Energie AG Oberösterreich is een toonaangevend energie- en dienstenconcern dat sinds 1892 een sleutelrol speelt bij het vormgeven van de regionale energievoorziening. Met een breed portfolio van elektriciteit, gas, warmte, water evenals afvalverwerking en ICT-diensten, staat het bedrijf voor kwaliteit en betrouwbaarheid voor klanten, leveranciers, medewerkers en het publiek. Via een uitgebreid netwerk en eigen energiecentrales zorgt Energie AG voor een duurzame en betrouwbare stroomvoorziening voor meer dan 450.000 klanten. Als partner van meer dan 1.000 gemeenten is het ook actief op het gebied van water. Dit alles altijd onder de hoogste ecologische normen.

Bedrijfsnaam: Energie AG Oberösterreich

Korte beschrijving van het project:
Implementeer een oplossing voor digitale handtekeningen om efficiënte, flexibele bedrijfsprocessen te ondersteunen en te voldoen aan de vereisten voor gegevensbescherming.

Waarom sproof sign:
“We hebben al verschillende oplossingen in huis, waardoor we hebben geleerd welke functies voor ons het belangrijkst zijn en welke ons niet de flexibiliteit kunnen bieden die we nodig hebben. Bij het evalueren van potentiële leveranciers hebben we daarom specifieke eisen gedefinieerd (…) sproof sign was in staat om ons hierin te voorzien.”

Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?

Burger: “We besloten een oplossing voor digitale handtekeningen te implementeren om twee belangrijke uitdagingen aan te pakken. Ten eerste merkten we dat we in onze processen met eindklanten vaak tegen een mediabreuk aanliepen. Veel informatie werd op papier aangeleverd, wat leidde tot tijdrovende handmatige processen van vastleggen, archiveren en verdere verwerking. Deze mediaonderbreking vertraagde onze processen aanzienlijk. Door deze processen te digitaliseren en de digitale handtekening te introduceren, konden we dit knelpunt elimineren en de efficiëntie verhogen.

Daarnaast dwong de COVID-19 pandemie ons om onze interne processen aan te passen. De traditionele methode van het fysiek ondertekenen van documenten was niet langer praktisch vanwege reisbeperkingen en thuiswerkafspraken. De noodzaak om een digitale oplossing te implementeren werd duidelijk om de bedrijfsvoering in stand te houden. In deze context waren we op zoek naar een oplossing die ons de nodige flexibiliteit kon bieden.”

Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?

Burger: “We gebruiken de digitale handtekening voor verschillende toepassingen. Enerzijds gebruiken we het in klantcontact, bijvoorbeeld wanneer een klant een contract wil afsluiten of een geleverde dienst wil bevestigen. Een andere toepassing is intern gebruik, vooral in situaties zoals de snelle implementatie van nieuwe regelgeving, zoals de thuiswerkregeling. In zo’n geval moesten we snel documenten verwerken voor 1500 werknemers, wat niet mogelijk zou zijn geweest met traditionele papieren processen. Om dit proces af te handelen, gebruikten we interne oplossingen die geïntegreerd zijn via een speciaal ontwikkelde app. Er werd een vrijgaveproces geïmplementeerd waarbij de documenten eerst werden goedgekeurd door de direct leidinggevenden voordat ze naar de medewerkers werden gestuurd met de vooraf gedefinieerde plaatshouders voor handtekeningen.”

Waarom hebben jullie gekozen voor een Europese handtekeningoplossing en welke rol speelt de GDPR?

Burger: “We werken als energieleverancier met kritieke infrastructuur in een sterk gereguleerd gebied. Privacy is voor ons van het grootste belang, omdat we voortdurend met persoonlijke gegevens werken. Daarom was het cruciaal om een provider in de directe omgeving te vinden, bij voorkeur in Oostenrijk of in ieder geval in Europa. Een Amerikaanse provider zou te veel onzekerheden en uitdagingen met zich meebrengen, omdat we geen enkel risico kunnen nemen. Ons beleid legt daarom een duidelijke focus op Europese providers om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de vereisten van de GDPR en de risico’s op het gebied van gegevensbescherming minimaliseren.”

Aan welke normen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?

Burger: “Naast de GDPR zijn ook andere standaarden voor ons van groot belang, zoals ISO 271001. Dit is vooral belangrijk voor ons omdat we zelf gecertificeerd zijn en verwachten dat onze leveranciers aan dezelfde veiligheidsstandaard kunnen voldoen als wij. We voeren ook regelmatig veiligheidscontroles uit om ervoor te zorgen dat onze infrastructuur altijd beschermd is. Deze controles worden jaarlijks uitgevoerd om potentiële kwetsbaarheden tijdig te identificeren en te verhelpen voordat er beveiligingsincidenten optreden, die veel geld kunnen kosten.”

“Veel informatie werd op papier aangeleverd, wat resulteerde in tijdrovende handmatige processen […] Led. Deze verstoring van de media vertraagde onze processen aanzienlijk. Door deze processen te digitaliseren en de digitale handtekening te introduceren, konden we dit knelpunt wegnemen en de efficiëntie verhogen.”

Dr. Franz Burger
Consultant Inhoudsbeheer en samenwerking

Hoe ziet het evaluatieproces voor oplossingen voor digitale handtekeningen eruit in een bedrijf van uw omvang?

Burger: “We hebben al verschillende oplossingen in huis, wat ons heeft geleerd welke functies voor ons het belangrijkst zijn en welke ons niet de flexibiliteit kunnen geven die we nodig hebben. Bij het evalueren van potentiële leveranciers hebben we daarom specifieke eisen gedefinieerd, waaronder de mogelijkheid om de plaatshouder van de handtekening naar wens te verplaatsen en de schaal aan te passen, evenals de mogelijkheid voor gebruikers om hun handtekeningrol flexibel in te stellen. Dat vonden we niet overal. We hebben ook de nadruk gelegd op de mogelijkheid om te integreren met bestaande processen, vooral via de REST API, om een naadloze integratie in onze workflows te garanderen. “

Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?

Burger: “Na een enquête onder onze belangrijkste gebruikers die het product vaak gebruiken, werd met name het punt van gebruiksvriendelijkheid bijzonder positief benadrukt. De gebruikersinterface is intuïtief ontworpen, wat het ondertekenproces voor gebruikers vereenvoudigt. Het werkt ook probleemloos onderweg, wat zeer gewaardeerd wordt door onze medewerkers. Bovendien hadden ze weinig of geen training nodig om het product te gebruiken. Dit minimaliseerde de trainingsinspanning aanzienlijk en was een groot voordeel voor ons. Een ander positief aspect is de mogelijkheid om handtekeningstempels vrij te configureren. Hierdoor kunnen we aan verschillende eisen voldoen en individuele processen ondersteunen. Andere handtekeningoplossingen konden deze uitdaging eenvoudigweg niet aan.”

Zijn er ideeën voor toekomstige toepassingen van sproof sign?

Burger: “We zitten momenteel in de testfase van een integratie met SAP voor het offerteproces. Hier worden offertes gemaakt, goedgekeurd en ondertekend voordat ze naar de klant worden gestuurd. Deze integratie is al opgezet en zal vanaf de zomer geleidelijk worden uitgerold. Iets wat waarschijnlijk ook potentieel heeft, is onze interne HR-afdeling. We hebben ongeveer 4.500 werknemers die moeten worden opgevolgd. Alles wat digitaal werkt en geen papier meer nodig heeft, is natuurlijk een enorme hefboom.”