De Paracelsus Medical University (PMU), opgericht in 2002 in Salzburg, is een particuliere medische universiteit die een combinatie van de faculteiten geneeskunde, verplegingswetenschappen en farmacie biedt die uniek is in Europa en staat voor sterke onderzoeksprestaties en multiprofessionele opleidingen en trainingen met de hoogste professionele normen. In samenwerking met het ziekenhuis van Neurenberg werd in 2014 een tweede PMU-locatie opgericht in Neurenberg. Het doel van de PMU is het opleiden en bijscholen van uitmuntende artsen, verplegingswetenschappers enapothekers die zich in de praktijk kenmerken door een hoog competentieniveau en sociale verantwoordelijkheid en die in staat zijn om bijzondere prestaties te leveren op het gebied van onderzoek en onderwijs.
Bedrijfsnaam: Paracelsus Medische Privé Universiteit (PMU)
Korte beschrijving van het project:
“PMU koos oorspronkelijk sproof als oplossing voor digitale handtekeningen om haar certificaten fraudebestendig te maken. Tegenwoordig wordt sproof sign dagelijks gebruikt. De beslissing was gebaseerd op het langdurige partnerschap en de betrouwbare service van sproof.”
Waarom sproof sign:
“sproof sign biedt ons de mogelijkheid om een partner aan onze zijde te hebben die tastbaar en aanspreekbaar is. We worden niet alleen gelaten met onze problemen of suggesties, maar krijgen geweldige ondersteuning. Qua functionaliteit zien we de oplossing gelijkwaardig aan andere aanbieders op de markt.”
Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?
Nobis: “PMU is al vanaf het begin klant van sproof sign. Het eerste contact met sproof sign ontstond toen we op zoek waren naar een oplossing om onze certificaten fraudebestendig te maken. Dit was een functie die sproof vanaf het begin aanbood en vervolgens besloten we ook sproof sign te gaan gebruiken. Tegenwoordig gebruiken we het dagelijks en we zijn erg blij met de tool.”
Hoe belangrijk is digitale transformatie voor PMU?
Nobis: “Covid heeft het onderwerp digitalisering op de voorgrond geplaatst. Veel gebieden en processen moesten in zeer korte tijd gedigitaliseerd worden. Op het gebied van onderwijs bijvoorbeeld, moesten we in zeer korte tijd ‘hybriden’ maar ook pure ‘online cursussen’ aanbieden. De Paracelsus Universiteit staat voor geavanceerd, wetenschappelijk onderbouwd onderwijs en onderzoek. Het onderwerp digitalisering hoort daar natuurlijk ook bij. We werken er voortdurend aan om aan deze eis aan onszelf te voldoen.”
Hoe werd het eerder ondertekend?
Nobis: “Dat was heel klassiek, zoals je dat kent van de grote bedrijven. Er was een handtekeningenmap die van de ene persoon naar de andere werd doorgegeven – ongeacht of iemand afwezig was of niet. De periode totdat een document werd ondertekend door een commissie, rectoraat of raad van bestuur was dienovereenkomstig een tijdrovend proces. Met sproof sign konden we dit aanzienlijk verbeteren en efficiënter maken. Maar vooral veiliger!”
Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?
Nobis: “We gebruiken zowel de geavanceerde als de gekwalificeerde handtekening. De geavanceerde gebruiken we intern voor klassieke inkooporders, urenregistraties en kasuitgaven. Dat wil zeggen, interne documenten, vakantieaanvragen en notulen. Zodra de processen echter gericht zijn op autoriteiten, partners en klanten, wordt de
Welke eisen stelt een instelling als PMU aan beveiliging, naleving en gegevensbescherming?
Nobis: “Onze normen zijn hoog, zoals bij alle vergelijkbare instellingen. We vallen onder de eIDAS-verordening en moeten ondertekenen in overeenstemming met de wet. Daarom is het voor ons enorm belangrijk en voordelig dat we de snelheid en de mogelijkheid hebben om dit in een samenhangend proces in kaart te brengen. Daarmee bedoel ik dat we afstappen van het proces van printen, ondertekenen en weer scannen en dit vervangen door een nieuwe proceskwaliteit.”
“Zodra de processen echter gericht zijn op autoriteiten, partners en klanten, wordt de gekwalificeerde handtekening gebruikt. Met de oplossing van sproof sign kunnen we de conventionele processen sneller en veel minder ingewikkeld afhandelen.”
Daniel Nobis
IT-manager
Wat vindt u van de GDPR en onze serverlocatie?
Nobis: “Ook hier zijn beide erg belangrijk voor ons. Een voorwaarde voor het kiezen van een cloudoplossing is duidelijk dat deze GDPR-compliant is en dat alle servers zich dus in Europa bevinden. sproof sign voldoet hier 100% aan en is daarom onze favoriete tool geworden. Het biedt ons niet alleen veiligheid, maar combineert ook perfect voordelen zoals nauwe ondersteuning en snelle implementatie.”
Hoe verliep de integratie van de cloud?
Nobis: “De implementatie in ons systeem was echt eenvoudig. Dit was vooral te danken aan de nauwe samenwerking met sproof sign support en de geprefabriceerde API-interfaces. Daarom hebben we gekozen voor een cloudoplossing. Feedback wordt door sproof sign tijdig en zo goed mogelijk geïmplementeerd in een ongecompliceerd proces door de klantenservice. Voor ons zijn benaderbaarheid en nauwe samenwerking over het algemeen een doorslaggevend criterium bij het kiezen van onze softwareleveranciers.”
Sinds dit jaar beschikt sproof sign over de QES hub. Welke betekenis heeft deze interface voor u?
Nobis: “Toen het onderwerp digitale handtekeningen ter sprake kwam, hadden we aanvankelijk de uitdaging dat onze collega’s een grote verscheidenheid aan aanbieders gebruikten. Zo werd bijvoorbeeld de Bürgercard gebruikt, wat nu ID Austria is. Andere collega’s hadden al identificatie bij andere providers. sproof sign heeft dit uiterst eenvoudig gemaakt met de ‘QES Hub’. Het maakt niet uit wie met welke ID van welke plaats tekent, sproof sign heeft alle voor ons relevante providers in hun software geïntegreerd en samengevat. En last but not least hebben functies zoals de geïntegreerde zoekfunctie voor providers de gebruiksvriendelijkheid voor ons sterk verbeterd dankzij de oplossing van sproof sign.”
Worden er handtekeningworkflows gebruikt voor jouw use case?
Nobis: “In de workflow waren we er stap voor stap getuige van hoe er bij sproof sign voortdurend nieuwe functies en mogelijkheden werden vrijgegeven. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om handtekeningposities vooraf te definiëren, om direct in het document een opmerking achter te laten met de chatfunctie of om een elektronische map aan te maken. Hierdoor kunnen processen worden verkort en vereenvoudigd, wat vooral door onze juridische afdeling goed wordt ontvangen.”
