Conexiunea API și ușurința în utilizare: Criteriile de decizie pentru semnul sproof la Uniunea Studenților din FH Oberösterreich

Există diferite niveluri de reprezentare și administrare în cadrul corpului studențesc. Eliberarea diferitelor documente și aprobări de plată este necesară zilnic. Aceste cereri necesită utilizarea de semnături calificate sau, alternativ, semnături fizice și documentele lor originale. Acesta este un proces foarte consumator de timp. Am decis să digitalizăm și să modernizăm procesele și sarcinile noastre administrative, astfel încât să putem investi mai mult timp în sarcina noastră reală de muncă de reprezentare. Din acest motiv, am conectat, de asemenea, sproof sign la instrumentul nostru intern de gestionare a bugetului pentru ca, în viitor, documentele să fie semnate digital de cele 3 persoane necesare, fără a mai fi nevoie să pierdem timp cu schimbul și trimiterea acestora prin e-mail.

Mai multe criterii au fost decisive pentru noi atunci când am căutat furnizorul de semnături electronice potrivit. Un aspect cheie a fost conexiunea API, deoarece a trebuit să o creăm dintr-un sistem terț. De asemenea, a fost important ca persoanele externe să poată fi invitate cu ușurință să semneze prin e-mail. Un alt criteriu a fost ușurința în utilizare și modernitatea software-ului, care ar trebui să se reflecte într-o interfață de utilizator intuitivă. Un furnizor care combină toate aceste cerințe într-un software accesibil este un mare avantaj pentru noi și cred că acesta este un foarte mare punct în plus pentru sproof sign. Din aceste motive, am decis și noi să lucrăm cu sproof.

Folosim semnăturile digitale pentru diverse aplicații. Pe de o parte, le folosim pentru aprobarea plăților, permițând autorizarea rapidă și sigură a tranzacțiilor financiare. Pe de altă parte, le folosim pentru documentele interne, pentru a optimiza procesele de lucru și a reduce costurile administrative. De asemenea, folosim semnătura digitală pentru documentele studenților de la Universitatea de Științe Aplicate din Austria Superioară. Aceste documente confirmă faptul că studenții au o funcție specifică în cadrul Uniunii studenților austrieci (ÖH). Semnătura digitală ne permite să creăm și să trimitem aceste confirmări într-un mod simplu și sigur din punct de vedere juridic. Datorită numeroaselor utilizări posibile ale semnăturii digitale, putem lucra mai eficient și, în același timp, putem garanta securitatea documentelor noastre.

Integrarea cloud-ului a fost implementată pentru noi prin intermediul unui partener și a decurs fără probleme. Integrarea API a funcționat bine și ne-a permis să conectăm fără probleme sistemele noastre existente cu noua soluție de semnătură. Cu toate acestea, convertirea proceselor relevante pentru angajați și introducerea lor în aceste noi metode moderne de lucru este un proces care necesită timp.

Noi, ca Uniune a Studenților din Austria Superioară, suntem, de asemenea, supuși reglementărilor și legilor în vigoare. Prin urmare, soluția software pe care o folosim pentru semnăturile digitale trebuie să îndeplinească mai multe standarde în ceea ce privește securitatea și conformitatea datelor. Pe de o parte, este esențial ca soluția de semnătură să respecte Regulamentul UE eIDAS, deoarece acesta definește cadrul juridic pentru semnăturile electronice în Uniunea Europeană. În plus, software-ul trebuie să fie în conformitate cu legile și reglementările naționale în vigoare, astfel încât să fim protejați din punct de vedere juridic. Ca să nu mai vorbim de faptul că trebuie să fie conform GDPR. Prin urmare, soluția noastră ar trebui să asigure în principiu că toate informațiile și documentele cu caracter personal sunt prelucrate și stocate în conformitate cu cerințele stricte ale GDPR.

Ceea ce îmi place în mod deosebit la sproof sign este prezentarea clară și modernă a tuturor aplicațiilor, precum și funcția practică de filtrare pentru a identifica rapid documentele deschise pentru semnare. Funcția de lot, care face posibilă QES eficientă pentru cantități mari de documente în același timp, este, desigur, de asemenea, utilă. Mai ales atunci când procesați până la 400 de documente, această funcție este o adevărată ușurare în munca de zi cu zi.

sproof sign oferă un avantaj semnificativ pentru noi prin posibilitatea de a invita persoane externe să semneze prin e-mail. Aceste persoane pot apoi semna cu ușurință documente în întreaga UE, folosind o mare varietate de metode de semnătură.