Semnătură electronică valabilă din punct de vedere juridic

Există încă confuzie: termeni diferiți, adesea foarte asemănători, cum ar fi forma scrisă, forma scrisă, libertatea de formă, forma scrisă de mână provoacă confuzie atunci când vine vorba de gestionarea contractelor. Din acest motiv, din păcate, oamenii încă recurg adesea la stilou, hârtie și canale poștale greoaie atunci când există ceva de semnat.

În acest articol, explicăm pentru ce cazuri de utilizare semnătura digitală este 100% valabilă din punct de vedere juridic și garantează cea mai mare forță probantă și trasabilitate. Mic "spoiler": Există doar foarte puține cazuri excepționale în care semnătura electronică nu este permisă. În caz contrar, procesul de semnătură digitală "bate" semnătura analogică în toate cazurile datorită imposibilității tehnice de falsificare și a celei mai mari valori probatorii.

Care este funcția contractelor?

În principiu, aceasta este evidentă: prin semnarea unui contract, toate părțile implicate sunt de acord cu condițiile și obligațiile prevăzute în contract. Încheierea unui contract garantează că toate părțile contractante își îndeplinesc obligațiile și că drepturile și interesele lor sunt protejate. În plus, un document semnat poate servi drept probă în cazul unui conflict și poate ajuta la susținerea în instanță. Cea mai eficientă modalitate de a semna contracte este să o faceți digital.

Fie analogice, fie digitale: Ce înseamnă libertatea de formă pentru contracte?

În țările europene, contractele sunt în general valabile fără o formă prescrisă. Aceasta înseamnă că nu există reglementări privind modul în care trebuie semnate contractele. De exemplu, este permisă forma electronică, scrisă sau chiar orală (a se vedea secțiunea 883 ABG). În cele din urmă, părțile contractante însele pot conveni asupra unui anumit tip de semnătură.

Deși nu există cerințe legale privind modul de semnare a contractelor care nu sunt supuse niciunei cerințe de formă, se recomandă prudență în multe scopuri comerciale! Ar fi o greșeală să semnați acorduri importante care nu sunt supuse niciunei cerințe de formă cu un standard scăzut de semnătură electronică. Dacă există contracte cu sume mari de negociere sau cu un risc ridicat de răspundere, ar trebui utilizat cu siguranță un standard ridicat de semnătură electronică.

Unele contracte necesită forma scrisă prin lege.

Pentru anumite tipuri de contracte, protecția uneia dintre părțile contractante este deosebit de importantă, motiv pentru care legea impune o formă scrisă. În termeni juridici, aceasta este denumită formă scrisă. Pentru a îndeplini forma scrisă sau forma scrisă, este necesară prin lege o semnătură scrisă de mână a ambelor părți contractante. În Austria, forma scrisă este reglementată în § 886 ABGB, iar în Germania în § 126 alineatul 1 BGB.

Iată vestea bună consfințită de lege: În conformitate cu articolul 126a BGB (DE), forma scrisă prevăzută de lege poate fi înlocuită cu forma electronică, cu excepția cazului în care legea prevede altfel. În general, Regulamentul eIDAS, care este în vigoare în întreaga Europă din 2016, reglementează cerințele tehnice și de conținut pentru semnăturile electronice și prevalează asupra legislației naționale.

În cazul în care "forma scrisă" este cerută în mod specific, semnătura electronică calificată (QES) poate fi utilizată pentru semnarea în conformitate cu legea.

Prin urmare, este important să se înțeleagă că termenii "formă scrisă" sau "formă scrisă", care tind să implice scrisul de mână și hârtia, nu exclud în niciun fel metodele digitale. Semnătura digitală poate fi 100% echivalentă cu "scrisul de mână".

Wills & Co. În cazuri rare, este suficientă doar o "semnătură umedă".

Semnătura manuscrisă este necesară pentru încheierea contractelor și semnarea documentelor numai dacă acest lucru este prevăzut în mod expres (!) de o dispoziție legală sau de un acord contractual între părți.

Pe lângă unele documente din dreptul succesoral, cum ar fi testamentele (care trebuie chiar să fie scrise de mână) și unele alte acte notariale, există câteva exemple proeminente de tipuri de documente care pot fi semnate de mână numai prin lege, în special în domeniul resurselor umane.

Un exemplu este încetarea raporturilor de muncă prin notificare de încetare sau un acord de încetare în conformitate cu secțiunea 623 din Codul civil german (BGB) în dreptul german (!). În acest caz, nicio formă de semnătură electronică nu poate înlocui forma scrisă, deoarece forma electronică este exclusă în mod expres de lege în conformitate cu articolul 623 din BGB.

Un regres major al politicii germane de digitalizare a făcut recent obiectul unor discuții controversate în multe mass-media. Din 1995, angajatorii din Germania trebuie să consemneze în scris cele mai importante condiții contractuale și să le înmâneze angajatului pentru semnare, în conformitate cu Legea germană privind probele (NachwG): Înregistrarea condițiilor de muncă esențiale (§2 NachwG). Deși Directiva UE (Regulamentul eIDAS) permite transmiterea electronică, în Germania nu este permisă furnizarea dovezii condițiilor contractuale esențiale în format electronic. Chiar și o semnătură electronică calificată nu îndeplinește cerințele Legii privind verificarea.

Evaluarea noastră personală: Va fi doar o chestiune de timp până când ofensivele de digitalizare necesare, în special în sectorul resurselor umane, vor avea un impact pozitiv și asupra legislației, iar Legea privind verificarea va fi modificată din nou foarte curând.

În plus, există deja "soluții de rezervă" chiar și pentru acest caz special, pentru a limita pe cât posibil cantitatea de hârtie și timpul necesar și pentru a reduce la minimum perturbările media. Acest lucru funcționează, de exemplu, datorită documentelor suplimentare care sunt semnate în mod analog în conformitate cu legea, dar o copie digitală este în continuare gestionată și stocată la nivel central în arhiva digitală.

Complet lipsit de riscuri: semnați digital și în conformitate cu cerințele formale necesare.

Indiferent dacă este analogic sau digital, legislația națională reglementează în primul rând dacă și cum un contract este supus unei cerințe formale. Odată ce v-ați făcut o imagine de ansamblu asupra acestui aspect și ați decis să urmați calea digitală, care economisește timp, Regulamentul eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) se aplică ca un cadru valabil în toate statele membre ale UE/CEE. Acest cadru juridic ar trebui să impulsioneze transformarea digitală în întreaga Europă, să permită procese de afaceri fără discontinuitate media și să faciliteze procese electronice sigure între 28 de piețe individuale.

O mare parte din eIDAS reglementează aspecte privind identitatea digitală sigură și semnăturile electronice sigure. Astfel, dacă, după cum s-a menționat mai sus, o semnătură electronică nu este exclusă în mod explicit de legislația națională, contractele pot fi semnate în conformitate cu orientările eIDAS. În principiu, regulamentul face distincție între trei tipuri de semnături electronice: simple, avansate și calificate.

Este important ca toți operatorii economici să obțină o bună imagine de ansamblu a proceselor contractuale din cadrul companiei pentru a decide care standard de semnătură este cel potrivit pentru fiecare proces contractual.

Vă recomandăm să citiți în detaliu articolul nostru de prezentare generală a standardelor de semnătură. În combinație cu acest articol, veți putea decide care dintre contractele dvs. ar trebui semnate cu ce standard.

Iată un exemplu practic obișnuit de semnătură nelegală:

Exemplu de e-mail: Deciziile care sunt executate ca text într-un e-mail sunt supuse formei scrise pentru a fi valabile din punct de vedere juridic. Aceasta înseamnă că o semnătură scrisă trebuie să fie aplicată de toate părțile la contract. În acest caz, semnăturile digitale sunt adesea inadecvate. Următoarele proceduri nu sunt valabile din punct de vedere juridic:

• Imprimarea, semnarea, scanarea din nou, trimiterea (pauză media)
• Plasarea unei imagini a unei semnături pe documentul de e-mail (semnătură electronică simplă)

Numai semnătura electronică calificată ar fi metoda valabilă din punct de vedere juridic în acest caz.

Concluzii

În ciuda oricăror ofensive de digitalizare și a noilor metode de a face afaceri fără hârtie, suntem convinși că semnătura va fi întotdeauna o parte esențială a deciziilor și aprobărilor de toate tipurile. Aceasta înseamnă că securitatea și conformitatea trebuie să fie garantate, în special în sectorul profesional.

Aici intervine punctul forte al platformelor de semnătură digitală precum sproof sign: procesele complexe din punct de vedere tehnic sunt gestionate în fundal. De exemplu, trebuie să vă identificați o singură dată pentru semnătura electronică calificată. Platforma vă ghidează prin procesul de 10 minute.