"Zajmujemy się austriacką księgowością". Federalna agencja księgowa (BHAG) podpisuje się cyfrowo.

Cyfryzacja postępuje we wszystkich obszarach codziennego życia. Jednak wiele firm publicznych nadal w dużej części funkcjonuje w świecie analogowym. Inaczej sytuacja wygląda w Federalnej Agencji Rachunkowości! 500-osobowa firma działa w 7 lokalizacjach w całej Austrii i opiera się na świadomej i długoterminowo zaplanowanej strategii cyfryzacji. "Jesteśmy niemal zobowiązani do wdrożenia procesów cyfryzacji w bardzo krótkim czasie" - mówi Alexander Sellner, szef działu IT w Federalnej Agencji Rachunkowości.

Konsekwencja: wprowadzenie platformy podpisu cyfrowego jako kolejny krok w kierunku optymalizacji procesów. W ten sposób jeden z najważniejszych procesów operacyjnych - bezpieczne i ważne prawnie podpisywanie dokumentów - został znacznie ułatwiony.

Sytuacja początkowa

Cyfryzacja jest na ustach wszystkich, w tym osób odpowiedzialnych w spółkach publicznych. Coraz więcej firm rezygnuje z papieru, łączy swoje lokalizacje w sieci lub oferuje nowe usługi online. W ten sposób poprawiają doświadczenia klientów, ale także współpracę z partnerami, dostawcami i wszystkimi innymi interesariuszami.

Oceniając dalsze środki cyfryzacji dla własnej firmy, najwyższe kierownictwo federalnej agencji księgowej szybko zdało sobie sprawę, że wprowadzenie platformy podpisu cyfrowego może przynieść ogromne korzyści. Ta forma podpisu jest w 100% równoważna podpisom odręcznym w całej Europie i podlega ścisłym wytycznym rozporządzenia eIDAS (UE) 910/2014 (usługi identyfikacji elektronicznej i uwierzytelniania).

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie jednak sprawy z zalet ogólnofirmowej platformy do cyfrowego podpisywania dokumentów. Przeciwko wprowadzeniu platformy do podpisywania dokumentów wciąż pokutuje bardzo spójne "credo": "Mam podpis na telefonie komórkowym i mogę już podpisywać cyfrowo".

W rzeczywistości prawie połowa obywateli Austrii korzysta już z podpisu na telefonie komórkowym jako bezpłatnej usługi e-administracji.

Jednak sam podpis cyfrowy jest zazwyczaj całkowicie niewystarczający w środowisku biznesowym. To, czego brakuje, to procesy; niestandardowe przepływy pracy. Wspólnego "pulpitu nawigacyjnego", aby mieć doskonały przegląd ważnych dokumentów w firmie i wiele więcej.

W międzyczasie wiele firm działających na arenie międzynarodowej zdecydowało się już na platformę cyfrową, która może cyfrowo mapować wszystkie przepływy pracy związane z podpisem i przypadki użycia w firmie.

Procedura

W pierwszym kroku zespół projektowy BHAG skupiony wokół Sellnera ocenił, którzy europejscy lub austriaccy dostawcy mają już ugruntowaną pozycję i wprowadzili na rynek potężne narzędzia.

Oprócz bezpieczeństwa i zgodności przechowywania danych, platforma podpisów ma wspierać różne podkryteria, które są częścią codziennej działalności w federalnej agencji księgowej.

Dlatego też szybko zwrócono uwagę na sproof. Po intensywnej fazie testów i audytów wybór ostatecznie padł na młodą firmę z certyfikatem IÖB. Rozwiązanie w chmurze zaprezentowało się bardzo dobrze jako platforma typu "wszystko w jednym" z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i ochrony danych. "Byliśmy naprawdę zaszczyceni, że wybór padł na nas i że ostatecznie byliśmy w stanie sprostać bardzo wysokim wymaganiom Federalnej Agencji Rachunkowości" - mówi dr Fabian Knirsch, współzałożyciel i CTO sproof GmbH.

Wynik i wartość dodana

Dotychczasowe opinie były bardzo dobre. Wielu pracowników, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych, korzysta z platformy do różnych procesów podpisywania i od tego czasu wymiernie oszczędza czas i zasoby. Dokumenty nie muszą być już drukowane, podpisywane ręcznie, skanowane i wysyłane pocztą, ale mogą być podpisywane cyfrowo za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Jest to również korzystne dla środowiska! 500 arkuszy papieru zużywa 7,5 kilograma drewna, 130 litrów wody i 26,8 kilowatogodzin energii. Jest to pozytywny efekt uboczny, który skłania coraz więcej firm do wprowadzenia platformy podpisów.

Płynna integracja platformy z firmowym środowiskiem IT była szczególnie imponująca w pierwszym kroku po jej wprowadzeniu. Dzięki chmurze wdrożenie trwało zaledwie kilka godzin i było wspierane przez sproof przez cały czas.

Sprawna komunikacja i elastyczność przekonały Alexandra Sellnera. "Firma sproof jest otwarta na opinie i prośby klientów, a tym samym stosuje podejście polegające na ciągłym ulepszaniu platformy" - wyjaśnia Sellner.