Soluções inovadoras para um futuro sustentável: a parceria entre a sproof sign e a Energie AG Oberösterreich

Burger: "Decidimos implementar uma solução de assinatura digital para dar resposta a dois desafios fundamentais. Em primeiro lugar, apercebemo-nos de que nos deparávamos frequentemente com uma descontinuidade de meios nos nossos processos com os clientes finais. Muita informação era apresentada em papel, o que levava a processos manuais demorados de registo, arquivo e processamento posterior. Esta descontinuidade dos meios de comunicação atrasava consideravelmente os nossos processos. Com a digitalização destes processos e a introdução de assinaturas digitais, conseguimos eliminar este estrangulamento e aumentar a eficiência

Além disso, a pandemia de COVID-19 obrigou-nos a adaptar os nossos processos internos. O método tradicional de assinar documentos fisicamente deixou de ser prático devido às restrições de viagem e aos regulamentos do escritório em casa. A necessidade de implementar uma solução digital tornou-se evidente para manter as operações comerciais. Neste contexto, procurávamos uma solução que nos proporcionasse a flexibilidade necessária."

Burger: "Utilizamos as assinaturas digitais para várias aplicações. Por um lado, utilizamo-las no contacto com o cliente, por exemplo, quando um cliente pretende celebrar um contrato ou necessita de confirmar um serviço prestado. Outro caso de utilização é o uso interno, especialmente em situações como a rápida implementação de novos regulamentos, como o regulamento relativo ao escritório em casa. Num desses casos, tivemos de processar rapidamente documentos para 1500 funcionários, o que não teria sido possível com processos convencionais baseados em papel. Para lidar com este processo, utilizámos soluções internas que são integradas através de uma aplicação especialmente desenvolvida. Foi implementado um processo de aprovação em que os documentos eram primeiro aprovados pelos supervisores directos antes de serem enviados para os funcionários utilizando os espaços reservados para assinaturas predefinidos."

Burger: "Enquanto fornecedor de energia com infra-estruturas críticas, operamos numa área altamente regulamentada. A proteção de dados é da maior importância para nós, uma vez que estamos constantemente a trabalhar com dados pessoais. Por isso, era crucial encontrar um fornecedor nas imediações, de preferência na Áustria ou, pelo menos, na Europa. Um fornecedor americano teria sido associado a demasiadas incertezas e desafios, uma vez que não podemos correr riscos. A nossa política coloca, portanto, um foco claro nos fornecedores europeus para garantir que cumprimos os requisitos do RGPD e minimizamos os riscos de proteção de dados."

Burger: "Para além do RGPD, outras normas são de grande importância para nós, como a ISO 271001, que é particularmente importante para nós, uma vez que nós próprios somos certificados e esperamos que os nossos fornecedores sejam capazes de cumprir as mesmas normas de segurança que nós. Também efectuamos auditorias de segurança regulares para garantir que a nossa infraestrutura está sempre protegida. Estas auditorias são efectuadas anualmente para identificar atempadamente potenciais vulnerabilidades e corrigi-las antes que ocorram incidentes de segurança, que podem ser muito dispendiosos."

Burger: "Já temos várias soluções diferentes internamente, o que nos ensinou quais as funções que são particularmente importantes para nós e quais não nos podem oferecer a flexibilidade de que necessitamos. Ao avaliar os potenciais fornecedores, definimos requisitos específicos, incluindo a capacidade de mover o marcador de assinatura conforme necessário e ajustar a escala, bem como a opção de os utilizadores configurarem de forma flexível a sua função de assinatura. Não encontrámos isto em todo o lado. Também demos prioridade à capacidade de integração nos processos existentes, especialmente através da API REST, para garantir uma integração perfeita nos nossos fluxos de trabalho. "

Burger: "Na sequência de um inquérito realizado aos nossos principais utilizadores, que utilizam frequentemente o produto, o aspeto da facilidade de utilização foi destacado de forma particularmente positiva. A interface do utilizador foi concebida de forma intuitiva, o que simplifica o processo de assinatura para os utilizadores. Também funciona sem problemas em dispositivos móveis, o que é muito apreciado pelos nossos colaboradores. Além disso, os funcionários precisaram de pouca ou nenhuma formação para utilizar o produto. Isto minimizou consideravelmente o esforço de formação e foi uma grande vantagem para nós. Outro aspeto positivo é a possibilidade de configurar livremente os carimbos de assinatura. Isto permite-nos cobrir diferentes requisitos e apoiar processos individuais. Outras soluções de assinatura simplesmente não conseguiram responder a este desafio."

Burger: "Estamos atualmente na fase de teste de uma integração com o SAP para o processo de cotação. É aqui que as cotações são criadas, aprovadas e assinadas antes de serem enviadas para o cliente. Esta integração já foi configurada e será implementada gradualmente a partir do verão. Algo que provavelmente também teria potencial é a nossa área interna de RH. Temos cerca de 4.500 funcionários que precisam de ser apoiados. Claro que tudo o que funcione digitalmente e se afaste do papel é uma grande alavanca".