De geschiedenis van de W&H Group wordt gekenmerkt door innovatie, sociale verantwoordelijkheid en een duidelijke focus op de gezondheid van mensen. Het bedrijf, dat in 1890 werd opgericht in Berlijn, heeft zich in de loop der decennia ontwikkeld tot een internationale speler in de medische technologie-industrie en heeft een van zijn hoofdlocaties in Bürmoos, Salzburg.

Vandaag de dag is W&H een van ‘s werelds toonaangevende fabrikanten en ontwikkelaars van medisch-technologische producten, gespecialiseerd in de tandheelkundige industrie. Met in totaal vier extra productielocaties buiten Europa is de Groep wereldwijd gepositioneerd en exporteert het zijn hoogwaardige producten naar 130 landen. Dit succes is het resultaat van een moderne bedrijfsstructuur en voortdurend onderzoek naar en ontwikkeling van innovatieve product- en serviceoplossingen.

De ongeveer 1300 medewerkers van de W&H Group zijn toegewijd en gepassioneerd in het produceren van hardware- en softwareproducten van de hoogste kwaliteit. Deze producten worden gebruikt in tandartspraktijken, tandheelkundige klinieken, tandheelkundige laboratoria en mond- en kaakchirurgie. Ze ondersteunen artsen en tandartsen bij het garanderen van een veilige en zachte behandeling voor hun patiënten. Het uitgangspunt is altijd “mensen hebben voorrang”.

Bedrijfsnaam:
W&H Dentalwerk

Korte beschrijving van het project:
De integratie van sproof sign is van cruciaal belang voor W&H Dentalwerk. De digitale handtekening zorgt voor het hoogste niveau van veiligheid, conformiteit en flexibiliteit met betrekking tot de relevante documenten in de productontwikkeling en het productieproces om te voldoen aan de strenge eisen van de FDA en MDSAP.

Waarom sproof sign:
“In onze zoektocht naar een nieuwe oplossing voor digitale handtekeningen hebben we tijdens een professioneel aanbestedingsproces de grote spelers in de sector vergeleken en zijn we uiteindelijk tot de conclusie gekomen dat sproof absoluut mee kon spelen.”

Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?

Michael Knoblich: “Als bedrijf worden we gedreven door de standaarden waaraan we moeten voldoen, en dat omvat het gebruik van de digitale handtekening in de loop van ons productontwikkelings- en leveringsproces. We hadden ook al een handtekening, maar die moest worden vervangen omdat de ondersteuning afliep.

De industrie voor fabrikanten van medische hulpmiddelen is over het algemeen onderworpen aan zeer strenge en beperkende eisen die worden gesteld door verschillende instituten zoals de FDA en MDSAP. Bij ons moet alles wat te maken heeft met het product en het productieproces – d.w.z. de relevante documenten – worden ondertekend. We moeten zorgen voor een naadloze weergave van het productieproces en via de digitale handtekening duidelijk kunnen controleren wie voor welke aspecten verantwoordelijk is.”

Welke criteria waren voor u doorslaggevend in uw zoektocht naar de juiste leverancier van e-handtekeningen en waarom hebt u voor sproof sign gekozen?

Michael Knoblich: “In onze zoektocht naar een nieuwe oplossing voor digitale handtekeningen vergeleken we de grote spelers in de sector tijdens een professioneel aanbestedingsproces en kwamen we erachter dat sproof sign absoluut op de shortlist moest staan. Er zijn geen functionele beperkingen en omdat W&H zelf zeer sterk verankerd is in de regio en vertrouwt op zowel haar productielocatie in Salzburg als Oostenrijk in het algemeen, was dit belangrijk voor ons.”

Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?

Michael Knoblich: “De meeste van onze ondertekeningsprocessen vinden intern plaats omdat ze relevant zijn voor de interne productontwikkeling. Dit betekent dat alle testprotocollen, plannen en constructies door ons digitaal worden ondertekend. Tegelijkertijd zijn er echter ook projecten die gerelateerd zijn aan productontwikkeling, omdat ze worden opgenomen in het ontwikkelingsproces en dus relevant zijn voor de FDA.

sproof sign zorgt voor deze traceerbaarheid doordat je in de audit trail precies kunt zien wie welk document op welk moment heeft ondertekend. De informatie wordt allemaal opgeslagen in ons besturingssysteem. Dit betekent dat we inbellen in ons systeem, het document daar hebben, het ondertekenen met sproof sign en het dan automatisch weer opslaan in de PML. De audit trail wordt dan zowel bij sproof sign als in ons systeem gevormd en vormt zo het ‘single point of proof’ voor onze productdocumentatie.”

“Ik ben ervan overtuigd dat als sproof op de oude voet doorgaat, dit de beste manier is om te komen waar we verankerd zijn in de tandheelkundige industrie.”

Michael Knoblich
Directeur IT

In de EU maken we onderscheid tussen drie handtekeningstandaarden op basis van de eIDAS-verordening. Welke wordt het meest gebruikt door W&H Group?

Michael Knoblich: “In overeenstemming met de specificaties van de FDA gebruiken we de geavanceerde handtekening. Daarnaast hebben we echter een tweede authenticatiefactor nodig. Het is dus niet voldoende om simpelweg een document te ondertekenen met de normale Windows login. Als we deze tweede factor niet zouden bieden, zou het document onjuist ondertekend zijn en zouden we een discrepantie hebben in het geval van een audit.”

Hoe beïnvloedt een workflow voor digitale handtekeningen het productieproces?

Michael Knoblich: “De digitale handtekening speelt eigenlijk een cruciale rol in het versnellen van het productieproces. Met onze productievolumes zou het gewoonweg niet haalbaar zijn om de testrapporten en testrapporten op de conventionele manier te ondertekenen. Het tijdrovende proces van afdrukken, ondertekenen, opnieuw scannen en archiveren van papieren documenten kan niet werken.

Ons productieconcept is uiterst efficiënt en bijzonder. We houden geen voorraad aan, maar produceren de producten binnen 24 uur na ontvangst van de bestelling. Dit betekent dat de stalen buizen achter in onze productiefaciliteit worden binnengebracht en dat binnen 24 uur het exact bestelde product klaar is voor verzending. In deze zeer dynamische omgeving kunnen we het ons niet veroorloven om de productie te vertragen door handmatige processtappen. De digitale handtekening is daarom een essentieel onderdeel van onze hele productieketen.”

Hoe werd de integratie in onze interface herkend?

Michael Knoblich: “Ik ben overtuigd van de gouden regel: “Succes van het systeem = functionaliteit x acceptatie”. De acceptatie, aangezien we de digitale handtekening al zien als een essentieel onderdeel van onze productieketen, is absoluut gegeven. De functionaliteit van sproof sign was er ook vanaf de eerste minuut.

We ondertekenen met slechts een paar klikken. sproof sign werd geïntegreerd in onze belangrijkste systemen in de loop van een zeer slank en gestructureerd proces. Gebruikers hoefden niets aan hun normale proces te veranderen, maar konden de digitale handtekening heel snel in routineprocessen opnemen. De handtekening blijft op de gebruikelijke plaats in de processtroom.

We hebben nu ook het voordeel dat we een app hebben waarmee we kunnen ondertekenen. Dat was voorheen niet het geval. Dit alles heeft ertoe bijgedragen dat de acceptatie van onze medewerkers snel tot stand kwam.”

Hoe verliep de integratie van de cloud en wat zijn de algemene gedachten erover?

Michael Knoblich: “Onze producten bevinden zich per definitie in een zeer kritieke omgeving. Dat komt omdat onze producten direct op mensen worden gebruikt. Dit betekent ook dat het onderwerp beveiliging, niet alleen voor mensen, maar ook voor gegevensbeveiliging, zeer relevant voor ons is. De apparaten zelf in de tandheelkundige industrie worden ook steeds slimmer, wat betekent dat we apparaten hebben die met de cloud moeten communiceren. Voor ons rijst de vraag of on premise (let op: in tegenstelling tot de cloudoplossing wordt software op on-premise oplossingen op hun eigen servers op locatie gebruikt) of helemaal niet, omdat we toch al met de cloud verbonden zijn. We hebben geen alternatief. Dit betekent dat we niet bang waren voor de cloud vanwege de noodzaak voor technische vooruitgang, zoals we misschien wel waren op andere gebieden. Daardoor was het voor ons geen probleem om een oplossing voor digitale handtekeningen te presenteren via een cloudapplicatie.”

Aan welke normen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?

Michael Knoblich: “Onze producten zijn gebaseerd op vertrouwen. Ze werken en genezen. Net als de beveiliging van onze apparaten is het ook de beveiliging van de klantgegevens die deze apparaten genereren. Er is geen discussie over waar de gegevens worden opgeslagen. Voor ons is alleen een Europese oplossing nu een optie.”

Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?

Michael Knoblich: “Ik ken het sproof team en ook de managing directors persoonlijk van enkele projecten in mijn professionele carrière. Ik ben volledig overtuigd van de competentie in hun domein!”