Ludzie ufają prawnikom. Prawnicy ufają sproof. Dzięki integracji z ADVOKAT - wiodącym oprogramowaniem dla kancelarii prawnych w Austrii - oraz partnerstwu z tradycyjnym wydawcą Linde, coraz więcej kancelarii prawnych polega na zaletach platformy podpisu cyfrowego. Ostatnio Binder Grösswang, jedna z dużych austriackich kancelarii prawnych, zaufała młodej firmie z siedzibą w Salzburgu.
1 Binder Grösswang podpisany cyfrowo
"W naszej branży chodzi o zaangażowanie i zaufanie. Podpis cyfrowy, w najwyższej klasie jakości, stał się dla nas powszechną formą podejmowania wiążących decyzji lub uzyskiwania ich w formie cyfrowej."
Dr Christian Zwick | Partner
Binder Grösswang jest jedną z wiodących austriackich kancelarii prawnych od 60 lat, z biurami w Wiedniu i Innsbrucku. Ponad 100 prawników i wolumen transakcji o wartości 50 miliardów euro mówią same za siebie. Po podjęciu decyzji o integracji platformy podpisu cyfrowego, sproof okazał się faworytem po rygorystycznej fazie oceny.
"To wyjątkowy zaszczyt, że udało nam się przekonać Binder Grösswang, jako uznaną, ale przede wszystkim innowacyjną kancelarię prawną, do sproof i zdobyć ich zaufanie" - mówi dr Fabian Knirsch, założyciel i CTO firmy.
Binder Grösswang - zwłaszcza zespół skupiony wokół dr Christiana Zwicka - podpisuje się cyfrowo, gdy jest to prawnie możliwe. "Zasadniczo podpisujemy zawsze wtedy, gdy pióro ma zostać zastąpione. W Austrii oznacza to prawie wszystkie dokumenty, ponieważ w prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody formy" - mówi dr Zwick.
W związku z tym podpis cyfrowy jest stosowany między innymi w przypadku tych dokumentów:
- Pełnomocnictwa
- Umowy sprzedaży
- Umowy o zachowaniu poufności
- Uchwały
sproof jest jedną z niewielu platform do podpisów, która umożliwia weryfikację podpisów cyfrowych bezpośrednio w narzędziu.
2 przekonujące powody, dla których prawnicy polegają na podpisach cyfrowych
Zawód prawnika zawsze był integralną częścią każdego funkcjonującego społeczeństwa. Zaufanie i dobra komunikacja między prawnikami a klientami stanowią podstawę. Może zabrzmi to nieco dogmatycznie, ale branża prawnicza z pewnością nie jest pionierem w postępie cyfryzacji. Dzieje się tak prawdopodobnie dlatego, że tradycyjne techniki i przepływy pracy, które zostały ustanowione i sprawdzone przez wieki, nie chcą być zastępowane.
Jednak nawet "branża prawnicza" z różnych powodów dostrzegła mocne strony znaczącej cyfryzacji. Czy to cyfrowe akta, zamiast przepełnionych archiwów, czy nawet eksperymentowanie z różnymi cyfrowymi aplikacjami "zamiany mowy na tekst", które mogłyby odciążyć sekretariat w niektórych miejscach, a nawet zastąpić go w przyszłości, w przypadku wielu formalności.
W szczególności rośnie jedna z możliwości cyfryzacji, która ma również ogromny potencjał dla branży prawniczej: podpis cyfrowy!
Deklaracje, uchwały i umowy - wszystko to są dokumenty, które muszą być podpisane przez jedną lub więcej osób. Nawet jeden dokument, na którym trzy osoby muszą podpisać się analogowo, oznacza łączny wydatek czasu rzędu 45 minut: Obejmuje to drukowanie w trzech egzemplarzach, wysyłanie dokumentów pocztą lub koordynowanie wspólnego spotkania w celu złożenia podpisów. Takie marnotrawstwo zasobów jest zbędne.
W sektorze prywatnym podpis cyfrowy zadomowił się już w Austrii w postaci "podpisu przez telefon komórkowy". Od kilku lat wielu obywateli Austrii korzysta z tej bezpłatnej usługi rządowej.
Jednak "tylko" sam podpis cyfrowy jest zwykle niewystarczający w środowisku biznesowym. Brakuje możliwości technicznych, narzędzia lub platformy, które mogą mapować przypadki użycia i "przebiegi podpisu" specyficzne dla branży lub firmy. Powiązany wspólny "pulpit nawigacyjny" zapewnia dobry przegląd ważnych dokumentów. Wymaga to centralnego administrowania wszystkimi użytkownikami oraz zarządzania prawami i rolami. Przynosi to również wiele korzyści.
W wielu firmach, niezależnie od wielkości i branży, platforma podpisu cyfrowego jest już integralną częścią wielu standardowych przepływów pracy. Ta prawnie uznana technologia jest już wykorzystywana w sektorze prawnym, podatkowym, finansowym, ale także przez duże międzynarodowe firmy z surowymi wytycznymi IT oraz w sektorze publicznym.
3 Zamiast atramentu i papieru: szyfrowanie kryptograficzne i cyfrowy dowód tożsamości.
Podpis cyfrowy jest niezbędnym elementem transformacji cyfrowej. Niemniej jednak wiele osób ma wątpliwości, czy podpis cyfrowy jest prawnie ważny, a tym samym zgodny z prawem. Jednak podpisy cyfrowe i ich wiążący charakter są precyzyjnie zdefiniowane i uregulowane w Unii Europejskiej. W 2006 roku rozporządzenie eIDAS (UE) 910/2014 (Usługi identyfikacji elektronicznej i uwierzytelniania) ustanowiło przepisy dla Europy dotyczące najwyższego poziomu bezpieczeństwa i zgodności podpisów cyfrowych. Rozporządzenie reguluje prawne uznanie elektronicznego dowodu tożsamości i usług uwierzytelniania, a tym samym znacznie wzmacnia zaufanie do komunikacji elektronicznej między firmami i obywatelami oraz ułatwia usługi transgraniczne i wszelkiego rodzaju procesy biznesowe.
Istnieją trzy standardy podpisu cyfrowego, które zostały precyzyjnie zdefiniowane pod względem ważności prawnej w rozporządzeniu eIDAS: prosty, zaawansowany i kwalifikowany.
Z pozoru podpisy te wyglądają prawie tak samo, ale status podpisu i jego wiążący charakter są bardzo różne. Tylko "kwalifikowany podpis elektroniczny", znany również jako QES, jest prawnie porównywalny z podpisem (patrz § 4 (1) austriackiej ustawy o podpisach i usługach zaufania.
AES i QES umożliwiają bezpieczne podpisywanie cyfrowe.
Ze względu na najwyższy poziom zgodności i bezpieczeństwa, wiele kancelarii prawnych bierze pod uwagę tylko kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis cyfrowy, który jest równoważny z konwencjonalnym podpisem na papierze.
Ale w jaki sposób wysoki poziom bezpieczeństwa powstaje z technicznego punktu widzenia? Jaka jest wysoka wartość dowodowa kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
4 Podpis kwalifikowany: bez tajemnic
Mimo że odpowiednie media specjalistyczne zawsze starają się przedstawić kwalifikowany podpis elektroniczny w jak najbardziej skomplikowanym i technicznym świetle, my w sproof postawiliśmy sobie za cel ujawnienie rzekomej "tajemnicy" - w pigułce.
Podobnie jak w przypadku wielu innych elektronicznych transakcji prawnych lub bankowych, muszą Państwo być w stanie udowodnić swoją tożsamość ze 100% pewnością. Odbywa się to początkowo za pomocą krótkiej (około 10-minutowej procedury identyfikacji wideo), w której Państwa dane osobowe, a także dane biometryczne są sprawdzane przez zatwierdzoną przez państwo usługę (Trust Service Provider).
Następnie będą Państwo mogli skorzystać z aplikacji na telefon komórkowy, aby dodatkowo zweryfikować każdy złożony podpis cyfrowy. Oprócz adresu e-mail, który i tak jest potrzebny do podpisywania i uzyskiwania podpisów, telefon komórkowy jest zatem drugim czynnikiem bezpieczeństwa.
Same podpisane dokumenty są szyfrowane cyfrowo przy użyciu metod kryptograficznych. Tylko właściciele dokumentu lub osoby, które zostały zaproszone do jego podpisania, mogą edytować dokument lub po prostu go podpisać. Każdy dokument jest opatrzony unikalnym kluczem kryptograficznym, którego nie może zobaczyć żaden człowiek ani komputer. Ważność i wartość dowodowa dokumentu jest również niezależna od używanej platformy podpisu, ponieważ klucz kryptograficzny (lub "wartość skrótu") jest odciśnięty w samym pliku pdf. W związku z tym wszelkie drukowanie i fizyczne przechowywanie dokumentu jest również bezcelowe, ponieważ identyfikowalność wygasa po wydrukowaniu dokumentu.
Aby zweryfikować ważność podpisu elektronicznego i zgodność, jak opisano powyżej, podpisany (cyfrowy!) dokument można zweryfikować za pomocą krajowych usług weryfikacji podpisu, np. za pośrednictwem Urzędu Komunikacji w Austrii: rtr. at Platformy takie jak sproof jako platforma sama w sobie oferuje zintegrowaną usługę weryfikacji.
W skrócie: kwalifikowany podpis cyfrowy jest w 100% odporny na fałszerstwa i prawnie ważny. Podpis złożony ręcznie jest również w 100% ważny prawnie, ale nigdy w 100% odporny na fałszerstwo.
5 Nie potrzeba wiele, aby rozpocząć korzystanie z kwalifikowanego podpisu cyfrowego
Podpisy cyfrowe są wymagające pod względem technicznym i wymagają szczególnej odpowiedzialności z punktu widzenia producenta - w końcu generowane za ich pomocą podpisy oferują najwyższy stopień związania. Jednak szerokie spektrum użytkowników, od prawników przez sekretarki po klientów, musi być w stanie pracować z nimi łatwo, szybko i intuicyjnie.
Złożoność techniczna jest całkowicie ukryta w sproof, a dostęp jest prosty i niskoprogowy. Philipp Gernerth jest odpowiedzialny za UI i UX (User Interface and User Experience) w sproof.
"Opracowujemy nowoczesny, wysoce zaawansowany technicznie produkt, który oferuje najwyższe gwarancje bezpieczeństwa i zaangażowania. Niemniej jednak musi on być tak prosty, jak to tylko możliwe i intuicyjny w użyciu. W przeciwnym razie mijamy się z celem" - wyjaśnia Philipp Gernerth, odpowiedzialny za UX (user experience) i UI (usability) w sproof.
Dr Christian Zwick (Binder Grösswang) i Philipp Gernerth (sproof) na spotkaniu w Wiedniu w nowo zaprojektowanej siedzibie w Wiedniu, w 1. dzielnicy. Ta innowacyjna kancelaria prawna jest otwarta na młode firmy. Wymiana informacji na temat zastosowania podpisu cyfrowego w branży prawniczej jest korzystna dla obu stron.
(Binder Grösswang, Wiedeń 2022)
Z punktu widzenia użytkownika, kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zasadniczo, co następuje:
Mają Państwo dokument do podpisania, który jest dostępny jako dokument Word lub PDF. Ładują go Państwo do oprogramowania do podpisu, aby go podpisać. Oprogramowanie do podpisu znajdą Państwo pod adresem sign.sproof.io . Mogą Państwo rozpocząć korzystanie z niego bezpłatnie w dowolnym momencie.
Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga jednorazowej identyfikacji. Oznacza to, że muszą Państwo zidentyfikować się podczas krótkiej rozmowy wideo ("Video-Ident-Procedure") i okazać swój (ważny) paszport lub dowód osobisty. Ta identyfikacja jest konieczna tylko raz i jest ważna przez pięć lat lub (jeśli nastąpi to wcześniej) do wygaśnięcia ważności Państwa dokumentu tożsamości.
W ramach procesu identyfikacji instalują Państwo aplikację na swoim telefonie komórkowym lub alternatywnie - jeśli nie mogą lub nie chcą Państwo instalować aplikacji - otrzymają Państwo później jednorazowy kod za pośrednictwem wiadomości SMS.
Aby podpisać dokument, wybierają Państwo pozycję podpisu cyfrowego i opcjonalnie przesyłają obraz podpisu odręcznego. Teraz autoryzują Państwo podpis na telefonie komórkowym za pośrednictwem aplikacji lub wprowadzają jednorazowy kod otrzymany w wiadomości SMS. Obraz Państwa podpisu nie ma tutaj znaczenia prawnego, ale umożliwia powszechną i znaną reprezentację podpisu. Prawnie wiążący podpis jest składany "niewidocznie" w tle w formie czysto cyfrowej. Dokument jest teraz podpisany cyfrowo w sposób prawnie wiążący. Dzięki sproof dokument jest również konwertowany do formatu PDF/A powszechnie używanego i wymaganego przez prawników. Państwo, Państwa klienci lub sąd mogą sprawdzić zgodność dokumentu i podpisu elektronicznego w dowolnym momencie, np. w państwowym serwisie testowym RTR.
6 Wrażliwe dane w bezpiecznych rękach
Podczas korzystania z usług podpisu cyfrowego ochrona danych odgrywa szczególnie ważną rolę. Jest to szczególnie ważne w przypadku tak zwanego "oprogramowania w chmurze" (tj. oprogramowania, które nie wymaga instalacji, ale może być używane bezpośrednio przez przeglądarkę internetową i Internet). Zaletą tego rozwiązania jest natychmiastowa gotowość do użycia bez konieczności posiadania własnego sprzętu lub projektu IT. Co więcej, dostęp do oprogramowania można uzyskać z dowolnego miejsca, nawet z telefonu komórkowego. Transfer danych jest zawsze szyfrowany przy użyciu najnowszych technologii i na najwyższym poziomie bezpieczeństwa.
"Chmura działa od pierwszego dnia. Wszystko jest obsługiwane przez sproof, jest zgodne z europejską ochroną danych i dlatego jest idealne również dla nas, prawników".
Dr Christian ZwickBinder Grösswang
Jeśli chodzi o ochronę danych, z jednej strony należy spełnić wymogi prawne RODO, a z drugiej strony zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa z punktu widzenia bezpieczeństwa IT. Dostawca oprogramowania do podpisów sproof gwarantuje oba te elementy, przechowując i przetwarzając dane wyłącznie w centrach danych w Unii Europejskiej i unikając jakichkolwiek odniesień do USA. Koncepcja usuwania danych, która jest integralną częścią rozwiązania, oraz umowa o przetwarzanie danych zamówienia oparta na wzorze UE również gwarantują najwyższy standard ochrony danych z prawnego punktu widzenia.
Wnioski
Zalety podpisu cyfrowego są oczywiste: jest on szybki, prosty i przede wszystkim w 100% bezpieczny. Coraz więcej prawników zdaje sobie z tego sprawę i korzysta z podpisu cyfrowego w swojej pracy. Jest to wyraźny trend, który będzie kontynuowany w nadchodzących latach.
Więcej wpisów na blogu
Jak działa kwalifikowany podpis cyfrowy?Bankowość prywatna w okresie transformacji - Bank Gutmann stawia na podpis cyfrowyPodpis cyfrowy 2.0 - kwalifikowane podpisywanie bez granic w całej EuropieCzym jest podpis cyfrowy?Połączenie API i łatwość obsługi: Kryteria decyzyjne dla znaku sproof w Związku Studentów FH Oberösterreich