Umowy cyfrowe, prawdziwe zaangażowanie: FSJ i droga do administracji bez dokumentów papierowych

Kiedy trzy lata temu objąłem stanowisko dyrektora zarządzającego, stowarzyszenie, które istnieje od ponad 50 lat, wciąż było w powijakach pod względem cyfryzacji. Do tego czasu wszystkie umowy z instytucjami społecznymi i uczestnikami FSJ były tworzone za pomocą formularzy, drukowane, podpisywane, stemplowane, wkładane do koperty i wysyłane na pocztę. Następnie podpisywano i odsyłano pocztą. Jeśli konieczna była zmiana, wszystko zaczynało się od nowa. Było to jeszcze wykonalne w przypadku mniejszej liczby uczestników, ale im więcej młodych dorosłych brało udział w FSJ, tym bardziej niemożliwe stawało się to przedsięwzięcie. Nie wspominając już o prawdopodobieństwie wystąpienia błędów w różnych listach Excela. Oznaczało to konieczność znalezienia cyfrowych rozwiązań na miarę XXI wieku.

Pierwszym krokiem było znalezienie firmy IT, która mogłaby zdigitalizować wszystkie nasze procesy. Oznaczało to, że nie mogliśmy już otrzymywać zgłoszeń jako załączników do wiadomości e-mail (których informacje musiały być następnie wprowadzane do list Excela), jak to było zwykle i konieczne, ale za pośrednictwem narzędzia rejestracyjnego. Dane te można było następnie wykorzystać bezpośrednio do automatycznego tworzenia niezbędnych umów po potwierdzeniu stażu w FSJ. Oznaczało to, że tworzenie umów było zakończone, ale wciąż brakowało opcji podpisu cyfrowego. Po kilku poszukiwaniach, a przede wszystkim dzięki rekomendacji znajomego, w końcu trafiłem na sproof.

Nie sposób przecenić znaczenia transformacji cyfrowej dla FSJ. Rok FSJ zawsze rozpoczyna się jesienią. Oznacza to, że lato jest szczytowym okresem dla staży, a także szczytowym okresem dla umów. Na każdą umieszczoną osobę wymagane są dwie umowy z naszym stowarzyszeniem: Z instytucją społeczną i z uczestnikiem FSJ. My musimy podpisać te umowy i oczywiście druga strona również. sproof zaoferował i nadal oferuje nam idealne rozwiązanie! W tym roku spodziewamy się około 700 zadań FSJ, a zatem około 1400 umów, które muszą zostać podpisane.

Ważne było dla nas znalezienie rozwiązania, które byłoby praktyczne i przystępne cenowo. Ochrona danych musiała być spełniona. Narzędzie używane do przetwarzania podpisu musiało być kompetentne, godne zaufania, profesjonalne, a przede wszystkim "słuchać" tego, czego potrzebowaliśmy. Wszystko to znaleźliśmy w sproof.

Do podpisywania naszych umów FSJ z instytucjami społecznymi i uczestnikami FSJ, a także umów z instytucjami finansującymi, umów o świadczenie usług itp. Po prostu dla wszystkich dokumentów, które wymagają oficjalnie ważnego podpisu. Tak więc sproof pomaga nam nie tylko w umowach związanych z zadaniami FSJ, ale także w dokumentach, które muszą być podpisane przez prezesa stowarzyszenia i dyrektora zarządzającego, ponieważ nie widujemy się tak często - co utrudnia odręczne podpisywanie - ale kontaktujemy się głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonu.

Odkąd mamy sproof, który pozwala nam podpisywać się za pośrednictwem ID-Austria, nie ma już potrzeby spotkań, które wcześniej polegały głównie na uzyskaniu podpisu pod ważnym dokumentem. Cieszymy się również z rozwiązania bez papieru. Pozwala nam to oszczędzać cenne zasoby. Dziś prawie nic nie drukujemy.

Firma IT, która wykonała dla nas digitalizację i sproof, zajęła się tym bezpośrednio. Od specjalisty do specjalisty, że tak powiem. To było idealne rozwiązanie dla nas jako klienta.

Oczywiście mamy bardzo wysokie standardy. Kwestia ochrony i bezpieczeństwa danych była jedną z pierwszych, o które zapytaliśmy, gdy natknęliśmy się na sproof.

Wszyscy pracownicy sproof są niezwykle kompetentni, przyjaźni, profesjonalni i zawsze starają się znaleźć dla nas najlepsze rozwiązanie. Są dostępni w przypadku pytań i problemów i robią wszystko, co w ich mocy, aby zapewnić, że my, jako klient, otrzymamy wynik, którego potrzebujemy i chcemy. sproof to najlepsza rzecz, jaka mogła nam się przytrafić, obok świetnej firmy IT, z którą podeszliśmy do cyfryzacji.

Tak, zwłaszcza gdy podpisuję cyfrowo dokumenty z naszą przewodniczącą, wykorzystywany jest obieg podpisów. Ale także w przypadku umów z wolontariuszami i uczestnikami FSJ. Przechodząc od ręcznych podpisów na umowach wysyłanych pocztą do podpisów cyfrowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, zapewniliśmy również cyfryzację w ponad 700 instytucjach społecznych, ponieważ kierownictwo instytucji społecznych musiało wtedy również zajmować się podpisem cyfrowym.

Sproof jest postrzegany jako godny zaufania i nieskomplikowany partner. Nawiasem mówiąc, rysunek cyfrowy nigdy nie był wyzwaniem dla uczestników FSJ. Młodzi dorośli robili to w mgnieniu oka za pomocą swoich telefonów komórkowych, jakby nigdy nie robili tego w inny sposób. To również świadczy o łatwej i zrozumiałej użyteczności sproof. Chcielibyśmy podziękować Państwu za wspaniałą współpracę!!!