eMoveUs biedt oplossingen voor elektrische en elektromechanische energieomzettingssystemen in de aandrijflijn op het gebied van elektronische hardware, software, elektromagnetica en mechanica, met als doel efficiënte en duurzame mobiliteit voor iedereen. Met de integratie van sproof sign digitaliseert en versnelt het bedrijf interne contractprocessen.
Bedrijfsnaam:
eMoveUs GmbH
Korte beschrijving van het project:
Digitalisering van contractverwerking en interne contractprocessen om middelen efficiënter te gebruiken en de verwerkingssnelheid te verhogen.
Waarom sproof sign:
“Vooral bij het afhandelen van contracten, leveranciersovereenkomsten, NDA’s en interne goedkeuringen merkten we dat de traditionele papieren route, vooral in tijden van werken op afstand, tijdrovend en foutgevoelig was. Dit leidde tot vertragingen en extra administratieve lasten, daarom wilden we de documentworkflow optimaliseren en de bedrijfsprocessen moderniseren.”
Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?
Als klein, middelgroot startend bedrijf in de auto-industrie stonden we voor de uitdaging om onze interne processen efficiënter te maken en de doorlooptijden te verkorten. Vooral bij het afhandelen van contracten, leveranciersovereenkomsten, NDA’s en interne goedkeuringen merkten we dat de traditionele papieren route tijdrovend en foutgevoelig was, vooral in tijden van werken op afstand. Dit leidde vaak tot vertragingen, extra kosten en meer administratief werk. Daarom wilden we de documentworkflow optimaliseren en de bedrijfsprocessen moderniseren.
Hoe belangrijk is digitale transformatie voor uw bedrijf? Hoe was het vroeger?
Digitale transformatie speelt een centrale rol in ons bedrijf, omdat het ons de mogelijkheid biedt om efficiënter en flexibeler te reageren op de uitdagingen in de auto-industrie. Voor ons als start-up is digitalisering een beslissende hefboom om ons concurrentievermogen veilig te stellen en ons bedrijf toekomstbestendig te maken. Door gebruik te maken van digitale technologieën kunnen we processen optimaliseren, de samenwerking zowel intern als met externe partners verbeteren en tegelijkertijd de kosten verlagen.
Voordat we de digitale handtekening introduceerden, werden alle handtekeningen op de traditionele manier gezet: contracten en belangrijke documenten werden afgedrukt, handmatig ondertekend en vervolgens per post, koerier of e-mail verstuurd om meer handtekeningen te verzamelen. Dit proces was tijdrovend, inefficiënt en gevoelig voor vertragingen, vooral wanneer er meerdere handtekeningen nodig waren of documenten tussen verschillende locaties moesten worden uitgewisseld. Bovendien verhoogde de papieren aanpak het risico op fouten, verlies en onvolledige archieven.
Welke criteria waren voor jou doorslaggevend bij je zoektocht naar de juiste leverancier van e-handtekeningen?
Bij het kiezen van de juiste leverancier van e-handtekeningen waren verschillende criteria doorslaggevend voor ons. In eerste instantie was veiligheid een prioriteit, aangezien de digitale handtekening wordt gebruikt voor belangrijke contracten en documenten die vertrouwelijke informatie bevatten. Een provider met hoge beveiligingsstandaarden, zoals encryptietechnologieën en naleving van de regelgeving voor gegevensbescherming zoals de GDPR, was daarom een must.
Daarnaast was gebruiksgemak van groot belang. De leverancier moest een intuïtief en gebruiksvriendelijk platform bieden, zodat onze medewerkers meteen aan de slag konden zonder veel training. Compatibiliteit met onze bestaande systemen en naadloze integratie in onze workflows was ook een belangrijke factor.
Tot slot speelden ook de prijs en flexibiliteit van het aanbod een rol. We waren bewust op zoek naar een Europese provider die transparante kostenstructuren biedt en schaalbare oplossingen biedt die met ons bedrijf kunnen meegroeien. Support en klantenservice waren ook belangrijke criteria om ervoor te zorgen dat we snel ondersteuning krijgen bij vragen of problemen.
Vooral bij het afhandelen van contracten, leveranciersovereenkomsten, NDA’s en interne goedkeuringen merkten we dat de traditionele papieren route tijdrovend en foutgevoelig was, vooral in tijden van werken op afstand. Dit leidde vaak tot vertragingen, extra kosten en meer administratief werk. Daarom wilden we de documentworkflow optimaliseren en de bedrijfsprocessen moderniseren.
Christopher Pizarro
Bedrijfsontwikkeling en projectbeheer
Voor welke use cases wordt de digitale handtekening gebruikt?
Het belangrijkste toepassingsgebied is contractverwerking, vooral voor leveranciers- en servicecontracten, verkoopcontracten, NDA’s en raamovereenkomsten, waarvoor vaak meerdere handtekeningen nodig zijn.
Aan welke normen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?
In ons bedrijf moet een softwareoplossing voldoen aan strenge normen op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance om de bescherming van gevoelige informatie te waarborgen. Dit betekent in de eerste plaats dat we moeten voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR) om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens veilig en verantwoord worden verwerkt. Encryptietechnologieën, zowel voor de overdracht als voor de opslag van gegevens, zijn essentieel om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. We geven ook prioriteit aan multi-factor authenticatie (MFA) en toegangsbeheer om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot onze systemen en gegevens.
Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?
Wat ons vooral bevalt aan sproof sign is de combinatie van hoge beveiliging en gebruiksgemak, evenals de intuïtieve gebruikersinterface, waardoor onze medewerkers het platform snel en zonder veel training kunnen gebruiken. De integratie met onze bestaande systemen verliep soepel en de flexibele aanpassingsopties van sproof sign passen perfect bij onze specifieke vereisten en workflows.
