Najważniejsze fakty w skrócie

• Platforma podpisów jest scentralizowanym, odpornym na audyt rozwiązaniem do elektronicznego podpisywania, zarządzania i audytu dokumentów.
  
• Nowoczesne platformy obsługują wiele poziomów podpisu eIDAS i umożliwiają zautomatyzowane procesy podpisu i zatwierdzania.
  
• Pochodzenie dostawcy określa kontrolę prawną nad danymi użytkownika: Platformy europejskie podlegają wyłącznie RODO i unikają ryzyka związanego z przepisami amerykańskimi, takimi jak CLOUD Act.

Czym jest platforma podpisów?

Platforma podpisów to scentralizowane, odporne na audyt oprogramowanie, które kontroluje cały proces związany z podpisami elektronicznymi:

• Tworzenie i przesyłanie dokumentów
• Definiowanie przepływów pracy podpisów
• Identyfikacja interesariuszy
• Dostarczenie podpisów
• Ścieżki audytu dokumentów
• Archiwizacja zgodna z prawem

Co odróżnia platformę od narzędzia do podpisu?

Podpisy cyfrowe są obecnie standardem. Ale jak decyduje o ważności prawnej, bezpieczeństwie i wydajności.

Narzędzie do podpisu zazwyczaj tylko digitalizuje odręczny podpis. Z drugiej strony platforma do podpisów kontroluje cały proces podpisywania i zapewnia zgodność.

Kryterium	Narzędzie podpisu	Profesjonalna platforma podpisów
Cel	Szybkie cyfrowe podpisywanie pojedynczych dokumentów	Bezpieczna i wydajna kontrola nad całym procesem podpisywania
Zakres funkcji	Podstawowa funkcja podpisu – zazwyczaj tylko EES	Przepływy pracy, weryfikacja tożsamości, archiwizacja, ścieżka audytu, automatyzacja, wszystkie standardy podpisu eIDAS (EES, FES, QES)
Zakres systemu	Samodzielna aplikacja lub niewielki moduł dodatkowy	Scentralizowana platforma firmowa z integracjami w CRM/ERP/HR
Przykład zastosowania	“Wstaw podpis” w dokumencie	Wysyłanie dokumentów, definiowanie ról podpisów, śledzenie statusu, archiwizacja zgodna z prawem
Zgodność	Różnice w zależności od dostawcy; zazwyczaj tylko prosty skutek prawny	Suwerenność prawna UE, zgodność z eIDAS i RODO, zgodność z audytem GoBD
Skalowanie	Nadaje się do okazjonalnych podpisów	Niezawodność nawet przy dużych ilościach i złożonych procesach
Grupa docelowa	Pojedynczy użytkownik, proste wymagania	Firmy, władze, branże regulowane

Strategiczny rdzeń: zgodność i zgodność z eIDAS

Dla firm europejskich podstawy prawne eIDAS i GoBD (porównywalne standardy w Niemczech i Austrii) są najtrudniejszymi kamieniami milowymi. Aby podpisy cyfrowe mogły być wykorzystywane w sposób zgodny z prawem, platformy podpisów muszą niezawodnie spełniać te wymogi regulacyjne:

1. Trójca eIDAS: EES, FES i QES

Rozporządzenie UE eIDAS definiuje trzy poziomy podpisu. Platforma podpisu musi być w stanie zapewnić każdy z tych poziomów dla odpowiedniego przypadku użycia.

*Przykłady mogą się różnić w zależności od kraju i wewnętrznych wytycznych, dlatego powinny służyć jedynie jako pomoc w zrozumieniu! Skonsultuj się z poradą prawną lub naszym działem sprzedaży w konkretnej sprawie.

! QES jest jedyną formą podpisu, która jest prawnie równoważna podpisowi odręcznemu. Nie każda platforma oferuje QES – firmy powinny to sprawdzić przed dokonaniem wyboru, aby uniknąć zakłóceń medialnych w dalszym procesie.

2. bezpieczeństwo audytu poprzez ścieżkę audytu

Podpisany dokument jest prawnie ważny tylko wtedy, gdy cały proces jest w pełni identyfikowalny. Platforma podpisów zgodna z eIDAS, taka jak sproof Sign, automatycznie generuje ścieżkę audytu – odporny na manipulacje dziennik, który dokumentuje czas, zaangażowane strony, użyty dowód tożsamości i standard podpisu. Jest to klucz do bezpieczeństwa audytu i zgodności z GoBD.

Dlaczego ma znaczenie, czy platforma podpisów pochodzi z UE czy USA?

W procesach podpisu cyfrowego nie chodzi tylko o wygodę – chodzi o wiarygodność:

• Kto chroni moje dane?
• Jakie przepisy mają zastosowanie do przechowywanych dokumentów?
• Kto jest upoważniony do dostępu do nich?
  

RODO ma zastosowanie w Europie: Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w oparciu o podstawę prawną.

W USA zastosowanie ma również ustawa CLOUD Act: władze amerykańskie mogą zobowiązać firmy do przekazania danych,

• bez względu na to, gdzie są przechowywane
• nawet jeśli znajdują się w UE

Prowadzi to do konfliktu praw:

EU / DSGVO	USA / Ustawa CLOUD
Ścisła ochrona danych osobowych	Dostęp władz pod pewnymi warunkami prawnymi
Cel: Prywatność i suwerenność danych	Cel: bezpieczeństwo narodowe i dochodzenia
Dostęp tylko na wyraźnej podstawie prawnej i w określonych warunkach ramowych	Dostawcy usług podlegający jurysdykcji USA mogą być zobowiązani do przekazania danych w odpowiedzi na nakaz sądowy – niezależnie od tego, czy dane są przechowywane w USA czy w UE.

Platforma sproof Sign: inteligentne przepływy pracy, które przyspieszają pracę zespołu

Największy przyrost wydajności leży w automatyzacji złożonych procesów zatwierdzania i podpisywania. Nowoczesna platforma, taka jak sproof sign, umożliwia definiowanie przepływów podpisów (np. sekwencyjnych, równoległych, z krokami warunkowymi), które automatycznie przekazują dokumenty do właściwych osób (z odpowiednim poziomem podpisu).

Polegaj na europejskiej zgodności i maksymalnej automatyzacji już dziś. Pozwól nam pokazać Ci w niezobowiązującym demo, jak sproof Sign jako centralna platforma przyspiesza Twoje procesy i minimalizuje ryzyko prawne. Zarezerwuj demo już teraz i omów swoją strategię podpisu elektronicznego →