Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) jest w 100% ważny prawnie w całej Europie i jest jedynym podpisem cyfrowym, który jest równoważny podpisowi odręcznemu. Niniejszy artykuł w krótki i zwięzły sposób odpowiada na wszystkie ważne pytania od wprowadzenia do stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny, często określany jako kwalifikowany podpis elektroniczny, to rodzaj podpisu elektronicznego, który jest równoważny podpisowi odręcznemu zgodnie z Rozporządzeniem eIDAS (Rozporządzenie UE nr 910/2014).
Zapewnia prawnie ważny i odporny na manipulacje sposób podpisywania dokumentów cyfrowych oraz zapewnia integralność i autentyczność tożsamości podpisującego ponad granicami.
W przeciwieństwie do prostych podpisów elektronicznych, które opierają się na obrazach lub tekście i można je łatwo podrobić, kwalifikowany podpis elektroniczny jest uważany za odporny na fałszerstwa. Jest on wydawany przez kwalifikowany urząd certyfikacji i wykorzystuje techniki kryptograficzne w celu potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej i ochrony podpisanego dokumentu przed późniejszymi zmianami.
Zaleca się ostrożność. Przede wszystkim umowy o wysokim ryzyku odpowiedzialności lub wysokiej wartości negocjacyjnej powinny być zdecydowanie podpisywane elektronicznie w kwalifikowany sposób!
W 2021 roku Federalny Sąd Administracyjny uznał za nieważną umowę ÖBB ze Stadler Rail o wartości około 400 mln euro. Uzasadnienie. Podpis nie został zakwalifikowany w rozumieniu rozporządzenia eIDAS, a zatem nie jest prawnie ważny. Najbardziej spektakularny przypadek do tej pory.
Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny zasadniczo działa jak cyfrowa pieczęć zatwierdzania.
Gdy dokument jest podpisywany elektronicznie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, generowany jest unikalny cyfrowy odcisk palca, który jest w 100% unikalny i odporny na manipulacje zarówno dla dokumentu, jak i dla Ciebie jako sygnatariusza.
Ten odcisk palca jest dołączany do dokumentu w postaci zaszyfrowanej wraz z innymi Twoimi danymi.
Jakakolwiek manipulacja dokumentem po podpisaniu będzie skutkowała nieważnym podpisem.
Ale nie martw się: szyfrowanie techniczne działa dla Ciebie niewidocznie w tle.
Chcesz dowiedzieć się szczegółowo, jak od strony technicznej działa kwalifikowany podpis elektroniczny? W takim razie polecamy nasz artykuł: Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny?
Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny w aplikacji?
Krok 1: Identyfikacja u dostawcy usług zaufania (jeśli nie masz jeszcze eID):
Wiele platform podpisu (takich jak znak próbny) uwzględnia w swoim zakresie usług identyfikację kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Krok 2: Dołącz kartę podpisu cyfrowego do dokumentu, który chcesz podpisać:
Prześlij dokument, który chcesz podpisać, i dostosuj swoją kartę podpisu cyfrowego.
Krok 3: Uwierzytelnianie:
Zwolnij podpis kwalifikowany z drugim czynnikiem weryfikacji. Często działa to z dodatkową aplikacją lub opalenizną SMS. Być może znasz to z bankowości internetowej.
Dzięki identyfikacji tworzysz swoją tożsamość cyfrową raz (ważną przez 5 lat). Otrzymasz swoje dane uwierzytelniające do aplikacji, która umożliwia uwierzytelnienie każdego podpisu.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? W ciągu kilku minut do Twojej identyfikacji.
Każda osoba fizyczna może uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny poprzez zwykłą identyfikację w organie uznanym przez państwo. W ten sposób powstaje tak zwana tożsamość cyfrowa, znana również jako eID lub eIdentity.
Twoje dane biometryczne i osobowe są wyraźnie powiązane z Twoją osobą.
Dzięki platformie do podpisów, takiej jak sproof sign, identyfikacja może być dokonana bezpośrednio przez połączenie wideo i zajmuje około 10 minut. Jest on wykonywany przez przeszkolony personel. Wszystko, czego potrzebujesz, to Twój
Otrzymasz swój klucz cyfrowy, którego możesz teraz używać do przeprowadzania ważnych procesów cyfrowych, takich jak elektroniczne podpisywanie dokumentów.
Chronisz się przed nadużyciami i kradzieżą tożsamości w Internecie!
Wielu obywateli Niemiec posiada już dowód tożsamości z D-Trust , a wielu obywateli Austrii posiada podpis w telefonie komórkowym lub dowód osobisty z Austrii. Dzięki znakowi dowodu istniejące oznaczenia mogą być używane bezpośrednio w kwalifikowanym podpisie elektronicznym.
Europa jest bardzo zainteresowana umożliwieniem procesów biznesowych w całym kraju dzięki bezpiecznej tożsamości cyfrowej. W związku z tym istnieje wielu różnych rządowych i pozarządowych dostawców usług zaufania. Więcej na ten temat w niniejszym badaniu podstawowym.
Dzięki specjalnemu interfejsowi sproof sign już bezpośrednio zintegrował wielu najważniejszych europejskich dostawców e-ID. Przegląd można znaleźć tutaj →
Czy kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) ma sens w Twojej firmie? Porozmawiaj z naszymi ekspertami →
Podstawa prawna kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Kwalifikowane podpisy elektroniczne są regulowane w całej Europie przez Rozporządzenie eIDAS (nr 910/2014), które zapewnia ujednolicone ramy prawne w całej Unii Europejskiej.
Regulacja ta zapewnia interoperacyjność podpisów elektronicznych i gwarantuje ich prawne uznanie.
Jak wspomniano wcześniej, kwalifikowany podpis elektroniczny wykorzystuje zaawansowane środki szyfrowania i uwierzytelniania w celu zapewnienia integralności i poufności podpisanych dokumentów.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jako alternatywa dla innych standardów podpisu cyfrowego.
Zasadniczo rozróżnia się trzy obowiązujące w Europie standardy podpisów elektronicznych.
Podpisy elektroniczne (kwalifikowane podpisy elektroniczne, FES i EES) mają różną moc prawną w zależności od rodzaju umowy i przepisów prawa.
System wjazdu/wyjazdu jest używany w przypadku niskiego ryzyka i nadaje się do przechowywania dokumentów nieformalnych. Z prawnego punktu widzenia formularz ten nie jest wiążący.
FES ma zastosowanie do umów nieformalnych, takich jak umowy najmu lub kupna.
Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) wzmacnia umowy i spełnia wymogi formy pisemnej, np. w przypadku umów kredytowych czy umów o pracę z klauzulą o zakazie konkurencji.
Kiedy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Co do zasady kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany zawsze, jeżeli:
1. Prawo krajowe wymaga, aby forma pisemna:
Kwalifikowany podpis elektroniczny daje możliwość całkowitego zastąpienia podpisu własnoręcznego.
2. Ryzyko operacyjne lub biznesowe istnieje:
Oprócz wymogów prawnych, decyzja o wyborze konkretnego standardu podpisu cyfrowego zależy od indywidualnej oceny ewentualnych ryzyk, która z kolei jest podejmowana w zależności od kwestii odpowiedzialności i zakresu umowy.
Wspomaganie decyzji: Który standard podpisu elektronicznego jest właściwy dla danego dokumentu?
1A. Umiarkowane ryzyko + swoboda formy:
Zasadniczo sam decydujesz, który standard podpisu elektronicznego chcesz użyć do podpisywania, jeśli umowa jest zgodna ze “swobodą formy”. Zawsze zalecamy składanie podpisów co najmniej za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego (FES), aby uzyskać dobry kompromis w zakresie bezpieczeństwa i wiązania. W ten sposób umowa zostaje podpisana zgodnie z prawem.
1B: Wysokie ryzyko + swoboda kształtu:
Uwaga: Umowę możesz podpisać praktycznie tak, jak chcesz, ale w przypadku umów o wysokim ryzyku odpowiedzialności polecamy kwalifikowany podpis elektroniczny!
Jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny jest utożsamiany z podpisem odręcznym przez prawo obowiązujące w całej UE.
2. Forma pisemna:
W przypadku niektórych umów kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany przez prawo i nie ma pola manewru co do standardu podpisu elektronicznego, który można wybrać.
3: Podpis elektroniczny wykluczony:
Rzadkość: jest bardzo niewiele umów, które nadal trzeba podpisywać ręcznie. Również w tym przypadku nie można stosować kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Nasza opinia: Jest tylko kwestią czasu, kiedy przepisy zostaną dostosowane w taki sposób, aby wszystkie dokumenty mogły być bez wyjątku podpisywane elektronicznie w interesie środowiska i gospodarki.
W tym artykule szczegółowo podsumowaliśmy wymagania prawne i warunki ramowe.
Dla jakich branż odpowiednie jest kwalifikowane elektroniczne kwalifikowanie elektroniczne?
Dla niektórych branż, takich jak sektor prawno-podatkowy, administracja publiczna czy bankowość i finanse, ale także sektor ochrony zdrowia, kwalifikowany podpis elektroniczny jest podstawowym warunkiem koniecznym do uzyskania wiążącego charakteru podejmowanych decyzji.
Oto kilku znanych klientów szyldów sproof o najwyższych wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa i zgodności, którzy opowiadają o swoich przypadkach użycia podpisu kwalifikowanego:
Bank Gutmann (Bankowość)
Binder Grösswang (Kancelaria Adwokacka)
Kyocera (Firma)
Federalna Agencja Rachunkowości (administracja publiczna)
Teleklinika (opieka zdrowotna).
Jak rozpoznać kwalifikowany podpis elektroniczny? Weryfikowalność i weryfikacja.
Istnieje kilka sposobów weryfikacji ważności złożonych podpisów (własnych, ale także podpisów uzyskanych).
1. Sprawdź ważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego bezpośrednio za pomocą narzędzia do składania podpisów elektronicznych
W przypadku niektórych platform, takich jak znak proof, weryfikacja podpisu jest bezpośrednio zintegrowana. Pozwala to na bezpośrednią weryfikację następujących kryteriów jakościowych kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Oto, w jaki sposób możesz weryfikować podpisy elektroniczne bezpośrednio w sproof sign.
Certyfikat dostawcy usług zaufania: Podpis jest oparty na certyfikacie wydanym przez uznanego dostawcę usług zaufania. Certyfikat ten potwierdza tożsamość osoby podpisującej i ważność podpisu.
Pieczęć aprobaty i znacznik czasu: Podpisowi często towarzyszy pieczęć aprobaty, która zawiera dalsze informacje na temat podpisu. Sygnatura czasowa wskazuje, kiedy podpis został utworzony.
Widoczne znaki: W niektórych przypadkach kwalifikowany podpis elektroniczny może być wyświetlany w formie wizualnej w dokumencie, np. poprzez specjalne pole podpisu.
Odniesienie do przepisów prawnych: W dokumencie lub w towarzyszącym mu komunikacie znajduje się odniesienie do prawnego uznania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.
2. Sprawdzanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w programie Acrobat Reader
Czytnik pdf firmy Acrobat jest prawdopodobnie jednym z najczęściej używanych narzędzi biurowych na rynku. Oczywiście program Acrobat Reader umożliwia bezpośrednio zintegrowaną weryfikację podpisów naniesionych cyfrowo. Nie ma znaczenia, jakiego narzędzia do podpisu użyłeś do złożenia podpisów elektronicznych.
3. Audyt kwalifikowanego podpisu elektronicznego w RTR
Usługa weryfikacji podpisów RTR jest również dostępna w krajach niemieckojęzycznych.
Zalety podpisu kwalifikowanego dla firm europejskich
Integracja kwalifikowanych podpisów elektronicznych z procesami biznesowymi jest łatwa. Łatwe w użyciu, kompleksowe platformy podpisów specjalizują się zarówno w tworzeniu, jak i zarządzaniu podpisami cyfrowymi. Możesz bezpiecznie podpisywać umowy wewnętrzne i zewnętrzne online i wymieniać się nimi z klientami, partnerami i organami nadzorczymi.
1. Zwiększone bezpieczeństwo: Kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i minimalizuje ryzyko podrabiania lub nieautoryzowanego dostępu.
2. Prawnie wiążące: Dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym mają taki sam status prawny jak ich papierowe odpowiedniki, a zatem są wykonalne.
3. Oszczędność czasu i kosztów: Pożegnaj się z drukowaniem, skanowaniem i wysyłaniem dokumentów. Kwalifikowany podpis elektroniczny przyspiesza procesy i obniża koszty operacyjne.
Chętnie obliczymy z Tobą zwrot z inwestycji w wprowadzenie platformy podpisu cyfrowego. Dowiedz się więcej →
4. Wpływ na środowisko: Przyjęcie kwalifikowanego podpisu elektronicznego przyczynia się do operacji bez użycia papieru i zmniejsza ślad środowiskowy. Według niedawnego, niepublikowanego badania przeprowadzonego przez Swisscom Trust Services Ltd , podpis cyfrowy powoduje tylko 0,001 kg CO2 na umowę. W porównaniu z mokrą sygnaturą (0,087 kg CO2 na umowę) całkowita emisja szkodliwa dla klimatu może zostać zmniejszona 50-krotnie.
5. Globalne uznanie: Kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany w całej Unii Europejskiej i w wielu innych krajach, co upraszcza transakcje transgraniczne.
5 kluczowych pytań przy wyborze platformy podpisów (QES)
Europejskie platformy podpisu elektronicznego wyspecjalizowały się głównie w kwalifikowanych podpisach elektronicznych. Na rzecz większego zaangażowania i pewności przy podejmowaniu kluczowych decyzji w europejskiej przestrzeni sądowej.
To pytania, które powinny sobie zadać osoby decyzyjne w Twojej firmie, jeśli chodzi o wprowadzenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
1. Czy licencja obejmuje identyfikację kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Prosta opcja identyfikacji zapewnia bezproblemowy start z podpisem kwalifikowanym. SPROOF Sign współpracuje ze sprawdzonymi partnerami i oferuje własny kwalifikowany podpis elektroniczny bezpośrednio w aplikacji.
Dostawca eID jest głęboko zintegrowany i umożliwia wiele ważnych funkcji, takich jak prawnie ważne podpisanie kilku dokumentów za pomocą zaledwie kilku kliknięć (podpis wsadowy).
2. Czy inni dostawcy eID są zintegrowani?
Jeśli poufny dokument ma zostać zakwalifikowany przez partnerów biznesowych, ogromną oszczędnością czasu jest bezpośrednie udostępnienie istniejących identyfikatorów u dostawców usług zaufania, takich jak ID Austria, D-Trust lub kwalifikowany podpis elektroniczny Swisscom.
3. Czy członkowie zespołu mogą być opcjonalnie wyposażeni w kwalifikowany podpis elektroniczny?
Administrator planu powinien mieć możliwość zapewnienia członkom zespołu identyfikacji oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego w razie potrzeby. Znak SPROOF jest tutaj szczególnie elastyczny, a zarządzanie prawami jest możliwe bezpośrednio na platformie.
4. Czy weryfikacja podpisu kwalifikowanego elektronicznie jest bezpośrednio zintegrowana?
Oszczędza to dużo czasu, jeśli Ty i członkowie Twojego Planu możecie bezpośrednio sprawdzić ważność podpisów wydanych i uzyskanych pod kątem ważności prawnej.
5. Czy można pobrać raport z testu?
Po zakończeniu procesu podpisywania i zatwierdzania raport z audytu pozwala na maksymalną przejrzystość.
Wniosek: Najwyższy czas. Podpisuj swoje dokumenty w sposób prawnie wiążący kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W świecie ukształtowanym przez cyfryzację kwalifikowane podpisy elektroniczne są znakiem postępu technologicznego i innowacji prawnych.
Rozpoczynając podróż w świat kwalifikowanych podpisów elektronicznych, pamiętaj, że przyjęcie tej transformacyjnej technologii to nie tylko krok w kierunku wydajności, ale także zobowiązanie do bardziej zrównoważonej i przyjaznej dla środowiska przyszłości.
