eMoveUs wykorzystuje sproof sign do digitalizacji procesów dokumentowych w branży motoryzacyjnej

Jako mała, średniej wielkości firma rozpoczynająca działalność w branży motoryzacyjnej, stanęliśmy przed wyzwaniem zwiększenia wydajności naszych wewnętrznych procesów i skrócenia czasu przetwarzania. Szczególnie w przypadku przetwarzania umów, umów z dostawcami, umów o zachowaniu poufności i wewnętrznych zatwierdzeń zauważyliśmy, że tradycyjna droga papierowa była czasochłonna i podatna na błędy, zwłaszcza w czasach pracy zdalnej. Często prowadziło to do opóźnień, dodatkowych kosztów i zwiększonego wysiłku administracyjnego, dlatego chcieliśmy zoptymalizować obieg dokumentów i zmodernizować procesy biznesowe.

Transformacja cyfrowa odgrywa kluczową rolę w naszej firmie, ponieważ oferuje nam możliwość skuteczniejszego i zwinniejszego reagowania na wyzwania w branży motoryzacyjnej. Dla nas, jako start-upu, cyfryzacja jest decydującą dźwignią zapewniającą konkurencyjność i zabezpieczenie naszej działalności na przyszłość. Korzystając z technologii cyfrowych, możemy optymalizować procesy, usprawniać współpracę zarówno wewnętrzną, jak i z partnerami zewnętrznymi, a jednocześnie obniżać koszty.

Zanim wprowadziliśmy podpisy cyfrowe, wszystkie podpisy były składane w tradycyjny sposób: Umowy i ważne dokumenty były drukowane, podpisywane ręcznie, a następnie wysyłane pocztą, kurierem lub pocztą elektroniczną w celu uzyskania dalszych podpisów. Proces ten był czasochłonny, nieefektywny i podatny na opóźnienia, zwłaszcza gdy wymagane było wiele podpisów lub dokumenty musiały być wymieniane między różnymi lokalizacjami. Ponadto podejście oparte na dokumentach papierowych zwiększało ryzyko błędów, strat i niekompletnych archiwów.

Przy wyborze odpowiedniego dostawcy podpisów elektronicznych kierowaliśmy się kilkoma kryteriami. Po pierwsze, najważniejsze było bezpieczeństwo, ponieważ podpisy cyfrowe są wykorzystywane w przypadku ważnych umów i dokumentów zawierających poufne informacje. Dostawca o wysokich standardach bezpieczeństwa, takich jak technologie szyfrowania i zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO, był zatem koniecznością.

Ponadto duże znaczenie miała łatwość obsługi. Dostawca musiał oferować intuicyjną i łatwą w obsłudze platformę, aby nasi pracownicy mogli od razu rozpocząć pracę bez konieczności przechodzenia wielu szkoleń. Ważnym czynnikiem była również kompatybilność z naszymi istniejącymi systemami i płynna integracja z naszymi przepływami pracy.

Ostatnim, ale nie mniej ważnym czynnikiem była cena i elastyczność oferty. Celowo szukaliśmy europejskiego dostawcy, który oferowałby przejrzyste struktury kosztów i skalowalne rozwiązania, które mogłyby rosnąć wraz z naszą działalnością. Wsparcie i obsługa klienta były również ważnymi kryteriami, aby upewnić się, że otrzymamy szybkie wsparcie w przypadku jakichkolwiek pytań lub problemów.

Głównym obszarem zastosowania jest przetwarzanie umów, w szczególności umów z dostawcami i usługami, umów zakupu, umów o zachowaniu poufności i umów ramowych, które często wymagają kilku podpisów.

W naszej firmie oprogramowanie musi spełniać rygorystyczne standardy w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami, aby zapewnić ochronę wrażliwych informacji. Przede wszystkim obejmuje to zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) w celu zapewnienia bezpiecznego i odpowiedzialnego przetwarzania danych osobowych. Technologie szyfrowania, zarówno w przypadku przesyłania, jak i przechowywania danych, są niezbędne, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi. Cenimy również uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i zarządzanie dostępem, aby zapewnić, że tylko upoważnione osoby mogą uzyskać dostęp do naszych systemów i danych.

To, co szczególnie podoba nam się w sproof sign, to połączenie wysokiego bezpieczeństwa i łatwości obsługi, a także intuicyjny interfejs użytkownika, który umożliwia naszym pracownikom szybkie korzystanie z platformy bez konieczności długiego szkolenia. Integracja z naszymi istniejącymi systemami przebiegła sprawnie, a elastyczne opcje dostosowywania sproof sign doskonale dostosowują się do naszych specyficznych wymagań i przepływów pracy.