Już czas! Nadszedł czas, aby dostosować procesy biznesowe w celu bardziej efektywnej i jednocześnie bezpieczniejszej pracy. Lepsze cyfrowe przepływy pracy pomagają w świecie biznesu. Istnieje coraz więcej platform i rozwiązań, które mogą pomóc we wszystkim, od absolutnie standardowych procesów po niszowe, specjalistyczne aplikacje. Jednym z tych standardowych procesów, które można znacznie usprawnić dzięki rozwiązaniom cyfrowym, jest zbieranie podpisów.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest cyfrowy "obieg podpisów" i w jaki sposób Państwo sami, Państwa firma lub sieć otrzymają pomoc, jeśli postawią Państwo na znaczącą cyfryzację.
Analogowe kontra cyfrowe. Jak uzyskać podpisy.
Oczywiście istnieje wariant "starej szkoły": Podpisywanie długopisem na papierze. To również nie kosztuje wiele - zwłaszcza jeśli to Pan/Pani jest osobą podpisującą - a czasami wydaje się "bardziej wyszukane" lub nawet bardziej formalne. Zwłaszcza w połączeniu z prawdziwym spotkaniem. Odręczny podpis i tak ma moc prawną.
Drugie spojrzenie ujawnia "szczurzy ogon": bardzo złożony, pracochłonny i zasobochłonny proces (drukowanie, skanowanie, frankowanie, wysyłka, oczekiwanie na zwrot itp.) Oznacza to również: przerwy w mediach, które osłabiają wartość dowodową i co nie mniej ważne: Uzyskanie lub oczekiwanie na podpisaną i odesłaną umowę jest bardzo czasochłonne.
Alternatywą jest podpis cyfrowy lub elektroniczny: Z technicznego punktu widzenia jest to metoda kryptograficzna oparta na algorytmach szyfrowania asymetrycznego. Umożliwia to weryfikację autentyczności dokumentu i tożsamości osoby podpisującej. Proszę dowiedzieć się więcej. To, co jest technicznie złożone i wysoce bezpieczne w tle, jest ukryte na pierwszym planie dzięki łatwemu w użyciu interfejsowi użytkownika. Ostatecznie, prawnie ważny podpis cyfrowy jest tak prosty, jak wykonanie przelewu bankowego online.
Różnica między ważnym prawnie podpisem elektronicznym a bezwartościowym podpisem.
W rzeczywistości w świecie biznesu nie zostało jeszcze powszechnie zaakceptowane, że wydawanie i uzyskiwanie podpisów cyfrowych musi być zgodne ze ścisłymi wytycznymi. Dzieje się tak dlatego, że najwyższy poziom bezpieczeństwa, precyzyjnie uregulowany w rozporządzeniu eIDAS, nie jest zapewniany przez niezliczone narzędzia internetowe.
Podpisy graficzne stanowią poważny problem. Cyfrowy obraz własnego podpisu nie jest ważnym podpisem cyfrowym i nie jest zgodny z żadnym standardem. Nie ma sposobu, aby zweryfikować tożsamość osoby podpisującej lub zapewnić integralność dokumentu (dokument nie został naruszony). Podpis obrazkowy można łatwo zmanipulować.
Inaczej jest w przypadku zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Te dwa standardy podpisu elektronicznego gwarantują bardzo wysokie bezpieczeństwo dla wszystkich stron zaangażowanych w proces podpisu. Wielu dostawców, zwłaszcza europejskich, skupiło się na tych dwóch standardach. Dowiedz się więcej
Ale w jaki sposób można dowiedzieć się lub sprawdzić, który standard jest zgodny z uzyskanym podpisem cyfrowym lub czy podpis został w ogóle sfałszowany?
Dr Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"Zasadniczo istnieją różne sposoby składania podpisu cyfrowego: prosty, zaawansowany i kwalifikowany. Pomimo pozornie identycznego wyglądu podpisów cyfrowych na dokumencie końcowym, status danego rodzaju podpisu cyfrowego i jego wiążący charakter są różne".
QES, AES, EES: Wszystkie standardy podpisu elektronicznego w skrócie
Istnieją różne rodzaje podpisów cyfrowych, a konkretny standard podpisu należy wybrać w zależności od zastosowania i wymagań. Podstawą prawną w UE jest rozporządzenie eIDAS, które określa wymagania dla poszczególnych formularzy. Trzy najważniejsze standardy podpisów i ich różne właściwości zostały wyjaśnione w tym artykule.W przypadku zwykłego podpisu elektronicznego lub podpisu pod obrazem nie jest możliwe wykrycie jakiejkolwiek manipulacji. Krótko mówiąc, tylko podpis, który może zostać zweryfikowany przez publicznie zatwierdzoną usługę weryfikacji, może zostać sklasyfikowany jako zgodny z prawem. Platformy takie jak sproof sign specjalizują się zarówno w tworzeniu podpisów o najwyższym standardzie, jak i w zintegrowanej weryfikacji dowolnego dokumentu.
W przypadku zwykłego podpisu elektronicznego lub podpisu pod obrazem nie jest możliwe wykrycie jakiejkolwiek manipulacji. Krótko mówiąc, tylko podpis, który może zostać zweryfikowany przez publicznie zatwierdzoną usługę weryfikacji, może zostać sklasyfikowany jako zgodny z prawem. Platformy takie jak sproof sign specjalizują się zarówno w tworzeniu podpisów o najwyższym standardzie, jak i w zintegrowanej weryfikacji dowolnego dokumentu.
Potęga przepływu pracy: Uzyskanie zewnętrznego podpisu cyfrowego w zaledwie 5 krokach
**1)**Proszę dodać kontakty biznesowe Oczywiście! Jeśli chcę udostępnić dokument do podpisu, pierwszym krokiem jest poznanie danych kontaktowych. W większości przypadków prośby o podpis są obsługiwane za pośrednictwem adresu e-mail, ponieważ adres e-mail stanowi już dobrą podstawę do uwierzytelnienia drugiej strony. W przypadku zaawansowanego podpisu elektronicznego (AES) dowód tożsamości jest bezpośrednio powiązany z osobistym adresem e-mail. W związku z tym kontrahent wydaje podpis cyfrowy przy użyciu tego samego adresu e-mail, który został użyty do żądania podpisu.
Jedną z zalet platformy podpisu elektronicznego, od samego początku składania wniosku o podpis, jest proste zarządzanie danymi kontaktowymi. Z reguły często używane kontakty są automatycznie sugerowane podczas procesów zbierania, a wszystkie dane kontaktowe są automatycznie wprowadzane do uproszczonego systemu zarządzania kontaktami, gdzie można je przeglądać i edytować.
3) Zdefiniowanie sekwencji podpisywania i ról. Istnieje kilka przypadków użycia, w których chcą Państwo uniknąć sytuacji, w której wiele osób otrzymuje dokument do podpisu w tym samym czasie. Przypadek użycia może być taki, że kierownictwo powinno podpisać dokument po przedstawicielach dwóch innych działów, a na koniec sekretarka otrzymuje dokument do wglądu lub do ostatecznego pobrania.
4) Definiowanie miejsc na podpisy. Jedną z najważniejszych funkcji każdej platformy do podpisów jest "definiowanie miejsc na podpisy". Dzięki temu mogą Państwo dokładnie określić, na której stronie, kto i gdzie ma złożyć podpis. Dzięki sproof sign można również dostosować rozmiar karty podpisu.
5) Ustalenie terminu podpisania i wysyłanie przypomnień. W ostatnim kroku przepływu pracy, większość kompleksowych rozwiązań do podpisywania dokumentów typu "wszystko w jednym" pozwala na ustalenie terminu, napisanie przyjaznego (dla konkretnego odbiorcy) tekstu zaproszenia i, co najważniejsze, automatyczne przypomnienie odbiorcom o tym terminie. Wskaźnik sukcesu otrzymania kontrasygnowanego dokumentu na czas znacznie wzrasta. Nie wspominając już o tym, że taki przepływ pracy znacznie minimalizuje "czas do podjęcia decyzji".
6) (Opcjonalnie:) Weryfikacja uzyskanych podpisów bezpośrednio w sproof sign. Jak wspomniano powyżej, ważne jest, aby zrozumieć, że kwalifikowany i zaawansowany podpis elektroniczny gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa, ponieważ jego ważność można bardzo łatwo zweryfikować. Bezpośrednio zintegrowany mechanizm weryfikacji - dostępny w sproof sign - umożliwia pełną identyfikowalność i bezpieczeństwo ważnych procesów zatwierdzania.
Podpis cyfrowy z punktu widzenia osoby zapraszającej
Dla osoby zapraszającej istotne jest, aby wszystkie podpisy zostały zwrócone na czas. Niski próg wejścia na platformę podpisów jest kluczowy. sproof sign zoptymalizował ten proces:
- Zgodnie z opisem, osoba zapraszająca wysyła dokument do podpisu pocztą.
- Zaproszona osoba otrzymuje wiadomość, klika link i może podpisać dokument bezpośrednio bez rejestracji (!).
- Jeśli wymagany jest podpis kwalifikowany, a zaproszona osoba nie posiada jeszcze istniejącego identyfikatora QES (możliwość podpisu kwalifikowanego), zaproszona osoba przechodzi bezpośrednio przez proces identyfikacji po rejestracji.
- Osoba zaproszona nigdy (!) nie ponosi żadnych kosztów.
- Jeśli ktoś jest już użytkownikiem sproof sign, może oczywiście złożyć dokument lub, w razie potrzeby, przekazać go do dalszego podpisu, umieścić na stosie, delegować prośby o podpis itp.
Chcą Państwo rozpocząć? Proszę zarejestrować się za darmo i otrzymać swój pierwszy podpis
Znajdą to Państwo tylko w sproof sign. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby zapewnić naszym użytkownikom jak najłatwiejszy start w świecie podpisów cyfrowych. Dzięki bezpłatnemu kontu prywatnemu mogą Państwo od razu korzystać z platformy i samodzielnie składać swoje pierwsze podpisy cyfrowe lub uzyskiwać je bez barier w całej Europie.
Więcej wpisów na blogu
Digital signing i zrównoważony rozwój: Co firmy powinny wiedzieć w związku z obowiązkiem raportowania CSR w 2024 r.Połączenie podpisów elektronicznych i ręcznych w dokumentach PDFJak firma KURZZEiTmiete optymalizuje swoją podróż klienta dzięki znakowi sproof?"sproof 2.0" jest już dostępny dla PaństwaCzym jest rozporządzenie eIDAS? Podstawy i zalety w skrócie
