Ak ide o zmluvy s vysokými dohodnutými sumami alebo vysokým rizikom zodpovednosti, je nevyhnutné spoľahnúť sa na vysoký štandard elektronického podpisu.

Niektoré zmluvy vyžadujú zo zákona písomnú formu

Pri niektorých typoch zmlúv je ochrana jednej zo zmluvných strán obzvlášť dôležitá, a preto zákon vyžaduje písomnú formu. Z právneho hľadiska sa táto forma označuje ako písomná forma. Na dodržanie písomnej formy alebo písomného vyhotovenia sa zo zákona vyžaduje vlastnoručný podpis oboch zmluvných strán. V Rakúsku je písomná forma upravená v § 886 ABGB, v Nemecku v § 126 ods. 1 BGB.

Tu je dobrá správa zakotvená v zákone: Podľa § 126a BGB (DE) môže byť zákonom predpísaná písomná forma nahradená elektronickou formou, ak zákon neustanovuje inak. Vo všeobecnosti platí, že nariadenie eIDAS, ktoré je platné v celej Európe, upravuje technické a obsahové požiadavky na elektronický podpis od roku 2016 a stojí nad vnútroštátnymi zákonmi.

Ak sa rozhodne vyžaduje “písomná forma”, na podpisovanie v súlade s právnymi predpismi možno použiť kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Preto je dôležité pochopiť, že pojmy “písomná forma” alebo “písmo”, ktoré skôr naznačujú rukopis a papier, v žiadnom prípade nevylučujú digitálne metódy. Digitálny podpis môže byť stopercentne rovnocenný s “ručným písmom”.

Wills & Co. Vo výnimočných prípadoch stačí len “mokrý podpis”.

Pri uzatváraní zmlúv a podpisovaní dokumentov je potrebné použiť vlastnoručný podpis v písomnej forme, len ak to výslovne (!) vyžaduje právny predpis alebo zmluvné dojednanie medzi stranami.

Okrem niektorých dokumentov z dedičského práva, ako je závet (ten musí byť dokonca vlastnoručne podpísaný) a niektorých iných notárskych úkonov, existujú niektoré významné príklady typov dokumentov, najmä v oblasti ľudských zdrojov, ktoré môžu byť podpísané len vlastnoručne.

Príkladom je ukončenie pracovného pomeru výpoveďou alebo dohodou o skončení pracovného pomeru § 623 BGB v nemeckom (!) práve. Žiadna forma elektronického podpisu nemôže nahradiť písomnú formu; pretože elektronická forma je podľa § 623 BGB výslovne vylúčená zákonom.

V mnohých médiách sa nedávno kontroverzne diskutovalo o veľkom kroku späť v nemeckej politike digitalizácie. Od roku 1995 je zamestnávateľ v Nemecku na základe zákona Nachweisgesetz (NachwG) povinný písomne zaznamenať najdôležitejšie zmluvné podmienky a odovzdať ich zamestnancovi na podpis: Záznam o podstatných pracovných podmienkach (§ 2 NachwG). Hoci smernica EÚ (nariadenie eIDAS) umožňuje elektronické zasielanie, v Nemecku nie je povolené preukazovať podstatné zmluvné podmienky v elektronickej podobe. Ani kvalifikovaný elektronický podpis nespĺňa požiadavky zákona o overovaní.

Naše osobné hodnotenie: Bude len otázkou času, kedy sa nevyhnutná digitalizácia, najmä v oblasti ľudských zdrojov, pozitívne prejaví aj v legislatíve a zákon o overovaní bude čoskoro opäť upravený.

Okrem toho aj pre tento osobitný prípad už existujú “obchádzkové riešenia”, aby sa čo najviac obmedzilo množstvo potrebného papiera a času a aby sa narušenie médií obmedzilo na minimum. Funguje to napríklad vďaka dodatočným písmom, ktoré sú v súlade so zákonom podpísané analógovo, ale digitálna kópia je stále centrálne spravovaná a uložená v digitálnom archíve.

Bez rizika: Podpisovanie digitálne a v súlade s požadovanými požiadavkami na formuláre

Bez ohľadu na to, či ide o analógovú alebo digitálnu zmluvu, vnútroštátne právne predpisy upravujú predovšetkým to, či a ako zmluva podlieha formálnym požiadavkám. Keď už máte prehľad a rozhodli ste sa pre digitálnu cestu, ktorá šetrí čas, nariadenie eIDAS (elektronická identifikácia, autentifikácia a dôveryhodné služby) platí ako platný rámec vo všetkých členských štátoch EÚ/EHS. Cieľom tohto právneho rámca bolo podporiť digitálnu transformáciu v celej Európe, umožniť obchodné procesy bez mediálnej diskontinuity a umožniť bezpečné elektronické procesy medzi 28 jednotlivými trhmi.

Veľká časť eIDAS upravuje témy bezpečnej digitálnej identity a bezpečného elektronického podpisu. Ak, ako bolo uvedené vyššie, elektronický podpis nie je rozhodne vylúčený vnútroštátnymi právnymi predpismi, zmluvy sa môžu podpisovať podľa usmernení eIDAS. Nariadenie v zásade rozlišuje tri typy elektronických podpisov: jednoduchý, zdokonalený a kvalifikovaný.

Pre všetkých majiteľov firiem je dôležité získať dobrý prehľad o zmluvných procesoch vo firme, aby sa mohli rozhodnúť, ktorý podpisový štandard je ten správny pre ten ktorý zmluvný proces.

Podrobnejšie informácie nájdete v našom prehľadnom článku o podpisových štandardoch. V kombinácii s týmto článkom sa budete môcť rozhodnúť, ktoré z vašich zmlúv by ste mali podpisovať pomocou ktorého štandardu.

Tu je bežný praktický príklad právne neplatného podpisu:

Príklad e-mailu: Rozhodnutia, ktoré sú vykonané ako text v e-maile, podliehajú písomnej forme, aby nadobudli právoplatnosť. To znamená, že musí byť pripojený písomný podpis všetkých zúčastnených strán. V tomto prípade sa často stáva, že digitálny podpis nie je dostatočný. Tieto postupy nie sú právne platné:

• Tlač, podpis, opätovné skenovanie, odoslanie (prerušenie média)
  
• Umiestniť obrázok podpisu na e-mailový dokument (jednoduchý elektronický podpis)

V tomto prípade by bol právne platným spôsobom len kvalifikovaný elektronický podpis.

Výsledok

Napriek všetkým digitalizačným ofenzívam a novým metódam bezpapierového uzatvárania transakcií sme presvedčení, že podpis bude vždy nevyhnutnou súčasťou rozhodnutí a schvaľovania všetkého druhu. Preto je nevyhnutnou podmienkou, najmä v profesionálnom sektore, aby bola zaručená bezpečnosť a súlad.

Práve tu sa prejavuje sila platforiem pre digitálny podpis, ako je napríklad sproof sign: technicky zložité procesy sú riešené na pozadí. Napríklad pri kvalifikovanom elektronickom podpise sa stačí identifikovať iba raz. Platforma vás prevedie celým 10-minútovým procesom.

Exkurz: Aká je funkcia podpisu?*

Podpísaním dokumentu sa plní funkcia perpetuácie, ktorá zabezpečuje, že vyhlásenie je trvalo a čitateľne zdokumentované a môže sa neskôr znovu preskúmať.

Funkcia overovania totožnosti a overovania spočíva v tom, že osobný podpis mena sa môže použiť na vytvorenie spojenia s osobou podpisujúceho. Toto spojenie možno overiť porovnaním podpisu.

Úlohou osvedčenia o pravosti je prostredníctvom podpisu zabezpečiť, aby vyhlásenie pochádzalo od osoby, ktorá ho podpísala, a aby sa táto skutočnosť dala záväzne preukázať aj neskôr.

Vlastnoručný podpis plní funkciu dôkazu . Podpísaný dokument môže slúžiť ako dôkaz obsahu vyhlásenia a toho, kto ho urobil. Nemôžem spustiť funkciu dôkazu, pretože nie som matematický program.

Varovná funkcia vlastnoručného podpisu spočíva v tom, že vyjadruje právnu záväznosť a osobnú zodpovednosť za vyhlásenie. Podpísaná osoba je tak chránená pred neuváženými vyhláseniami.

Uzatváracia funkcia sa vykonáva vlastnoručným podpisom, ktorým sa vyhlásenie priestorovo ukončí. Je dôležité poznamenať, že platná je len tá časť vyhlásenia, ktorá predchádza podpisu a neobsahuje žiadne následné dodatky alebo zmeny. Vyhlásenie možno od návrhu odlíšiť aj podpisom.

Pomocou kontrolnej funkcie môžu tretie strany ľahko skontrolovať obsah dokumentu alebo dokladu , čo je uľahčené vydaním príslušných formálnych požiadaviek.

*Zdroje:
Digitalizáciapodpisu – Biela kniha
Bakalárska práca Krämer